Jede Branche hat ihre Fachsprache, auch die Tagungswelt macht hier keine Ausnahme. Im Gegenteil: Im MICE-Sprech wimmelt es von spezifischen Ausdrücken, englischen Formulierungen und kryptischen Abkürzungen. Seminarmarkt.de erklärt die wichtigsten Begriffe.
Aufplanung
Mit der Aufplanung legen die Veranstalter fest, welche Standfläche einem Aussteller zugewiesen wird. In der Regel wird die Aufplanung erst nach dem Ende der Anmeldefrist für Aussteller vorgenommen. Berücksichtigt werden dabei natürlich die angemeldete Standgröße und die Standart sowie Sicherheitsrichtlinien (z.B. Notausgänge) und die Ausstellungsgliederung.
Badge
Badges bezeichnen zum einen die Namensschilder, die beispielsweise das Personal am Stand trägt, um für Besucher erkennbar zu sein und die Kontaktaufnahme zu erleichtern. Daneben werden bei Kongressen und Tagungen Badges als Zutrittsausweise ausgegeben. Bei manchen Fachmessen werden die Besucher bei der Registrierung mit unterschiedlichen Badges je nach Kategorie (z.B. Einkäufer, Aussteller, Presse) gekennzeichnet.
Bestuhlungsplan
Aus sicherheitstechnischen Gründen müssen Veranstalter frühzeitig einen Plan vorlegen, auf dem die Zahl und Anordnung der Sitzplätze, die Fluchtwege sowie die Notausgänge ersichtlich sind. Die gängigen Bestuhlungsmöglichkeiten sind die Reihen- oder Theaterbestuhlung (alle Stühle sind frontal zu einer Bühne ausgerichtet), die parlamentarische Bestuhlung (frontal ausgerichtete Tischreihen mit Stühlen), die Blockbestuhlung (die Stühle sind um einen großen Tisch gruppiert) sowie die Hufeisen- oder U-Form (die bestuhlten Arbeitstische sind in einem zum Redner hin offenen „U“ angeordnet). Eine weitere Form, insbesondere für Abendveranstaltungen, ist die Bestuhlung im Bankett-oder Cabaret- Style, bei der sich die Gäste um einzelne, meist runde Tische gruppieren.
bid
Stellt eine ->Destination, meist vertreten durch ein örtliches oder nationales Kongress-Büro (->CVB), einem Veranstalter ein konkretes Angebot vor, spricht man von einem bid. In einem bid werden Informationen zu den Gegebenheiten und Möglichkeiten für die Durchführung eines Kongresses übermittelt und die Leistungen der jeweiligen Anbieter geschildert.
Break-out-Meeting
Zusammenkunft von speziell interessierten Kongressteilnehmern, die ein im Plenum angesprochenes Thema vertiefen wollen. Dazu werden von den Veranstaltern kleinere Tagungsräume zur Verfügung gestellt, sogenannte Break-out-Rooms.
Briefing
Verfahren zum Einstieg in die Zusammenarbeit mit externen Veranstaltungsplanern wie Eventagenturen oder ->PCOs. Vermittelt werden müssen dabei insbesondere die Zielsetzung der Veranstaltung, die Zahl und Herkunft der erwarteten Teilnehmer, das Budget sowie Details zum Programmablauf.
Call for Papers
Kongressteilnehmer können sich die schriftlichen Fassungen von gehaltenen Referaten sowie weiterführende Unterlagen und Ergebnissen nach dem Kongress zusenden lassen. Dieses Call-for-Papers-Handling verursacht insbesondere bei wissenschaftlichen Kongressen großen Aufwand. Viele Veranstalter versuchen deshalb den personellen und finanziellen Aufwand durch -> digitales Handling zu mindern.
Convention & Visitors Bureau (CVB)
Diese nationale oder regionale Anlaufstelle für Kongressplaner wird von allen Organisationen der Veranstaltungswirtschaft einer Stadt, einer Region oder eines Landes unterhalten, die an der Akquisition von Kongressen interessiert sind. Zu ihnen gehören Tourismusbüros, Hotels, Kongresszentren, Fluglinien. In Deutschland übernimmt diese Funktion das ->German Convention Bureau (GCB).
Corporate Sailing
Sammelbezeichnung für Firmenevents auf Segelschiffen, die von der Incentive-Reise über Teamentwicklung bis zur Produktvorstellung alles abdeckt.
Destination
Fachbegriff zur Bezeichung des Veranstaltungsortes einer Tagung oder des Ziels einer Incentive-Reise.
Destination Management Company (DMC)
Eine DMC übernimmt das Handling von Vor-Ort-Programmen bei Kongressen und Incentive-Reisen. Im Gegensatz zu ->PCOs übernehmen DMCs in der Regel nur (touristische) Teilleistungen der Kongressplanung und sind nur in ihren Heimatdestinationen tätig.
