Macht man sich im Bereich Weiterbildung – im Coaching, der Beratung oder dem Training – selbstständig, gibt es einiges zu beachten. Welche Rechtsform ist die richtige für die eigene Geschäftsidee, wo muss das Unternehmen angemeldet werden, welche Steuern fallen an, welche persönlichen und betrieblichen Versicherungen sind wichtig, welche Rechte und Vertragsarten sind für Weiterbildner relevant, worauf muss ich bei der Buchhaltung und dem Rechnungswesen achten und wie geht man am besten bezüglich der Kontoführung vor? Wenn Sie sich eine oder mehrere dieser Fragen stellen, finden Sie hier die wichtigsten Informationen sowie nützliche Links und Ressourcen darüber, was bei einer Existenzgründung als Weiterbildner zu beachten ist.
Welche Rechtsform als Coach, Trainerin oder Berater?
Bei welchen Stellen muss ich meine Gründung anmelden?
Welche Versicherungen brauche ich als Weiterbildner?
Welche Rechte und Verträge sind für mich relevant?
Worauf muss ich bei der Buchhaltung, dem Rechnungswesen und der Eröffnung eines Geschäftskontos achten?
GbR, Einzelunternehmen, GmbH, PartG, UG – die Liste der Rechtsformen in Deutschland ist lang, und besonders für Laien ist es oft schwierig, die Unterschiede und Voraussetzungen zu durchblicken, um entscheiden zu können, welche Rechtsform die richtige für die eigene Gründung im Weiterbildungsbereich ist. Welche Rechtsformen kommen für Trainerinnen, Berater oder Coachs infrage, wer hat bei welcher Form die Kontrolle über das Unternehmen, und wer haftet bei Schulden? Vor der Existenzgründung sollte man als zukünftiger Weiterbildner deshalb herausfinden, welche Rechtsform für die eigene Selbstständigkeit möglich ist und überlegen, welche man bevorzugt, sollten mehrere infrage kommen.
Da die Tätigkeiten im Bereich des Coaching, der Beratung und des Trainings sehr vielseitig sein können, stellt sich aber zunächst einmal die Frage, ob man freiberuflich oder gewerblich tätig sein wird. Diesbezüglich gibt es nämlich Unterschiede, was die Wahl der Rechtsform und daraus resultierend dann auch anfallende Steuern oder auch die Buchführung angeht. Die Einstufung als Freiberufler nimmt zwar das Finanzamt und nicht man selbst vor, sie richtet sich aber nach den angebotenen Leistungen, den gegebenenfalls benötigten Qualifizierungen und danach, ob die zukünftige Tätigkeit einem Katalogberuf (diese sind im Einkommensteuergesetz aufgezählt und werden von den vier selbstständig ausgeübten Berufsbildern aus dem Partnerschaftsgesellschaftsgesetz ergänzt), einem ähnlichen Beruf, oder einem Tätigkeitsberuf (siehe hierzu die Liste der ähnlichen Berufe und Tätigkeitsberufe des BMWi) entspricht. Ein klar definierter, im Einkommensteuergesetz genannter freier Beruf ist beispielsweise der „Beratende Betriebswirt”. Erfüllt man bestimmte Voraussetzungen, darf man als solcher tätig sein und ist dadurch Freiberufler.
Doch nicht bei allen Berufsfeldern im Bereich Beratung und Training ist eine Einschätzung so einfach. Laut Gesetz kann eine Freiberuflichkeit zum Beispiel auch dann vorliegen, wenn man unterrichtend oder wissenschaftlich tätig ist. Allerdings muss das angebotene Training oder die Beratung eine wissenschaftliche Ausbildung voraussetzen, sodass eine „Dienstleistung höherer Art” erbracht wird. Auch wenn ein Trainer psychologisch oder pädagogisch ausgebildet sein muss, um beispielsweise in einem Unternehmen ein Seminar zu einem anspruchsvollen Thema halten zu können, liegt meist eine Freiberuflichkeit vor. Zielt eine Beratung allerdings nur auf die Effizienzsteigerung eines Unternehmens ab, oder verwendet eine Trainerin lediglich ihre praktischen Erfahrungen zu einem simplen Thema, um den Teilnehmenden bestimmte Arbeitsweisen nahezubringen, ist von der Ausübung eines Gewerbes auszugehen.
Generell gilt: Wenn das Angebot eines Trainers oder einer Beraterin breit gefächert ist und seine oder ihre Kenntnisse wissenschaftlich fundiert sind, liegt in den meisten Fällen eine Freiberuflichkeit vor. Wenn sich das Angebot aber auf ein kleines Teilgebiet beschränkt oder keiner besonderen Vorkenntnisse bedarf, ist der Weiterbildner wahrscheinlich gewerblich tätig. Da beim Coaching die psychologische und individuelle Betreuung eines Klienten ohne wissenschaftliche Vorbildung nicht möglich wäre, ist Coaching in einem Großteil der Fälle als freier Beruf anzusehen. Was Training, Beratung und Coaching aber genau beinhalten, ist oft nicht jedem klar, und die Begriffe werden im allgemeinen Sprachgebrauch teilweise synonym verwendet. Deswegen sollte man sich genau über sein Angebot bewusst sein und es den verschiedenen Formen von Weiterbildung zuordnen können.
Es kann auch vorkommen, dass eine Weiterbildnerin verschiedene Dienstleistungen anbietet, die voneinander unabhängig sind oder sie sich „Trainerin, Beraterin und Coach” nennt, ohne genau abzugrenzen, welche Tätigkeiten in welchen Teilbereich fallen. Wenn dem so ist, müssen alle Tätigkeiten getrennt betrachtet werden, sodass es passieren kann, dass man gleichzeitig freiberuflich und gewerblich tätig ist. Hängen die gewerblichen und die freiberuflichen Einzeltätigkeiten jedoch eng zusammen, muss geprüft werden, welche im Vordergrund steht, um festlegen zu können, ob in der Summe ein Gewerbe oder ein freier Beruf zustande kommt.
Eine Hilfe bei der Einschätzung ob eine selbstständige Freiberuflichkeit vorliegt, kann die Checkliste sowie die Praxishilfe zur freiberuflichen oder gewerblichen Tätigkeit vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) geben. Aber: Nur weil man selbst seine Dienstleistung als freiberuflich einschätzt und das Finanzamt sie als solche akzeptiert, ist die Freiberuflichkeit nicht offiziell anerkannt. Jeder Fall wird beim zuständigen Finanzamt individuell entschieden, und es kann bei späteren Betriebsprüfungen durchaus zu Diskrepanzen kommen. Endgültig als Freiberufler eingestuft zu werden, ist nur durch eine verbindliche Auskunft des Finanzamts möglich, die allerdings mit hohen Anforderungen und mit Kosten verbunden ist. Eine genaue Prüfung des angedachten Leistungsspektrums und eine Beratung sind deshalb unbedingt zu empfehlen.
