Office Manager – Allroundtalent im Büro: Seminarmarkt.de

Was ist ein Office Manager?

Oft werden Office Manager im selben Atemzug genannt wie die Sekretariatsarbeit. Allerdings sind Office Manager eher eine Weiterentwicklung des Berufs der klassischen Bürokraft. Menschen, die in diesem Feld arbeiten, sollten Allroundtalente sein und neben Fachkompetenz auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Im Unternehmen überblickt das Office Management alle Ebenen und Bereiche des Büros. Die Führungskraft wird entlastet, damit sie sich auf Managementaufgaben fokussieren kann. Generell ist der Aufgabenbereich sehr serviceorientiert und variiert je nach Größe, Struktur und Art des Unternehmens.

Welche Aufgaben hat ein Office-Manager?

Die Aufgaben des Office Manager erstrecken sich über mehrere Bereiche. Im Allgemeinen sind das neben der Unterstützung der Führungskraft auch Serviceaufgaben. Dazu zählen der Kontakt mit Kunden und die Sicherstellung reibungsloser Abläufe von Terminen. Konkreter fallen Aufgaben wie Telefonieren, Empfang, Buchhaltung und Archivierung in den Tätigkeitsbereich der Office Manager. Im Vordergrund steht das Management und die Leitung des Büros. In den klassischen Sekretariatsaufgaben erhalten Office Manager Assistenz.

Welche Anforderungen werden an Office-Manager gestellt?

In der Funktion als Büroleitung sollte der Office Manager eine Vordenkerrolle einnehmen. Neben einem guten Umgang mit stressigen Situationen, ist in diesem Job auch Kreativität gefragt, da häufig Projektarbeiten unterstützt werden. Meistens arbeiten Office Manager nach Anweisung, allerdings ist auch Eigenständigkeit bei der Arbeit, sowie ein Talent für organisatorische Angelegenheiten gefordert. Office Manager benötigen betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse, die in einer vorangehenden kaufmännischen Ausbildung sowie in Weiterbildungen erworben werden können. Außerdem werden PC-Kenntnisse und das Beherrschen von mindestens einer Fremdsprache, wie beispielsweise Englisch, erwartet.

Neben Knowhow im Fachbereich sollte ein Office Manager auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Dazu zählen Team- und Reaktionsfähigkeit, Loyalität und Kommunikationsstärke. Oft erfordert dieser Job auch ein hohes Maß an Flexibilität und Souveränität.

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Nutzen für Unternehmen

Der Unternehmenserfolg obliegt generell der Unternehmensführung. Dabei kommen zahlreiche wichtige Aufgaben auf die Unternehmensführung zu.Neben dem Management können diese Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen. Vor allem dann, wenn sich das Unternehmen in der Entwicklungsphase befindet. Je nach Größe und Art des Unternehmens ist es daher sinnvoll, einen Office Manager einzustellen. Diese können die Führungskräfte in vielen Bereichen entlasteten, damit diese sich voll und ganz auf das Management und die Entwicklung ihres Unternehmens konzentrieren kann. Neben zeitlicher Entlastung bieten Office Manager gleichzeitig eine unterstützende Funktion in Projektarbeiten.

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