Digitales Handling
Abwicklung der Informationsgebung, Anmeldung und Nacharbeit bei Messen und Kongressen per Internet. Die Übermittlung der Daten kann per E-Mail oder direkt über die Veranstaltungswebsite erfolgen. In diesem Fall erhalten die Teilnehmer einen Zugriffscode für die Website.
Event
Hat im englischen Sprachraum die Bedeutung von „Veranstaltung“. Im Deutschen hat sich eingebürgert, unter Event eine besonders emotionalisierte Form von Veranstaltungen zu verstehen. In diesem Sinn wird der Begriff häufig mit Marketing-Event gleichgesetzt. In Branchenkreisen wird Event allerdings häufig im englischen Sinne als Synonym für Veranstaltung gebraucht.
FAM-Trip
Die Kurzbezeichnung für Familiarisation-Trips steht für Informationsreisen für potenzielle Veranstalter zum Kennenlernen einer ->Destination inklusive ihrer Tagungsstätten und ausgewählter Hotels. In der Regel werden Planer von Destinationen oder regionalen ->CVBs eingeladen, häufig auch dann, wenn noch kein konkretes Buchungsinteresse vorliegt. Organisiert werden FAM-Trips häufig auch von Verbänden und Interessengruppen, beispielsweise der Vereinigung deutscher Veranstaltungsorganisatoren e.V.
Food & Beverage (F&B)
Die gastronomische Versorgung in Hotels, bei Kongressen und Tagungen.
General Interest
In der Messebranche bezeichnet der Begriff Veranstaltungen mit einem weiten Ausstellungsspektrum, das sich nicht an eine nach fachlichem Interesse definierte Zielgruppe richtet.
German Convention Bureau (GCB)
Das zentrale deutsche ->CVB ist seit 1973 Ansprechpartner für in- und ausländische Planer von Veranstaltungen in Deutschland. Ziel des GCB, das aus Mitgliedsbeiträgen und öffentlichen Mitteln finanziert wird, ist die internationale Förderung des Kongressstandortes Deutschland.
Green Meeting
Der englische Sammelbegriff steht für „grüne Tagung“ und bezeichnet Veranstaltungen, die über alle Ebenen der Wertschöpfungskette hinweg am Gedanken der ökologischen und sozialen Nachhaltigkeit ausgerichtet sind.
Hosted Buyer
Bezeichnung für einen Fachmessebesucher, der als Einkäufer und Veranstaltungsplaner eine hohe Entscheidungskompetenz und Budgetverantwortung hat, weshalb die Messeveranstalter für ihn die Kosten für Anreise und Unterkunft übernehmen. Im Gegenzug verpflichtet sich der Einkäufer, eine bestimmte Zahl an Verkaufsgesprächen zu führen und Präsentationen zu besuchen. Hosted Buyer sollen so nicht nur die hohe Besucherqualität einer Messe garantieren, sondern auch möglichst viele Vertragsabschlüsse vor Ort generieren. Hosted-Buyer-Programme gibt es bei den meisten internationalen Fachmessen, beispielsweise der IMEX und der IBTM. Die Bewerbungsverfahren sind unterschiedlich.
Incentive
Das englische Wort für „Ansporn, Anreiz“ bezeichnet eine Sonderform der Veranstaltungsbranche, mit der Mitarbeiter oder Verkäufer zu höheren Leistungen angeregt werden sollen. Neben Sachprämien sind Reisen die häufigste Form von Incentives, die meist in einen Leistungswettbewerb eingebettet sind. Wichtigstes Kennzeichen ist die Nichtkäuflichkeit der einzelnen Leistungen, die die Prämien besonders attraktiv machen und für einen hohen Erinnerungswert sorgen soll.
Klausur
Hier handelt es sich in der Regel um das Zusammentreffen hochrangiger Teilnehmer wie Führungskr.fte oder Experten zum Zwecke des Erfahrungsaustauschs im Hinblick auf anstehende Veränderungen, zur Ideenfindung oder zur Diskussion vertraulicher Themenfelder. Klausuren sind nie öffentlich und haben selten mehr als 15 Teilnehmer. Wichtig ist ein ablenkungsfreies Umfeld und die Möglichkeit einer kompletten Abschirmung von anderen Gästegruppen, auch in den Pausen.
Konferenz
Ein sehr vielseitig genutzter Begriff, der in der Regel ein monothematisches, meist nur eintägiges Zusammentreffen vieler Personen mit gleichen Interessen bezeichnet – je nach Definition mit fünfzehn bis 50 beziehungsweise bis zu 250 Teilnehmern. Für „Konferenz“ wird häufig auch der Begriff „Tagung“ oder die englische Entsprechung „Convention“ benutzt.
Kongress
Eine in der Regel mehrtätige Versammlung zur Erörterung eines Themas. Ein Kongress besteht aus mehreren Veranstaltungsteilen – insbesondere Präsentationen, Diskussionen und Arbeitsgruppen – und wird häufig ergänzt durch Begleitausstellungen und touristischen und/ oder fachlichen Exkursionen. Charakteristisch ist die große Teilnehmerzahl von 250 und mehr Personen.
