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Zeitmanagement – Prioritäten schaffen: Seminarmarkt.de

Was ist Zeitmanagement?

Mehr Zeit, weniger Stress – Das wünschen sich viele Arbeitnehmer. Beim Zeitmanagement geht es vor allem darum Aufgaben sowie Termine innerhalb einer bestimmten Zeit zu erledigen. Hierzu sollen die eigenen Aufgaben so eingeteilt werden, dass Dinge mit höchster Priorität zuerst fertig werden. Sachen mit weniger Relevanz, die trotzdem oft mit einem hohen Aufwand verbunden sind, sollen stattdessen verschoben oder an andere delegiert werden. Es gibt allerdings zahlreiche Ansätze um das Zeitmanagement zu optimieren. Generell liegt der Sinn von Zeitmanagement nicht darin, die Zeit zu managen, sondern diese durch den passenden Einsatz von Methoden und Tipps möglichst sinnvoll zu nutzen. Durch Zeitmanagement ist es möglich, das vorhandene Potenzial best möglich auszuschöpfen und gleichzeitig gestaltet man für sich selbst eine gesunde Work-Life-Balance.

Häufige Fehler beim Zeitmanagement

Beim Thema Zeitmanagement gibt es einige häufige Fehler. Zeitmanagement ist ein oft unterschätztes Thema; denn oftmals halten sich Mitarbeiter an Aufgaben auf, die zu viel Zeit in Anspruch nehmen. Häufig ist es auch so, dass es schon bei der Planung hapert, und oftmals falsch eingeschätzt wird, wieviel Zeit eine einzelne Aufgabe kostet.

Ständige Erreichbarkeit

Wer eine neue Nachricht erhält, kann diese nur schwer nicht sofort lesen, da diese eine willkommene Abwechslung zur Arbeit darstellt. Das häufige Umswitchen führt allerdings dazu, dass es häufig länger dauert, bis man sich wieder voll und ganz auf die Arbeit konzentrieren kann.

Nicht nein sagen

Natürlich werden Kollegen und Freunde gerne unterstützt, wenn diese um Hilfe bitten. Dabei vergisst man jedoch oft, ob überhaupt noch eigene Kapazitäten bestehen. Dadurch rückt die Erreichung der eigenen Ziele schnell in den Hintergrund, um ein schlechtes Gewissen zu vermeiden.

Strukturloses Arbeiten

Die Abarbeitung der To-Do-Liste ohne die Einplanung fester Zeiten für bestimmte Aufgaben verleitet oft dazu, Aufgaben zu verschieben oder zu unterbrechen. Eine strukturierte Arbeitsweise ist für ein gelungenes Zeitmanagement äußerst wichtig und auch die Kollegen können Rücksicht auf den Zeitplan nehmen.

Die komplette Zeit verplanen

Wer jede einzelne Minute eines Arbeitstages verplant, vergisst häufig, dass niemand die ganze Zeit produktiv arbeiten kann. Während der Arbeit wird sich oft Zeit für kleine Dinge, wie beispielsweise der Austausch mit Kollegen oder den Toilettengang genommen. Diese schlagen sich dann aber in der gesamten Planung nieder und machen diese zunichte. Schließlich hat man wieder den Stress, den man anfangs vermeiden wollte.

Nichts abgeben können

Nur Menschen die delegieren und Aufgaben abgeben, können erfolgreich sein. Dadurch werden vielfältigere Fachkenntnisse genutzt und man selbst hat mehr Zeit sich mit den wichtigen Aufgaben zu befassen.

Tipps für gelungenes Zeitmanagement

Wer die typischen Fehler beim Zeitmanagement in Zukunft vermeidet, kann davon ausgehen, mehr Zeit für wichtigere Dinge zu haben. Daneben gibt es einige Tipps, die man zusätzlich beachten kann, um das eigene Zeitmanagement noch erfolgreicher zu gestalten.

  • Den Überblick behalten durch schriftliche Planung, zum Beispiel mithilfe eines Kalenders oder einer To-Do-Liste
  • Aufgaben priorisieren
  • Teilschritte abarbeiten
  • Sich eine Strategie überlegen
  • Aufgaben abgeben
  • Puffer einplanen

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Ziele beim Zeitmanagement

Das wesentliche Ziel beim Zeitmanagement ist es nicht, die Woche komplett zu verplanen, um so sicherzustellen, dass keine Aufgabe unerledigt bleibt. Vielmehr geht es darum, sich langfristige Ziele zu stecken. Wenn der stressige Arbeitsalltag einen einholt, ist es manchmal hilfreich, sich diese Ziele wieder ins Gedächtnis zu rufen. Der Sinn des Zeitmanagements ist es auch zu vermeiden, dass Aufgaben erst kurz vor der Abgabefrist erledigt werden. Zeitmanagement hilft generell dabei, die eigenen Gedanken zu strukturieren, sich selbst zu motivieren und die eigenen Ziele erfolgreich zu erreichen.

Methoden des Zeitmanagements

Das Thema Zeitmanagement umfasst viele verschiedene Methoden, die jeweils alle dieselbe Absicht verfolgen. Dabei muss man für sich selbst herausfinden, welche dieser Methoden am besten zu einem passt.

  • Eisenhower Matrix: Aufgaben von A-D so priorisieren, dass die wichtigsten To-Do’s erkannt und schnellstmöglich erledigt werden
  • Pareto-Prinzip: die wichtigsten 20% herausfiltern und die volle Konzentration darauf ausrichten, die übrigen 80% werden als weniger wichtig eingestuft
  • ALPEN-Methode: dient zur Einteilung und Priorisierung von Aufgaben eines Tages, wobei die einzelnen To-Do’s in ihrem Zeitaufwand abgeschätzt werden

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