Hat man festgestellt, ob man freiberuflich oder gewerblich tätig sein wird, lassen sich auch die möglichen Rechtsformen für das eigene Weiterbildungsunternehmen eingrenzen. Auch ob man sich alleine, mit einem Partner oder im Team selbstständig macht, hat Auswirkungen auf die Gründungsformalitäten.
Gründet man alleine und wählt keine andere Rechtsform, entsteht nach Anmeldung bei den zuständigen Stellen automatisch ein Einzelunternehmen, über das man als Trainer, Beraterin oder Coach die volle Kontrolle hat, für das man aber auch mit dem privaten Vermögen voll haften muss. Es gibt für diese Gründungsart kein Mindestkapital, und sie ist vor allem für den Einstieg in die Selbstständigkeit geeignet.
Eine weitere Rechtsform, die für einzelne Gründer infrage kommen kann, ist die Ein-Personen-GmbH, eine Kapitalgesellschaft, bei der man sozusagen sein eigener Angestellter ist. Dadurch ändern sich die Regelungen zur Haftung, denn die Gesellschaft haftet mit dem gesamten Vermögen, und die Haftung des Gesellschafters beschränkt sich auf seine Kapitaleinlage. Meist haftet der Gesellschafter aber bei Krediten zusätzlich mit dem Privatvermögen. Im Vergleich zum Einzelunternehmen sind bei der Ein-Personen-GmbH die Gründungsformalitäten und die Buchführung etwas aufwendiger. Außerdem muss ein Startkapital von mindestens 25.000 Euro eingezahlt werden oder zumindest ein Viertel davon (aber mindestens 12.500 Euro). Zahlt man nicht direkt vollständig, muss der Rest beispielsweise durch eine Bürgschaft abgedeckt werden.
Wenn man einzeln tätig sein will, aber mit anderen Trainerinnen, Beratern oder Coachs zusammenarbeiten möchte, kann man eine Kooperation eingehen. Diese kann sich auf puren Wissensaustausch beschränken, aber auch die Weitergabe, den Austausch, die Erteilung oder die Vermittlung von Aufträgen oder Teilaufträgen beinhalten sowie Franchise oder die Vergabe von Lizenzen. Geht die Kooperation über reinen Wissensaustausch hinaus, müssen die Bedingungen vertraglich festgehalten (mehr dazu im Abschnitt Recht und Verträge) werden, damit das Ausmaß, die Dauer, gegenseitige Verpflichtungen und finanzielle Aspekte geregelt sind.
Soll ein Zusammenschluss mit anderen Weiterbildnern diese oben genannten Arten von Kooperation übersteigen, zum Beispiel bei der Gründung eines Weiterbildungsinstituts, kann man sich zu einer Gesellschaft zusammenschließen. Geläufig sind dafür im Beratungs- und Coaching-Bereich fünf Rechtsformen: die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR), die Partnerschaftsgesellschaft (PartG), die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), die haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) und der eingetragene Verein (e.V.). Keine nennenswerte Rolle im Weiterbildungsbereich spielen hingegen Gründungen als Kommanditgesellschaft (KG), Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV), offene Handelsgesellschaft (oHG) oder als Stiftung.
Bei der Entscheidung für eine der Rechtsformen kann es helfen, sich folgende Fragen zu stellen:
Jede Rechtsform bringt verschiedene Voraussetzungen und Regeln mit sich. Eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) können beispielsweise nur Personen gründen, die gemeinsam ein nicht gewerbliches Ziel verfolgen. Für die Gründung und Auflösung gibt es keinerlei Formalitäten, was beide Vorgänge einfach und schnell macht. Folglich kann der Vertrag über die Gründung stillschweigend, mündlich oder schriftlich geschlossen werden, letzteres ist jedoch zu empfehlen, damit keine Zweifel über Rechte und Pflichten der Beteiligten entstehen. Grundsätzlich sind alle Gesellschafter einer GbR gleichberechtigt und im gleichen Umfang an Verlusten und Gewinnen beteiligt, genaueres kann aber vertraglich festgelegt werden.
Eine Partnerschaftsgesellschaft, PartG oder einfach Partnerschaft, kann nur von Freiberuflern gegründet werden. Dabei ist man gemeinsam, aber eigenverantwortlich berufstätig, und die Gründung muss durch einen schriftlichen Vertrag festgehalten werden. Eine Partnerschaft muss außerdem in das Partnerschaftsregister eingetragen werden. Wie bei der GbR sind die Partner gleichberechtigt, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wird.
Eine Gründung als Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) geschieht meist zu gewerblichen Zwecken, aber auch ideelle oder gemeinnützige Zwecke können damit verfolgt sowie eine freiberufliche Tätigkeit ausgeübt werden. Da es sich bei einer GmbH um eine Kapitalgesellschaft handelt, muss zur Gründung – anders als bei der GbR oder PartG – ein Gesellschaftskapital festgelegt werden, das mindestens 25.000 Euro betragen muss; zu Beginn kann auch nur ein Viertel (aber mindestens 12.500 Euro) eingezahlt werden. Der Rest bleibt als Forderung der GmbH an die Gesellschafter stehen. Die Gründung einer GmbH ist außerdem mit mehr Formalitäten verbunden als andere Rechtsformen. Zum einen muss ein notarieller Gesellschaftsvertrag vorliegen, es müssen ein oder mehrere Geschäftsführer bestellt und das eben erwähnte Stammkapital muss nachgewiesen werden. Wenn all das erledigt ist, muss die Gesellschaft noch in das Handelsregister eingetragen werden. In diesem Punkt ist Vorsicht geboten: Trägt sich ein Unternehmen ins Handelsregister ein, macht es damit die Gründung öffentlich. Oft nutzen Betrüger diese Gelegenheit, um Neu-Unternehmer mit falschen Rechnungen um mehrere Hundert Euro zu bringen. Der Bundesanzeiger hat deshalb nun eine Liste mit unlauteren Anbietern veröffentlicht, die Gründer konsultieren sollten, bevor sie auf Schreiben mit Zahlungsaufforderungen reagieren, die sich auf den Eintrag im Handelsregister beziehen. Während der Aufwand für die Gründung und die Führung der GmbH vergleichsweise hoch ist, bietet diese Rechtsform den Vorteil, dass die Gesellschafter nicht mit ihrem Privatvermögen haften müssen, da die GmbH eine Rechtsperson ist, die voll mit ihrem eigenen Vermögen haftet.
Kann man das bei einer GmbH-Gründung notwendige Startkapital nicht aufbringen, gibt es die Möglichkeit, stattdessen eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG) zu gründen, bei der das Mindestkapital unterschritten werden darf und somit schon mit nur einem Euro gegründet werden kann. Die UG ist eine besondere Form der GmbH, weswegen bezüglich Gründung und Betrieb das gleiche zu beachten ist. Allerdings muss eine UG – um öffentlich zu machen, dass sie wenig Kapital hat – als UG (haftungsbeschränkt) betitelt sein. Sie ist außerdem verpflichtet, Rücklagen zu bilden, um Stammkapital aufzubauen. Wird das gesetzliche Mindestkapital für eine GmbH erreicht, kann die UG sich umbenennen, sie ist aber nicht dazu verpflichtet.