Leitmessen
Sind Messen, die für eine Branche international als maßgeblich gelten, weil sie das wesentliche internationale Angebot zeigen.
MICE
Auch: M.I.C.E. Abkürzung für Meeting, Incentive, Convention, Event und englische Sammelbezeichnung für die Veranstaltungsbranche, die häufig synonym gebraucht wird mit dem deutschen Ausdruck Tagungswirtschaft. Der Begriff MICE wird sehr frei verwendet und gelegentlich auch anders aufgeschlüsselt. So können die letzten beiden Buchstaben der Abkürzung auch für Congress und Exhibition, also Kongress und Messe bzw. Ausstellung, stehen.
No Show
Hosted Buyer, der, ohne vorher schriftliche Nachricht einer Stornierung gegeben zu haben, den Hosted-Buyer-Aktivitäten der gastgebenden Fachmesse fernbleibt. Dazu gehören Veranstaltungen, Seminare und ->PSAs, zu denen der Hosted Buyer sich einverstanden erklärt hat. In der Regel bedeutet das Fernbleiben, dass der Hosted Buyer selber bis zu 100 Prozent der Reisekosten übernehmen muss.
Poster Exhibition/Poster Session
Ein Ausstellungsbereich insbesondere im Kontext von wissenschaftlichen Kongressen, in dem auf Pinn- oder Stellwänden aktuelle Forschungsergebnisse, Projekte und Studien von ausgewählten Teilnehmern präsentiert werden können.
Pre- oder Post Convention Tour
Ausflug, der am Vortag von oder im Anschluss an Tagungen als touristisches Programm angeboten wird.
Professional Congress Organiser (PCO)
Als Agenturen übernehmen PCOs den vollständigen Service für die Planung, Organisation und Durchführung von Kongressen und Tagungen, einschließlich der Teilnehmer und Budgetverwaltung.
Pre-scheduled Appointments (PSA)
PSA sind vorab terminierte Messegespräche der ->Hosted Buyer mit Ausstellern, die in der Regel Bedingung für eine Einladung als Hosted Buyer sind. Bei der IBTM beispielsweise müssen Hosted Buyers an jedem Messetag fünf Termine wahrnehmen.
Request for Proposals (RfP)
Detailliertes Anforderungsprofil für die Einholung von vergleichbaren Angeboten potenzieller Veranstaltungsstätten.
RFID-Technologie
Die Abkürzung steht für den englischen Begriff „Radio Frequency Identification“ und bezeichnet ein Verfahren zur automatischen Identifizierung von Gegenständen oder Lebewesen mittels elektromagnetischer Wellen. Notwendig für den Einsatz sind ein Lesegerät sowie entsprechende Datenchips, wie sie seit 2005 auch in deutschen Reisepässen enthalten sind. Eingesetzt wird die Technik auch zunehmend auf Messen und Veranstaltungen: Die Besucher erhalten dann mit ihrer Eintrittskarte einen Chip, auf dem ihre persönlichen Daten gespeichert sind. Veranstalter können so beispielsweise die Zugänge kontrollieren und Besucherverhalten dokumentieren.
Site Inspection
Individuelle Besichtigung einer Destination oder Tagungsstätte durch den Veranstaltungsplaner. In der Regel liegt bei einer Site Inspection (im Gegensatz zum ->FAM-Trip) schon ein konkretes Planungsvorhaben vor.
Seminar
Kleine, oft mehrtägige Veranstaltung zur Wissensvermittlung mit bis zu 30 Teilnehmern.
Special Location
Der Ausdruck wird häufig zur Bezeichnung von außergewöhnlichen Veranstaltungsstätten gebraucht. Darunter fallen all jene Orte, die sich nicht in die Kategorien Tagungshotel oder Konferenzzentrum einordnen lassen. Der Begriff ist demnach sehr weit gefasst: Das Spektrum außergewöhnlicher Veranstaltungsorte reicht vom Kreuzfahrtschiff über die Fabrikhalle bis hin zu Salzbergwerken. Selbst historische Veranstaltungsstätten oder hochmoderne Funktionsbauten werden häufig als „Special Locations“ bezeichnet.
Tagung
Ambivalenter Begriff, der sowohl als Überbegriff für Veranstaltungen zum Wissens- und Erfahrungsaustausch verwendet wird als auch zur Bezeichnung von größeren Konferenzen. In diesem Sinne entspricht der Begriff der im englischen Sprachraum üblichen Bezeichnung Convention.
Versammlungsstättenverordnung
Diese bundesländerspezifische Verordnung regelt den Bau und den Betrieb von Versammlungsstätten. Insbesondere definiert sie die baurechtlichen und sicherheitstechnischen Voraussetzungen, die von Veranstaltungszentren erfüllt sein müssen, die Veranstaltungen mit 200 Personen und mehr beherbergen können. Die Richtlinien gelten für Theater ebenso wie für Stadien, Seminarhäuser und Messehallen.
