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Office Manager – Allroundtalent im Büro: Seminarmarkt.de

Was ist ein Office Manager?

Oft wird der Begriff Office Management synonym mit der Sekretariatsarbeit verwendet. Allerdings kann ein Office Manager eher als Weiterentwicklung des Berufs der klassischen Bürokraft gesehen werden. Menschen, die in diesem Feld arbeiten, sollten Allroundtalente sein und neben Fachkompetenz auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Im Unternehmen überblickt das Office Management alle Ebenen und Bereiche des Büros. Die Führungskraft wird entlastet, damit sie sich auf Managementaufgaben fokussieren kann. Generell ist der Aufgabenbereich sehr serviceorientiert und variiert je nach Größe, Struktur und Art des Unternehmens.

Welche Aufgaben hat ein Office-Manager?

Die Aufgaben des Office Manager erstrecken sich über mehrere Bereiche. Im Allgemeinen sind das neben der Unterstützung der Führungskraft auch Serviceaufgaben. Dazu zählen der Kontakt mit Kunden und die Sicherstellung reibungsloser Abläufe von Terminen. Konkreter fallen Aufgaben wie Telefonieren, Empfang, Buchhaltung und Archivierung in den Tätigkeitsbereich der Office Manager. Im Vordergrund stehen die Unterstützung des Managements und die Leitung des Büros.

Welche Anforderungen werden an Office-Manager gestellt?

In der Funktion als Büroleitung sollte der Office Manager eine Vordenkerrolle einnehmen. Neben einem guten Umgang mit stressigen Situationen, ist in diesem Job auch Kreativität gefragt, da häufig Projektarbeiten unterstützt werden. Häufig arbeiten Office Manager zwar nach Anweisung, allerdings ist auch Eigenständigkeit bei der Arbeit sowie ein Talent für organisatorische Angelegenheiten gefordert. Office Manager benötigen betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse, die in einer vorangehenden kaufmännischen Ausbildung ebenso wie durch Weiterbildungen erworben werden können. Außerdem werden PC-Kenntnisse und das Beherrschen von mindestens einer Fremdsprache wie beispielsweise Englisch erwartet.

Neben Knowhow im jeweiligen Fachbereich sollte ein Office Manager auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Dazu zählen Teamfähigkeit, Loyalität und Kommunikationsstärke. Oft erfordert dieser Job auch ein hohes Maß an Flexibilität und Souveränität.

Nutzen für Unternehmen

Der Unternehmenserfolg obliegt generell der Unternehmensführung. Dabei kommen zahlreiche wichtige, oft zeitintensive Aufgaben auf die Unternehmensführung zu, vor allem dann, wenn sich das Unternehmen in einer Entwicklungs- oder Veränderungsphase befindet. Je nach Größe und Art des Unternehmens kann der Office Manager hier durch Assistenz sinnvolle Unterstützung leisten. Neben zeitlicher Entlastung können Office Manager gleichzeitig eine unterstützende Funktion in Projektarbeiten übernehmen.

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