Wie die GbR ist der eingetragene Verein (e.V.) ein Zusammenschluss zur Erreichung eines gemeinsamen Zwecks, der bei dieser Rechtsform allerdings ideeller Natur sein muss, was vom wirtschaftlichen Zweck oft schwierig abzugrenzen ist und deshalb genau geprüft werden sollte. Zu den Gründungsformalitäten gehören unter anderem mindestens sieben Gründungsmitglieder, eine Vereinssatzung, eine notariell beglaubigte Erklärung zur Anmeldung des Vereins sowie ein Dokument über die Bestellung des Vorstands. Wird der Verein dann in das Vereinsregister eingetragen, wird er zur juristischen Person mit allen zugehörigen Rechten und Pflichten.
Welche Rechtsform für die eigene Gründung infrage kommt, sollte mit allen Gründungsmitgliedern besprochen und alle Vor- und Nachteile der verschiedenen Formen abgewägt werden. Eine detaillierte Übersicht der Rechtsformen mit wichtigen Auswahlkriterien und weiteren Informationen stellt das BMWi zum Download zur Verfügung. Auf Weiterbildner zugeschnitten liefert das im Verlag managerSeminare erschienene „Rechtshandbuch für Training, Beratung und Coaching” (€) von Hans Olbert detaillierte Informationen über Voraussetzungen und Eigenschaften der verschiedenen Gründungsformen. Zusätzlich sollten Sie sich vom Finanzamt, einem Steuerberater oder Rechtsanwalt beraten lassen (Eine Übersicht der möglichen Beratungsstellen finden Sie hier).
Hat man als Berater, Trainerin oder Coach die Vor- und Nachteile der zahlreichen Rechtsformen bedacht und sich entschieden, wie man gründen möchte, sind verschiedene Ämter und Behörden zu informieren, damit die Gründungsidee Wirklichkeit werden kann. Einige der Stellen, bei denen sich Gründer im Weiterbildungsbereich gegebenenfalls melden müssen, sind beispielsweise das Gewerbeamt, das Finanzamt, die Berufsgenossenschaft, verschiedene Register und Kammern oder die Arbeitsagentur. Nach der Anmeldung bestehen dann je nach Gründungsform verschiedene Steuerpflichten.
Grundsätzlich gilt: Wird man im Training oder der Beratung gewerblich tätig sein, ob als Einzelunternehmen oder Gesellschaft, muss man sein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt (Gemeindeamt, Bürgermeisteramt) anmelden. Obwohl im Regelfall das Gewerbeamt im Anschluss alle weiteren nötigen Stellen (Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Industrie- und Handelskammer, Handelsregister) informiert, ist es empfehlenswert, sich auch aus eigenem Antrieb dort zu melden, um die Prozesse beschleunigen und eventuelle Fragen schon vorab klären zu können.
So sollte man sich beispielsweise innerhalb einer Woche nach der Gewerbeanmeldung bei der Berufsgenossenschaft melden und klären, ob eine Versicherungspflicht besteht, was bei den meisten Gründern der Fall ist. Außerdem muss der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausgefüllt werden, den Gründer vom Finanzamt bekommen – damit wird unter anderem die Steuernummer beantragt. Kaufleute, GmbH und UG müssen sich dann noch beim zuständigen Amtsgericht ins Handelsregister eintragen lassen; Einzelunternehmen und GbR, deren Umsatz und Vermögen vergleichsweise gering sind, müssen das nicht. Bei der Anmeldung eines Gewerbes ist zudem die Mitgliedschaft in der zuständigen Industrie- und Handelskammer Pflicht.
Für freiberufliche Trainer, Beraterinnen oder Coachs ist der erste Anlaufpunkt das Finanzamt, wo sie sich innerhalb der ersten vier Wochen nach Aufnahme ihrer Tätigkeit melden müssen. Das geschieht über eine formlose Anmeldung – im Anschluss erhalten auch freiberuflich Tätige den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und können so ihre Steuernummer beantragen. Für Freiberufler ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft zuständig, bei der man sich melden sollte, wenn man sich freiwillig über sie versichern möchte. Hat man als PartG gegründet, muss diese außerdem beim Partnerschaftsregister angemeldet werden.
Wer plant, Mitarbeiter zu beschäftigen, muss weitere Punkte bedenken. Einerseits braucht man eine Betriebsnummer, die beim Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit telefonisch, schriftlich, per Fax oder E-Mail beantragt werden kann. Außerdem ist dann automatisch eine Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft Pflicht. Zusätzliche Steuerpflichten entstehen durch die Beschäftigung von Mitarbeitenden nicht; es muss lediglich bedacht werden, dass Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls die Kirchensteuer bei der Lohnzahlung einzubehalten sind und bis zum 10. jeden Monats an das Finanzamt gezahlt werden müssen.
Abgesehen von Ämtern und Behörden sind auch Berufsverbände eine sinnvolle Anlaufstelle. Die Mitgliedschaft in einem Verband für Training, Beratung oder Coaching bescheinigt Weiterbildnern Qualität und Seriosität, was für viele potenzielle Kunden wichtige Entscheidungsfaktoren sind. Einige Verbände bieten ihren Mitgliedern in Regional- oder Fachgruppen die Möglichkeit zum Austausch und veranstalten Kongresse oder Fachtage. Zudem kann ein Verband dabei helfen, häufige Fragen zu klären, die sich bezüglich der Gründung oder später wegen der persönlichen Weiterbildung stellen. Zu den zahlreichen Verbänden in Deutschland und Europa gehören zum Beispiel:
Bezüglich des Steuerrechts gibt es verschiedene Regelungen, je nachdem welche Rechtsform man als Trainerin, Berater oder Coach gewählt hat. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften wie der GbR müssen die Unternehmer den ihnen zustehenden Gewinn im Rahmen der Einkommensteuererklärung versteuern und den Solidaritätszuschlag von 5,5 Prozent der Einkommensteuer zahlen. Das gleiche gilt für Freiberufler. Ist man gewerblich tätig, wird außerdem die Gewerbesteuer fällig, bei deren Berechnung es einen Freibetrag von 24.500 Euro gibt. Die Gewerbesteuer ist abhängig vom Ertrag des Unternehmens und der Gemeinde, in der das Gewerbe gemeldet ist. Außerdem ist sie auf die Einkommensteuer anrechenbar.
