Effektives Informationsmanagement mit Outlook und OneNote: Daten, Aufgaben und Dokumente effizient organisieren

Selbstmanagement mit Outlook

• Posteingang strukturieren und überwachen.
• „Piler“ oder „Filer“? E-Mails ablegen oder alles in einem Ordner lassen?
• Automatisches Ablegen mit Regeln.
• Übersicht schaffen mit angepassten Ansichten und bedingter Formatierung.

Aufgaben und Wiedervorlage

• Kategorien für zu Erledigendes – auch in gemeinsamen Postfächern.
• Nachverfolgung gezielt einsetzen und auch für Empfänger:innen einstellen.
• E-Mails im Kalender – Wann ist das sinnvoll?
• Aufgaben in Outlook erstellen und nutzen.

Kalendernutzung in Outlook

• Effiziente Terminsuche.
• Automatische Farben mit bedingter Formatierung.
• Aufgaben am Kalender anzeigen.
• Tipps und Tricks.

Suchen und finden

• Ansichten und Möglichkeiten des Windows-Explorers.
• Profi-Sucheingabe.
• Outlook-Suchtools.
• Suche in OneNote.

OneNote als Infopool

• Notizbücher erstellen oder Notes in Teams nutzen.
• Informationen klar strukturieren.
• Inhalte erfassen und verknüpfen.
• Dateien einbinden.

OneNote zur gemeinsamen Nutzung einrichten

• Notizbücher gemeinsam – z.B. zur Übergabe – nutzen.
• Freigabeeinstellungen und Autorennachverfolgung.
• Markierungs- und Suchfunktionen.
• Notizbücher auf SharePoint erstellen.

OneNote und Outlook im Zusammenspiel

• Termine mit OneNote verknüpfen und die Agenda vorbereiten.
• Besprechungen direkt protokollieren.
• Aufgaben via Outlook nachverfolgen.
• OneNote als Vorlagenpool nutzen.

Bitte bringe einen Windows-Laptop mit installiertem Microsoft-Office-Paket ab der Version 2016 ins Seminar mit.

Du lernst,

• trotz vieler parallel laufender Projekte die Übersicht zu behalten,
• die digitale Wiedervorlage in Outlook professionell einzusetzen,
• ein OneNote-Notizbuch zur gemeinsamen Nutzung anzulegen,
• Informationen in OneNote zu verwalten und
• Aufgaben elektronisch zu erfassen, zu delegieren und zu überwachen,
• papierarm zu arbeiten mit gut abgestimmten Prozessen.

Mitarbeiter:innen aus Assistenz, Sekretariat und Sachbearbeitung, die ihr Informationsmanagement überprüfen und optimieren wollen.