SharePoint Dokumentenmanagement - Microsoft 365 Workshop
Webinar - GFU Cyrus AG
Nach erfolgreicher Teilnahme am Workshop sind Sie in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in Microsoft 365 SharePoint Online eigenständig zu verwalten. Sie haben die relevanten Einstellungen konfiguriert und kennen alle wesentlichen Funktionen, um Doku mente gemeinsam zu bearbeiten und Überarbeitungen zu steuern. Sie können den Lizenzbedarf einschätzen und kennen die Unterschiedlichen Lizenzen. Zudem wissen Sie die grundlegenden Microsoft Purview Sicherheitsfunktionen für Dokumente zu nutzen und die Möglichkeiten von Microsoft Copilot für Dokumente in SharePoint-Bibliotheken.
Metadaten zu Word-Dokumenten automatisch abgleichen
Inhaltstypen - Vortrag, Demo, Übungen
Zentrale Vorgabe von Metadaten mit Dokumentvorlagen
Versionsverlauf - Vortrag und Demo, Übung optional
Versionierung konfigurieren und Arbeiten mit Versionen
Tag 2: Dokumentensteuerung, Zusammenarbeit und Archivierung
Wiederholung Tag 1 - Gespräch
Berechtigungen und Inhaltsgenehmigung - Vortrag, Demo, Übungen
Zugriff auf Entwürfe und Dokumente erlauben
Dokumentensteuerung - Vortrag, Demo, Übungen
Bibliotheksansichten, Erinnerungen, Regeln und Workflows
Dokumente in Microsoft Teams - Vortrag und Übungen
Bibliotheken in Teams-Kanäle erstellen und einbinden
Archivierung und Löschung - Vortrag, Demo oder Video und Übungen
Dokumente in SharePoint archivieren und löschen
Tag 3: Datenlebenszyklus, externes Teilen und Dokumentensicherheit
Wiederholung Tag 2 - Gespräch
Aufbewahrung und Löschung - Vortrag, Übungen mit Demo
Datenlebenszyklusverwaltung für Dokumente mit Microsoft Purview
Lizenzierung und Abrechnung - Vortrag
Überblick der Microsoft 365-Pläne und nutzungsbasierte Bezahlung
Externes Teilen mit SharePoint - Vortrag, Übungen mit Demo
Dokumente mit Personen außerhalb der Organisation teilen
Klassifizierung von Office-Dateien - Vortrag, Demo und/oder Übung
Dokumente kennzeichnen und schützen mit Microsoft Purview
Zusammenfassung und Ausblick - Gespräch
Dauer/zeitlicher Ablauf:
3 Tage
Zielgruppe:
Dieser Workshop richtet sich an Personen, die umfangreiche Dokumente über längere Zeit räume bearbeiten und aktualisieren (z. B. Betriebsanleitungen, Beschreibungen, Berichte, Ana lysen, Verträge). Voraussetzung für eine erfolgreiche Teilnahme sind Grundkenntnisse in SharePoint, Outlook, Word und Microsoft 365.
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