Für Kapitalgesellschaften wie UG oder GmbH fällt die Körperschaftsteuer an. Sie beträgt seit der Unternehmensteuerreform 2008 15 Prozent des Gewinns; zusätzlich muss der Solidaritätszuschlag abgeführt werden. Werden Gewinne an die Gesellschafter ausgeschüttet, ist jenseits des Sparer-Pauschbetrags die Abgeltungssteuer in Höhe von 25 Prozent fällig, auch hier wieder plus 5,5 Prozent Solidaritätszuschlag.
Unabhängig von Rechtsform, gewerblicher oder freiberuflicher Tätigkeit muss auf erzielte Umsätze 19 Prozent (teilweise auch nur 7 Prozent) Umsatzsteuer gezahlt werden. Darauf anrechenbar ist die Vorsteuer, also die Umsatzsteuer (oft auch Mehrwertsteuer genannt), die auf eingekaufte Waren oder Dienstleistungen gezahlt wurde. Betriebsausgaben wie ein Firmenwagen, Werbekosten oder ein Arbeitszimmer können Trainer, Beraterinnen und Coachs wie andere Selbstständige von der Steuer absetzen.
Obwohl es hilfreich ist, einen Überblick über anfallende Steuern zu haben und sich zu informieren, sollten Sie immer einen Steuerberater zu Rate ziehen, da diese als Fachleute ein fundiertes Wissen über Regeln, Pflichten und Gesetze bezüglich der Versteuerung haben.
Zu einer Unternehmensgründung gehört auch immer die Absicherung des Geschäfts und der eigenen Person. Wie andere Selbstständige sind Trainerinnen, Berater und Coachs zu manchen Versicherungen verpflichtet, aber je nach Unternehmensart und den damit einhergehenden eventuellen Risiken gibt es weitere sinnvolle Versicherungen, über die man sich informieren und beraten lassen sollte.
Rentenversicherung
Um herauszufinden, ob eine Rentenversicherungspflicht besteht, muss eingeschätzt werden, ob man unterrichtend oder beratend tätig ist, da unterrichtende Weiterbildner rentenversicherungspflichtig sind. Grob kann zwischen den beiden unterschieden werden, wenn man Unterrichten als Vermittlung von Wissen ansieht, das für die Zukunft wichtig ist, während Beratung auf das Lösen von akut auftretenden Problemen abzielt. Über die oft schwierigen Abgrenzungen dieser beiden Tätigkeiten gibt es bereits einige Urteile der Sozialgerichte.
Selbstständige im Weiterbildungsbereich sind außerdem üblicherweise dann rentenversicherungspflichtig, wenn sie wirtschaftlich zu mindestens 80 Prozent von einem Auftraggeber abhängig sind, egal ob sie als Coach, Trainer, Beraterin, freiberuflich oder gewerblich arbeiten. Außerdem dann, wenn sie – von einem Auftraggeber abhängig oder nicht – als freiberufliche Lehrer und Erzieher (also als unterrichtend, nicht beratend) eingestuft werden. Ausnahmen können bestehen, wenn sie geringfügig beschäftigt sind (also weniger als 450 Euro Gewinn erzielen oder weniger als 50 Tage im Kalenderjahr arbeiten) oder sozialversicherungspflichtige Arbeitnehmer beschäftigen. Wer künstlerisch oder publizistisch tätig ist, zum Beispiel als Vortragsredner, kann sich über die Künstlersozialkasse bei Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung pflichtversichern.
Unabhängig davon, ob eine Rentenversicherungspflicht besteht oder nicht, ist eine Absicherung für das Alter in jedem Fall empfehlenswert und sollte ernst genommen werden.
Kranken- und Pflegeversicherung
In Deutschland herrscht generell die Pflicht, sich bei einer gesetzlichen oder einer privaten Krankenversicherung abzusichern. War man vor der Selbstständigkeit sozialversicherungspflichtig beschäftigt oder beitragsfreies Mitglied in der Familienversicherung, kann man wählen, ob man privat oder freiwillig gesetzlich krankenversichert sein möchte. Trainerinnen, Berater oder Coachs, die nur in Teilzeit selbstständig sind und deren Einkommen einen bestimmten Betrag nicht übersteigt, dürfen beitragsfrei in der Familienversicherung bleiben. Ist man hauptberuflich selbstständig und bezieht den Gründungszuschuss, ist gegebenenfalls ein Antrag auf Zahlung des Mindestbeitrages möglich. Entscheidet man sich für die private Krankenversicherung, sollte man bedenken, dass man, solange die Selbstständigkeit andauert, nicht mehr wechseln kann. Die gesetzliche Pflegeversicherung ist bei der gesetzlichen Krankenversicherung grundsätzlich mit inbegriffen, man kann sich aber auch privat absichern. Bei Unsicherheiten oder Fragen sollte man sich von der Krankenkasse beraten lassen.
Absicherung ist ein wichtiger Bestandteil einer jeden privaten und beruflichen Existenz – das lässt sich schon an den Versicherungen erkennen, die verpflichtend sind. Allerdings können auch über die Pflichtversicherungen hinaus weitere Absicherungen für Trainer, Beraterinnen und Coachs sinnvoll sein; betriebliche, wie auch persönliche, da man für eine erfolgreiche Unternehmensführung auch gegen etwaige Risiken und Zukunftsszenarien gewappnet sein muss.
Haftpflicht
In diesem Bereich gibt es die allgemeine, die Berufs- und die Betriebshaftpflichtversicherung. Besonders die ersten zwei sind für Trainerinnen, Berater oder Coachs unbedingt empfehlenswert, denn damit werden je nach Leistungsspektrum Sach- oder Personenschäden bei Kunden abgedeckt, die Verletzung der Verkehrssicherungspflicht (wenn zum Beispiel ein Klient über ein lose liegendes Kabel stürzt und sich verletzt) sowie falsche Beratung. Schadenersatzansprüche können schnell Größenordnungen annehmen, die der Liquidität eines Unternehmens gefährlich werden können.
Betriebsunterbrechungs- (für Gewerbe) oder
Praxisausfallversicherung (für Freiberufler)
Diese Versicherungen übernehmen bei Schäden, die zum Stillstand des Weiterbildungsbetriebs führen, die laufenden Kosten wie Löhne, Gehälter, Miete, Pacht oder Betriebskosten.
Sach-, Elektronik- und Feuerversicherung
Je nach Größe, Form und Ausstattung des Betriebs können diese Versicherungen sinnvoll sein.
Kranken(tage)geld
Im Krankheitsfall lassen sich mit dieser Versicherung Einkommenseinbußungen ausgleichen.
Unfallversicherung
Eine empfehlenswerte Versicherung, wenn man nicht ohnehin schon über die Berufsgenossenschaft pflicht- oder freiwillig versichert ist.
Altersvorsorge
Neben der staatlichen Absicherung sollte man zusätzlich für das Alter vorsorgen. Für Selbstständige gibt es zum einen die steuerlich geförderte Rürup-Rente, zum anderen kann man sich durch Kapitalanlagen absichern.
