Detaillierte Informationen zum Seminar
Inhalte:
In diesem eintägigen Praxisseminar werden die Teilnehmenden darauf vorbereitet, effektive Digitalisierungsvorhaben umzusetzen. Dabei werden Strategien zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erläutert und praxisnahe Ansätze zur Vermeidung von Fehlern, beispielsweise bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung, vermittelt. Darüber hinaus werden Themen wie elektronische Aktenbearbeitung und -führung behandelt sowie Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Dokumenten und die Erstellung entsprechender Verfahrensdokumentationen erläutert. Ein praxisnahes Beispiel zur digitalen Archivierung wird anhand des Landesarchivs in Berlin vorgestellt.
Zum Abschluss des Seminars werden die Teilnehmenden über die relevanten rechtlichen Grundlagen im Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung und der Digitalisierung von Papier informiert.
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Inhaltsübersicht:
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• Ablauf eines effizienten Digitalisierungsvorhabens: die "Digitalisierungskette”
• Dokumentenmanagementsystem (DMS) und praktische Vorgehensweise bei der Umstellung
• Anforderungen & interne Einflussfaktoren
• Die Einführung des DMS im Arbeitsalltag
• Praktische Vorgehensweise bei der Umstellung auf die elektronische Rechnungsverarbeitung und die Vermeidung von Fehlerquellen
• E-Akte: Elektronische Aktenbearbeitung und Aktenführung
• Externe Einflussfaktoren
• IT-Umgebung
• Das E-Archiv
• Die digitale Archivierung
• Anforderungen an die revisionssichere digitale Archivierung von Rechnungen und Belegen
• Erstellung einer Verfahrensdokumentation und deren Inhalte
• Praxisbeispiel Landesarchiv Berlin
• Rechtliche Grundlagen der elektronischen Aktenführung
• Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung im digitalen Zeitalter
• Der Beweis mit elektronischen Dokumenten
• Digitalisierung von Papier aus rechtlicher Sicht
• Begriffsbestimmungen / Scanstrategien
• Folgen des Scannings für das Beweisrecht (§ 371b ZPO)
• Anwendung der TR RESISCAN
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Referenten:
Patrick Bardenhagen
Dipl. Kfm., MoS.
Betriebswirtschaft
Amtsleiter Kirchenamt in Stade
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Carmen Schwietzer
Stellvertretende Direktorin Landesarchiv Berlin
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Prof. Dr. Henning Müller Direktor
Sozialgericht Darmstadt
Dauer/zeitlicher Ablauf:
9 bis 16.15 Uhr
Ziele/Bildungsabschluss:
Teilnahmezertifikat
Teilnahmevoraussetzungen:
keine
Technische Voraussetzungen:
Videokonferenzschaltung (Zoom)
Lehrgangsverlauf/Methoden:
Praxis-Onlineseminar
Material:
digitale Unterlagen, betreuter Chat
Zielgruppe:
Führungspositionen u. Mitarbeitende v. öffentlichen Verwaltungen, die für die Verwaltungsmodernisierung, Digitalisierung u. Optimierung v. Organisationsprozessen verantwortlich sind . Dazu zählen z.B. Fach- u. Führungskräfte aus Hauptverwaltung, Zentrale Dienste, Organisation, IT, Digitalisierung u. Informationsverarbeitung. Außerdem Personen, die mit der Einführung der elektronischen Verwaltung befasst sind oder aus Querschnittsfunktionen (Justiziariat, Informationssicherheit, Personalbereich).
Seminarkennung:
K.13
