World Café

Ein Zufall und eine Notlösung – das waren die Geburtshelfer des World Cafés, einer spezifischen Workshop-Methode.

Die Entstehungsgeschichte des World Cafés

Es ist der verregnete Morgen des 27. Januar 1995 in Mill Valley, Kalifornien: Die beiden Berater Juanita Brown und David Isaacs erwarteten in ihrem Haus Führungskräfte, Marktforscher und Berater aus sieben Ländern. Bei ihnen sollte ein strategischer Dialog über das 'Intellektuelle Kapital' in Organisationen starten.

Die Gastgeber hatten geplant, die eintreffenden Berater im Innenhof ihres Hauses zu versammeln, damit die Ankömmlinge dort in gemütlicher Runde auf die Nachzügler warten können. Doch der Regen machte ihnen einen Strich durch die Rechnung. Kurzerhand wurden die Tische vom Hof ins Wohnzimmer gestellt. Jemand legte noch provisorische Tischdecken drauf – und griff zu diesem Zweck auf Flipchart-Papier zurück.

Die ersten Teilnehmenden kamen, ließen sich an den Tischen nieder, tranken Kaffee und fingen an zu reden. Als die Runde vollständig war, hatten die Teilnehmenden bereits begonnen, Scribbels auf die Tischdecken zu malen. Die Gastgeber entschieden: 'Wir eröffnen unsere Konferenz nicht mehr offiziell - sie ist ja schon im Gange!' Nach einiger Zeit meinte ein Teilnehmer: 'Ich würde gerne wissen, was gerade in den anderen Gesprächen hier im Raum vor sich geht. Warum lassen wir nicht an jedem Tisch einen Gastgeber zurück, die anderen wechseln an andere Tische, nehmen ihre Gesprächsthemen mit und verweben sie mit den Gedankengängen der anderen?' So ging der Tag vorbei und eine neue Konferenzmethode war geboren: das World Café.

Zwangloser Austausch in Kleingruppen

Eine entspannte, lockere Atmosphäre mit vielen sich zwanglos bildenden Kleingruppen ist ein Eisbrecher. Auch fremde Menschen kommen in dieser Umgebung schnell miteinander in Kontakt und führen angeregte Gespräche. Diese Erkenntnis beschreibt zugleich das zentrale Prinzip der Methode World Café. Ist das Verfahren erst einmal in Gang gesetzt, wechseln Gesprächspartner und -themen die Plätze. Die Ideen wandern von Tisch zu Tisch und befruchten sich gegenseitig. Das kollektive Wissen von etwa 20 bis mehr als 1.000 Personen lässt sich auf diese Weise miteinander vernetzen, zeigen sich die Initiatoren der Methode überzeugt.

Als zentraler Unterschied und Vorteil gegenüber anderen Typen von Großgruppenkonferenzen wie Open Space gelten die bewusst klein gehaltenen, sich wechselnden Tischgruppen und die ergebnisoffene Diskussion. Eher zurückhaltenden und schüchternen Teilnehmenden fällt es leichter, sich an der Diskussion zu beteiligen. Da sich die Gruppen immer wieder neu mischen, reduziert sich die Gefahr, das Wortführer den Gesprächsverlauf bestimmen. Zudem arbeiten die Teilnehmenden ohne den Druck, Ergebnisse erzielen zu müssen, und können ihren Gedanken ungehemmt freien Lauf lassen.

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Planung und Ablauf eines World Cafés

Ganz von alleine funktioniert indes auch ein World Café nicht. Eine gute Vorbereitung und einige feste Strukturierungselemente sind nötig. So sollten sich die Teilnehmenden an ihren jeweiligen Tischen für ca. 20 bis 45 Minuten zum vorgegebenen Thema unterhalten. Danach sucht jeder einen neuen Tisch auf und bringt die bisherigen Erkenntnisse als 'Meinungsbotschafter' in die neu zusammen gesetzte Runde ein. Nur einer bleibt am alten Tisch zurück. Als 'Gastgeber' heißt er die neuen Teilnehmenden willkommen und erzählt, was an seinem Tisch bislang besprochen wurde. Dann arbeiten alle an der alten oder einer neuen Fragestellung weiter, bis es zum nächsten Wechsel kommt. Um die Ideen nicht nur durch den Wechsel der Tischgesellschaften und den mündlichen Austausch zu vernetzen, zeichnen die Teilnehmer ihre zentralen Gedanken zusätzlich auf die Papiertischdecken, die am Tisch verbleiben. Diese dienen als weitere Inspirationsquelle und werden von der nächsten Runde gelesen und ergänzt. Schlüsselerkenntnisse können zwischendrin auch im Plenum mitgeteilt werden – und zusätzlich auf Moderationskarten notiert von Tisch zu Tisch durch den Seminarraum zirkulieren.

Noch wichtiger als die formalen Strukturierungselemente während des Ablaufs ist allerdings eine akkurate Vorbereitung. Das beginnt mit dem Diskussionsthema. 'Weiche' Themen eignen sich für ein World Café erfahrungsgemäß weniger. Besser geeignet ist der Austausch zu einer fachlichen Frage oder einem konkreten Problem. Je präziser die Aufgabenstellung formuliert ist, desto weniger läuft man Gefahr, dass die Diskussionen ausufern und sich an den einzelnen Tischen nicht mehr zusammenführen lassen. Das ist kein Widerspruch zum Selbstverständnis des Ansatzes, keine schnellen Ergebnisse und Maßnahmenpläne zum obersten Ziel zu erheben, sondern vielmehr eine Voraussetzung, damit die Methode World Café als Ideengenerator funktionieren kann.

Mögliche Themen für ein World Café

Geeignete Themen sind beispielsweise strategische Fragestellungen eines Unternehmens (z.B.: Wie können wir unsere Produktreihe xy für neue Zielgruppen attraktiv machen? Was setzen wir den ruinösen Rabattschlachten der Wettbewerber entgegen? Wie können wir die interne Auftragsabwicklung beschleunigen?). Ein World Café eignet sich aber auch, um die vielfältigen Aspekte sowie Pro- und Contra-Argumente eines komplexen Sachverhalts oder eines kontroversen Themas zu diskutieren. In diesem Fall stehen Meinungsbildung und Schärfung des Problembewusstseins im Mittelpunkt. Womit sich zeigt: Eingesetzt werden kann die Methode gleichermaßen in Unternehmen, Verbänden, Gemeinden, politischen Parteien und sonstigen Organisationen – theoretisch. Praktisch setzt die Methode World Café eine offene Diskussionskultur voraus und die Bereitschaft aller Beteiligten, neuen Ideen und Ansichten unvoreingenommen entgegenzutreten.