Erwerbsminderungs- oder Berufsunfähigkeitsversicherung
Unter bestimmten Voraussetzungen erhält man eine gesetzliche Erwerbsminderungsrente, wenn man aus gesundheitlichen Gründen eingeschränkt oder gar nicht mehr arbeiten kann. Ergänzend dazu sollte geprüft werden, ob eine privat abgeschlossene Berufsunfähigkeitsversicherung sinnvoll ist.
Arbeitslosenversicherung
Man kann sich als Selbstständiger freiwillig in der Arbeitslosenversicherung weiterversichern lassen, wenn man bestimmte Voraussetzungen erfüllt. Der Antrag muss innerhalb von drei Monaten nach Beginn der Selbstständigkeit bei der zuständigen Arbeitsagentur gestellt werden.
Beim Thema Versicherungen ist der Existenzgründer insoweit auf sich gestellt, als er die Angebote auf dem Markt selber prüfen und vergleichen muss. Das gilt besonders für sogenannte Paket-Versicherungen für Selbstständige. Anhaltspunkte liefern im Einzelfall Testergebnisse aus dem Verbraucherschutz oder alternativ der Versicherungsvertreter bzw. -Makler Ihres Vertrauens.
Als Weiterbildungsanbieter treten Trainerinnen, Berater und Coachs regelmäßig in rechtliche Beziehungen mit Kunden, Mitgesellschaftern und anderen Personengruppen, die durch Verträge näher beschrieben werden. Dadurch wird festgehalten, welche Rechte und Pflichten die Vertragspartner haben, was beiden Parteien Sicherheit gibt. Während Verträge und damit einhergehend die allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie Haftung bei Nichterfüllen ein wichtiger Bestandteil der Arbeit eines Weiterbildungsexperten darstellen, ist es auch wichtig, über die sogenannten Schutzrechte informiert zu sein.
Als Trainer, Beraterin oder Coach schließt man ständig Verträge mit verschiedenen Personen, um beidseitige Verpflichtungen wie den Umfang einer Dienstleistung oder die Höhe einer Honorarzahlung festzulegen. Bei Verträgen unterscheidet man aufgrund der vielseitigen rechtlichen Beziehungen, die ein Weiterbildner im Zuge seiner Tätigkeit eingehen kann, zwischen verschiedenen Arten.
Verträge zwischen Anbieter und Kunde
Bei dieser Vertragsbeziehung unterscheidet man grundsätzlich zwei Arten von Verträgen. Wie der Name schon sagt, verpflichtet sich der Dienstleister beim Dienstvertrag bestimmte Dienste für den Vertragspartner zu verrichten. Das kann eine Beratung sein, ein Seminar zur Wissensvermittlung oder andere Angebote aus dem Weiterbildungsbereich. Allerdings verspricht der Dienstvertrag keinen Erfolg, sondern nur die Durchführung der vereinbarten Dienstleistung.
Beim Werkvertrag ist das anders. Hier verpflichtet man sich, einen Erfolg herbeizuführen oder etwas herzustellen, zum Beispiel ein Gutachten, sodass der Vertrag wirklich erst dann erfüllt ist, wenn der vereinbarte Erfolg, das Ziel, erreicht wurde. Im Training und Coaching ist der Dienstvertrag geläufiger, da die meisten Weiterbildner zwar ein Bildungsangebot machen, aber keinen Erfolg garantieren können, weil dieser zu großen Teilen von den Teilnehmenden abhängig ist. Das sollte aus dem Dienstvertrag auch eindeutig hervorgehen. Bei der Beratung sind sowohl Dienst- als auch Werkverträge möglich, je nach Leistungsangebot.
Weitere Verträge, die Weiterbildner mit Kunden schließen können, sind Kaufverträge, urheberrechtliche Nutzungsverträge und Reiseverträge. Oft sind diese mit einem Dienst- oder Werkvertrag kombiniert.
Verträge mit anderen Geschäftspartnern
Auch in diesem Bereich sind Kauf-, Werk- und Dienstverträge geläufig. Zusätzlich werden bezüglich Arbeitszimmern, Maschinen oder Fahrzeugen Miet-, Leasing- und Leihverträge abgeschlossen.
Kooperationsverträge
Abgesehen von gesellschaftlichen oder partnerschaftlichen Zusammenschlüssen, die zum Teil ohnehin vertraglich geregelt werden müssen, gibt es auch Verträge, die Kooperationen ermöglichen, ohne dass man sich verbindlich zusammenschließt. In Form eines Kooperationsvertrags lässt sich inhaltlich oder zeitlich begrenzte Zusammenarbeit definieren und schriftlich festhalten. Auch mit einem Lizenzvertrag kann eine Kooperation festgehalten werden. Dabei zahlt der Lizenznehmer für die Nutzung von Trainingskonzepten oder Lehrmaterialien dem Lizenzgeber eine Vergütung. Bei Franchise übernimmt jemand ein bestehendes Geschäftskonzept und zahlt dafür dem Franchisegeber ein festgelegtes Honorar oder beteiligt ihn am Umsatz.
Verträge mit Beschäftigten
Hierbei sind freie Mitarbeiter von Arbeitnehmern zu unterscheiden. Den Vertrag über freie Mitarbeit schließt man mit Beschäftigten, deren Tätigkeit nicht von Anweisungen oder Betriebsabläufen des Arbeitgebers abhängt. Arbeitnehmer hingegen sind sozialversicherungspflichtig und müssen einen Arbeitsvertrag unterzeichnen. Sie sind weisungsgebunden, werden regelmäßig bezahlt und sind im Betrieb voll eingegliedert.
Ein wichtiger Punkt im Zusammenhang mit rechtlichen Beziehungen zwischen Vertragspartnern sind die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). AGB sind vorformulierte Klauseln, mit denen man wichtige Punkte vorab regeln kann. Sie unterliegen strengen gesetzlichen Regelungen und müssen dem Vertragspartner spätestens bei Vertragsabschluss schriftlich vorgelegt, ausgehändigt oder im Internet präsentiert werden. Die AGB sollten außerdem gut verständlich sein und der Vertragspartner muss ihnen schriftlich, mündlich oder stillschweigend, jedoch unmissverständlich, zustimmen.
Unser Tipp: Das Abonnement der Zeitschrift Training aktuell beinhaltet eine Dokumentenflatrate, mit der Abonnenten Zugriff auf zahlreiche Muster für die oben genannten Vertragsarten sowie vorformulierte AGB haben, zugeschnitten auf die Bereiche Training, Coaching und Beratung.
Abgesehen von Verträgen, die zwischen Weiterbildnern und Vertragspartnern wie Klienten und Beschäftigten geschlossen werden, sind auch die sogenannten Schutzrechte ein wichtiger Bestandteil der Arbeit als Trainer, Beraterin oder Coach. Einerseits schützen sie den eigenen Namen, das Wettbewerbsgeschäft oder entwickelte Trainingskonzepte, andererseits muss man sie auch selbst beachten, um Verstöße zu vermeiden.
Der Namens- und Persönlichkeitsschutz schützt gegen missbräuchliche Nutzung des eigenen Namens, unbefugte Nutzung eigener Bilder und gegen Verletzungen der Privatsphäre.
Der Wettbewerbsschutz schützt den fairen Wettbewerb und schließt dadurch belästigende Werbung sowie Sittenwidrigkeiten in Bezug auf Leistung oder Marktstellung aus.
Das Urheberrecht schützt das eigene geistige Werk gegen unrechtmäßige Nutzung oder Vervielfältigung und erlaubt die Regelung einer angemessenen Vergütung.
Markenschutz, Design- und Patentschutz schützen Bestandteile des geschäftlichen Auftritts wie Logo, eigene, eingetragene Designs oder registrierte Patente.
Der Datenschutz schützt personenbezogene Daten und ist ein Grundrecht. Was bezüglich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten ist, erfahren Sie im Artikel Datenschutz für Trainer und Coachs (€) von Miriam Wagner.
Im Zusammenhang mit Recht und Verträgen spielt auch Haftung eine große Rolle. Wird beispielsweise ein Schutzgesetz verletzt, eine Vertragsklausel nicht eingehalten oder das Rechtsgut eines anderen verletzt, muss gehaftet werden. In der Regel geschieht das durch Schadensersatz. Um sich diesbezüglich abzusichern, kommen Haftpflichtversicherungen infrage.
Grundsätzlich sollten Sie sich bei allen Geschäftsbereichen, die mit Arbeitsrecht, Steuerrecht den Schutzrechten oder anderen mit dem deutschen Recht verknüpften Sachverhalten sowie Verträgen und Haftung zu tun haben, von einem Rechtsanwalt oder Steuerberater betreuen lassen, um zu gewährleisten, dass Verstöße vermieden und eigene Rechtsansprüche durchgesetzt werden können.
Recht trockene, aber notwendige Themen, mit denen sich auch im Weiterbildungsbereich Gründerinnen und Gründer immer wieder beschäftigen müssen, sind die Buchhaltung, das Rechnungswesen und Konten. Zur Unterscheidung und besseren Einordnung der Begrifflichkeiten sollte man sich deshalb einen Überblick verschaffen.
Unabhängig von Größe und Form muss jede Gründerin, jeder Selbstständige und jede Unternehmerin die Geschäftsvorfälle lückenlos für die Steuerbehörden dokumentieren. Die Buchhaltung bildet die Grundlage der Ergebnisermittlung und der Besteuerung. Lückenlos heißt in dem Fall, dass für alle verbuchten Geschäftsvorfälle auch ein Beleg vorhanden sein muss. Bei der Rechnungslegung, Erstellung und Aufbewahrung ALLER Belege ist also Sorgfalt wichtig! Für die laufenden Steuererklärungen und auch im Falle einer Steuerprüfung erleichtert das den Geschäftsalltag.
Das Handelsrecht, genauer § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB), legt fest, dass zunächst alle Unternehmer bzw. Kaufleute buchführungspflichtig sind. Ausgenommen sind hier Kleingewerbetreibende und Freiberufler. In Zusammenwirken mit der Abgabenordnung wird die Buchhaltungspflicht für Unternehmen im Bereich Training, Beratung und Coaching vor allem durch das Steuerrecht definiert. Als Grundlage für die Besteuerung ist die Buchführung zwingend vorgeschrieben.
Je nach Größe und Rechtsform einer Unternehmung kommen zwei unterschiedliche Methoden der Buchführung zum Tragen: die einfache und die doppelte Buchführung. Die doppelte Buchführung ist Vorschrift für alle gewerblichen Unternehmer, die in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren entweder 600.000 Euro Umsatz bzw. 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet haben. Bei der Anmeldung einer Unternehmung hat man dahingehend bereits eine Schätzung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgegeben. Neben der Meldung beim zuständigen Finanzamt kann sich hier schon entscheiden, welche Form der Buchführung für die Gewinnermittlung dem Finanzamt gegenüber angewendet werden muss.
Unabhängig von Umsatz oder Gewinn sind die Unternehmensformen OHG und KG sowie Kapitalgesellschaften wie GmbH und UG zur doppelten Buchführung verpflichtet. Kleinere Unternehmen, Kleingewerbetreibende, Partnergesellschaften und GbR sind zunächst nur zu einfacher Buchführung verpflichtet. Mit der Form der Buchführung ist insbesondere die Art und Weise der Buchungen sowie die Methode der Gewinnermittlung vorgeschrieben. Dazu gehören ebenfalls die Beleg- und Aufbewahrungspflichten.
Für die praktische Umsetzung kann man die GoBD, die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”, heranziehen. Egal, welche Form der Buchführung für das eigene Unternehmen zur Anwendung kommt: Es ist immer darauf zu achten, dass man lückenlos für jeden Vorgang einen Beleg im Original vorweisen kann, sei es in Papier- oder in elektronischer Form. Bei jeder Art der Buchführung gibt es zahlreiche Anforderungen an die korrekte Dokumentation von Geschäftsvorfällen und Aufbewahrung von Belegen. Auch wenn es für die Kleinunternehmer und Freiberufler unter den Weiterbildungsexperten nicht Pflicht ist, sollten sie deshalb der Einfachheit halber über die Einrichtung eines Geschäftskontos bei einer Bank oder einem Kreditinstitut nachdenken.
Bei der Wahl einer Bank oder eines Kreditinstituts für die Einrichtung des Geschäftskontos gibt es einiges zu bedenken. Es gibt nahezu kostenlose Geschäftskonten und teurere, es gibt Konten bei Filialbanken und Konten, die nur online genutzt werden. Deswegen sollten Weiterbildner überlegen, welche Aspekte eines Geschäftskontos wichtig für den eigenen Betrieb sind.
Fragen, die bei der Entscheidung für ein Geschäftskonto helfen können:
Nicht nur die Ansprüche an das Geschäftskonto sollten bei der Auswahl mit einfließen, sondern auch die Anforderungen der Anbieter an ihre Kunden. Neben einem Identitätsnachweis verlangen die meisten Kreditinstitute eine Schufa-Auskunft, bei Gewerbetreibenden zusätzlich die Gewerbeanmeldung, bei Freiberuflern die Steuernummer. Teilweise interessieren sie sich auch für vergangene Kontobewegungen oder andere Unterlagen. Bei manchen Anbietern lässt sich auch ohne Schufa-Auskunft ein Konto eröffnen, allerdings steht dann oft nur Onlinebanking und eine Prepaid Kreditkarte zur Verfügung. Zusätzlich sollte man bei solch scheinbar unkomplizierten Angeboten die Kontoführungsgebühren überprüfen und feststellen, wie oft man monatlich Bargeld abheben kann oder wie viele Überweisungen inbegriffen sind.
Grundsätzlich soll Ihnen das Geschäftskonto dabei helfen, einen guten Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben zu behalten, damit Sie als Weiterbildnerin oder Weiterbildner das eigene Unternehmen erfolgreich führen können. Unabhängig von Ihrer Rechtsform ist es deshalb empfehlenswert, die geschäftlichen und privaten Finanzen auch als Trainerin, Berater oder Coach zu trennen.
Die Plattform Für-Gründer.de hat einen umfangreichen Vergleich von Anbietern und Kontovarianten durchgeführt, dessen Ergebnis als kostenfreier Download zur Verfügung steht.
Bei der einfachen Buchführung werden die Geschäftsvorfälle als Einnahmen, Ausgaben oder Abschreibungen erfasst. Dementsprechend werden die Gewinne in einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermittelt. Die Bezeichnung „einfache Buchführung” ist in dem Sinne irreführend, dass sie zwar weniger komplex ist als die doppelte Buchführung, aber dennoch nicht unbedingt simpel.
(Betriebseinnahmen - Betriebsausgaben) - Abschreibungen = Gewinn
Was muss bei der einfachen Buchführung erfasst werden?
Die Gewinnermittlung erfolgt nach dem oben schon aufgeführten Schema. Dazu zählen auch die erhaltenen Finanzierungen sowie Abschreibungen. Abzüglich der gezahlten Tilgungen und Entnahmen für den eigenen Lebensunterhalt ergibt sich der finanzielle Überschuss, der erwirtschaftet wurde. Wenn diese Zahl ermittelt ist, sollte man prüfen, was man davon in seine Rücklagenbildung investieren kann. Diese ist für die Liquidität des Unternehmens und langfristig für die Sicherung des Unternehmenserfolgs notwendig.
Für diese Einnahme-Überschuss-Rechnungen finden sich zahlreiche Vorlagen und Softwarelösungen zur Übermittlung an das Finanzamt. Trotzdem bleibt ein Risiko, Zahlungen falsch oder gar nicht aufzuführen. Das kann später zu Nachforderungen oder sogar zur Buchprüfung durch das Finanzamt führen. Deshalb ist eine Weiterbildung in den Grundlagen der Buchhaltung durchaus zu empfehlen.
Die doppelte Buchführung ist deutlich komplexer und erfordert Fachwissen und Praxiserfahrung, weil jeder Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten in Einzelbuchungen vorgenommen werden muss. Ist man kein buchhalterisches Naturtalent oder hat eine fachspezifische Ausbildung abgelegt, wird man sehr wahrscheinlich viel Zeit dafür aufwenden müssen, sich in dieses Thema einzuarbeiten. Obwohl es empfehlenswert ist, einen Überblick darüber zu haben, was doppelte Buchhaltungspflicht bedeutet, sollte man diese Art von Buchführung von einem Steuerberater erledigen lassen.
Diese Form der Buchführung sollte nach einer festgelegten Kontensystematik geregelt sein. Die Wahl dieser Systematik ist freigestellt. Bei Trainings-, Beratungs- und Coaching-Unternehmen kommt häufig der Kontenrahmen SK03 der Firma DATEV zum Einsatz, in dem alle zur Verfügung stehenden Konten strukturiert gegliedert sind. Welche Konten im laufenden Betrieb tatsächlich verwendet werden, wird im Kontenplan festgehalten. Alle Buchungen werden zunächst im Journal chronologisch erfasst und anschließend den entsprechenden Büchern zugeordnet:
Die Gewinnermittlung erfolgt bei der doppelten Buchführung als Jahresabschluss mit Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Auch hier sei angemerkt, dass der Zeitaufwand für den Jahresabschluss beträchtlich ist. Ohne einen Steuerberater ist diese Aufgabe für einen Einzeltrainer kaum zu bewältigen. Aber auch mit einem Steuerberater kommt man um die vorbereitende Buchhaltung nicht herum. Dazu gehört das Sammeln und Sortieren sämtlicher Belege:
Je besser diese vorbereitende Buchhaltung organisiert ist, desto weniger Zeit muss der Steuerberater für die Umsatzsteuervoranmeldung oder den Jahresabschluss aufwenden. Hier lassen sich also durch ein wenig Sorgfalt durchaus Kosten einsparen.
Wer in seinem Unternehmen Mitarbeiter (zum Beispiel für die Buchhaltung) beschäftigt, kommt um die Lohnbuchhaltung nicht herum. Sie ist unabhängig von der Form der Buchführung. Sie beinhaltet zum einen die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, zum anderen müssen die anfallenden Abgaben, Steuern, Sozialversicherungsbeiträge sowie Informationen an die zuständigen Stellen übermittelt werden. Die Kernaufgaben der Lohnbuchhaltung umfassen:
Für kleinere Unternehmen mit Beschäftigen ist es durchaus sinnvoll, auch die Lohnbuchhaltung von einem Steuerberater vornehmen zu lassen, denn Lohnbuchhaltung kostet vor allem eines: Zeit.
Die Rechnung ist ein Dokument, das zur Abrechnung erbrachter Dienstleistungen vom Unternehmer ausgestellt wird. Sie steht also für den Zahlungsanspruch, den man gegenüber einem Kunden oder einer Klientin hat. Damit stellt sie einerseits die Forderung dar, andererseits stellt sie eine Verbindlichkeit gegenüber dem Finanzamt dar. Es ist also wichtig, dass bei der Rechnungslegung alle Vorgaben erfüllt sind. Denn sonst hat eine Rechnung keine Gültigkeit!
Diese Pflichtangaben müssen auf eine ordentliche Rechnung:
Weist eine Rechnung nicht alle ordentlichen Angaben auf, ist der Rechnungsempfänger rechtlich nicht verpflichtet, diese zu begleichen. Bevor es also zu möglichen Zahlungsausfällen durch inkorrekte Rechnungen kommt, sollte man lieber die Angaben auf den Ausgangsrechnungen noch einmal nachprüfen. Einige Hinweise wie zum Beispiel die Bankverbindung und Kontaktmöglichkeiten sollten darüber hinaus als hilfreiche Informationen für den Empfänger mindestens in der Fußzeile auftauchen.
Kleinunternehmer müssen ihre Rechnungen nicht so ausführlich aufbauen, da sie weder den Umsatzsteuersatz noch den anteiligen Steuerbetrag ausweisen müssen. Allerdings sollte in diesem Fall folgender Hinweis so oder in ähnlicher Form auftauchen:
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”
Ebenfalls ausgenommen von oben aufgeführten Angaben sind Kleinbetragsrechnungen bis maximal 250 Euro. Hier reichen Name und Anschrift des Rechnungsstellers, Rechnungsdatum, Art und Zeitpunkt der erbrachten Leistung sowie die entsprechenden Bruttopreise, außerdem die Bruttosumme mit ausgewiesenem Umsatzsteuersatz und -betrag.
Die Zustellung von Rechnungen ist auch per E-Mail möglich, muss dabei allerdings dann als Anhang per PDF oder als DE-Mail versendet werden. Alternativ zum Postweg kann eine Rechnung zusätzlich als Download auf der Website, per EDI oder als Fax rechtskräftig zugestellt werden.
Je nach Zahl der ausgestellten Rechnungen können diese mit einem Textverarbeitungsprogramm (z.B. Word), mittels einer Vorlage in einer Tabellenkalkulationssoftware (z.B. Excel) oder im Rahmen einer Buchhaltungssoftware erstellt werden. Vorteil bei den komplexeren Software-Lösungen ist es, dass sowohl die Adress- und Kundendaten-Verwaltung als auch die GoBD-konforme Speicherung darüber gesteuert werden kann.
Unser Tipp: Nutzen Sie das Layout Ihrer Rechnung auch, um Ihre Marke zu stärken, indem Sie Logo, Farbgebung und verwendete Schriftarten auf ihr Corporate Design abstimmen.
Auch bei korrekt ausgestellten Rechnungen kommt es häufig zu Außenständen. Damit sind ausstehende Zahlungen von bereits gestellten Rechnungsbeträgen gemeint. Da es manchen Kunden durchaus an Zahlungsmoral mangeln kann, sollte es ein Zahlungsziel geben, das am besten gleich in dem mit Kunden geschlossenen Vertrag enthalten sein sollte. Wenn nichts vereinbart wurde, gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Zahlungsfristen können vereinbart werden, sollten aber nicht mehr als 60 Tage (für öffentliche Auftraggeber sogar nur 30 Tage) betragen.
Gerade bei einem Kundenstamm von wenigen Großkunden können sich Zahlungsausfälle existenzgefährdend auswirken. Dahinter muss nicht gleich eine Betrugsabsicht gewittert werden (z.B. bei einer drohenden Insolvenz des Rechnungsempfängers). Abgesehen von chronischen Nicht-Zahlern sollte man auf jeden Fall das Gespräch mit dem Kunden oder der Klientin suchen, bevor man eine Mahnung verschickt. Sollte es auf Seiten des Kunden nachvollziehbare Gründe für den Verzug geben, kann man durchaus Teilzahlungen, ein längeres Zahlungsziel oder ein Kompensationsgeschäft vereinbaren.
Ist der Kunde oder die Klientin dagegen mit der Höhe des Betrags nicht einverstanden, sollte man sich die Zeit nehmen, um in Erfahrung zu bringen, worin das Problem besteht. Fühlt der Kunde sich über den Tisch gezogen, wird er mit Sicherheit keinen Folgeauftrag erteilen. Im Sinne der Kundenbindung sollte man sich also erst einmal um Klärung bemühen und Entgegenkommen zeigen.
Wenn diese Bemühungen nicht erfolgreich sind und sich auch nach einer telefonischen Erinnerung kein Zahlungseingang verbuchen lässt, sollte man eine erste freundliche Zahlungserinnerung versenden. Wichtig ist dabei der klare Bezug auf die nicht bezahlte Rechnung mit Rechnungsnummer und -datum sowie ein erneutes Zahlungsziel in zwischen fünf und zehn Tagen, endend mit einem Werktag. Die Zahlungserinnerung muss schriftlich erfolgen und am besten per Einschreiben zugestellt werden, denn sie kann juristisch als erste Mahnung gewertet werden.
Verstreicht auch die neue Frist, kann dem Kunden ein Mahnungsschreiben zugestellt werden. Auch hier ist die Zustellung per Einschreiben zu empfehlen, denn damit wird rechtlich das Mahnverfahren gegen den Kunden eingeleitet. Für den Gläubiger heißt das, er kann ab jetzt Verzugszinsen erheben (fünf bzw. neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, in diesem Falle der Deutschen Bundesbank oder der Europäischen Zentralbank, p.a.). Endend mit einem Werktag sollte jedes Mahnungsschreiben erneut ein Zahlungsziel von maximal zehn Tagen einräumen. Zwischen den Mahnstufen sollte man einen Zeitraum von 14 Tagen verstreichen lassen.
Als nächste Stufe sollte ein Rechtsanwalt den Kunden anschreiben, und dem Schuldner seine nächsten Handlungsalternativen aufzeigen: das Einschalten eines Inkasso-Unternehmens oder eine Klage vor Gericht. Das Ganze lohnt sich natürlich erst ab einem gewissen Rechnungsbetrag, der den sogenannten Streitwert vor Gericht darstellt. Auch die Anwaltskosten berechnen sich danach. Ist dieser Betrag zu gering oder die anfallenden Kosten zu diesem Zeitpunkt zu hoch, bleibt oft nichts anderes übrig, als auf die Zahlung zu verzichten. Hat man vor Gericht tatsächlich Erfolg, erwirkt man einen „Titel” gegen den säumigen Zahler, dessen Vollstreckung allerdings auch wieder Geld und Zeit kosten kann.
Für das Eintreiben seiner Außenstände per Mahnverfahren braucht man also einen langen Atem und ausreichend finanzielle Rücklagen. Gerade Großbetriebe und Konzerne stehen in dem Ruf, sich mit dem Begleichen ihrer Rechnungen Zeit zu lassen. Unser Tipp: Wenn es sich einrichten lässt, lassen Sie sich einen Teil Ihres Honorars bereits vorab bezahlen, oder vereinbaren Sie Meilensteine, zu denen bestimmte Teilbeträge fällig werden. So kann man einerseits die laufenden Kosten decken, zum anderen bleibt man mit dem Kunden schon während des Auftrags in Kontakt und kann gegebenenfalls Unzufriedenheit oder Missverständnisse ausräumen.
Nicht jeder Unternehmenskrise kann man aus eigener Kraft begegnen. Im Krankheitsfall oder bei einer schweren Rezession ist der Handlungsspielraum für Gegenmaßnahmen oft nicht gegeben. In solchen Fällen sollte man sich umgehend um professionelle Hilfe bemühen, oder ein Insolvenzverfahren ansteuern.
Auf dem Existenzgründungsportal des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie finden sich viele nützliche Informationen und Ressourcen rund um das Thema Gründung. Unter anderem steht eine Starthilfe-Broschüre für den erfolgreichen Weg in die Selbstständigkeit zur Verfügung. Außerdem gibt es Ressourcen explizit für Existenzgründungen als Freiberufler.
Das im Verlag managerSeminare erschienene „Rechtshandbuch für Training, Beratung und Coaching” (€) von Hans Olbert kann als juristisches Standardwerk im Weiterbildungsbereich betrachtet werden und enthält detaillierte Informationen über essentielle Bereiche der Existenzgründung wie Rechtsformen, Versicherungen, Rechte, Verträge und Haftung. Außerdem stehen knapp 100 rechtsverbindliche Musterverträge zur Verfügung und es findet eine regelmäßige Online-Aktualisierung statt.
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