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Der Kunde steht für jedes Unternehmen an oberster Stelle. Die regelmäßige Pflege der Kundenbeziehungen gehört zum festen Bestandteil des Unternehmensalltags. Zu diesem Zweck gibt es verschiedene CRM-Systeme und Softwarelösungen, die Sie bei dieser Aufgabe unterstützen. Denn die Datenmenge, die dabei entsteht, muss sinnvoll aufbereitet und bestmöglich dokumentiert werden. Schließlich erhält man bei jedem Kundenkontakt nützlich Informationen, die auch für zukünftige Interaktionen wertvoll sein können.

Was bedeutet CRM?

CRM – Customer-Relationship-Management – beschreibt eine Strategie, wie bestehende, aber auch neue Kundenbeziehungen und -interaktionen mit dem Unternehmen gestaltet werden. Es kann daher verstanden werden als unternehmerischer Ansatz, das Kundenmanagement aktiv zu gestalten und nicht dem Zufall zu überlassen.
Interne Unternehmensprozesse sollten auf ein durchdachtes CRM ausgerichtet und durch entsprechende Software unterstützt werden. So können die Mitarbeiter - unter Beachtung geltender Datenschutzauflagen - die Informationen über die Interaktionen mit den Kunden systematisch aufzeichnen. Die individuellen Kontaktinformationen und Präferenzen jedes Individuums oder Kundenunternehmens können hinterlegt und mit Dokumenten und weiteren Informationen über Neuerungen, Ereignisse oder Aktionen des Unternehmens kombiniert werden.
Die häufig cloudbasierten Anwendungen ermöglichen dann die umfassende Analyse und Auswertung der aufgezeichneten Daten. Sowohl die Neukundenakquise, als auch die Pflege von Bestandskunden kann damit optimiert und ergebnisorientiert vorangetrieben werden. Ein wesentliches Ziel ist dabei, trotz einer hohen Kundenzahl die Kommunikation möglichst persönlich und individuell zu gestalten, und so die Unternehmensbeziehungen kontinuierlich zu verbessern.

Ansätze des CRM

Je nach Größe und Geschäftsmodell gibt es innerhalb des Customer-Relationship-Managements unterschiedliche Ansätze und Schwerpunkte. Diese spiegeln sich im Blick auf die unterschiedlichen Kunden, aber auch in Ausgestaltung und Konzeption des jeweiligen CRM-Systems wider.

• Operatives CRM: Pflege der Kundenhistorie und Adressdaten sowie die zeitlich korrekte Ansprache mit passenden Themen.
• Kollaboratives CRM: Dabei können Mitarbeiter auf dieselben Daten zugreifen und den Kunden individuell betreuen. Zudem kann gemeinsam an Projekten und Datensätzen gearbeitet werden. Das sorgt für die nötige Transparenz.
• Analytisches CRM: Vertrieb und Marketing werden verstärkt über Kennzahlen gesteuert. Kunden werden dabei seltener individuell betreut.
• Kommunikatives CRM: Verschiedene Kommunikationskanäle für den Kundenkontakt werden bereitgestellt (z.B. über Social Media) und als direkte Schnittstelle zum Kunden genutzt.

Funktionen einer CRM-Software

In erster Linie kann eine CRM-Software das Kontaktmanagement verbessern. Die Stammdatenerfassung und die Dokumentation der Aktivitäten erfolgt im Programm standardisiert. Fehlende oder falsche Informationen können durch Plausibilitätsprüfungen besser gefunden und behoben werden. Zusätzlich zu den erfolgten Interaktionen werden aber auch die Ergebnisse jeder Maßnahme verzeichnet. Das ermöglicht eine bessere Bewertbarkeit von Aktionen.
Die integrierten Analysetools der CRM-Software bieten die Möglichkeit, individuelle Datenreports zu generieren. Unternehmen können so erforderliche Sales Kennzahlen ermitteln und diese als Basis für das Reporting und Forecasting nutzen. Auch für das Lead Management kann das CRM-System ein hilfreiches Instrument bei der Planung von Kampagnen, Jahreszielen oder Umsatzprognosen sein.
Abgesehen von diesen Vorteilen für Vertrieb, Management und Marketing, profitiert auch der Service von einer CRM-Software im Unternehmen. Die zentrale Datensammlung ermöglicht eine teamübergreifende Kollaboration. Schneller Zugriff auf notwendige Informationen durch die Mitarbeiter und das Steuern der Kontakte seitens des Managements können nicht nur die Servicequalität, sondern auch die Produktivität verbessern helfen.

Was kann CRM-Software für Unternehmen leisten?

Mit der passenden CRM-Software kann die Komplexität heutiger Kommunikationswege vereinfacht werden, so dass der Kunde wieder voll und ganz im Mittelpunkt steht. Gute CRM-Software zeichnet sich durch einfache Bedienbarkeit, Verfügbarkeit auf verschiedenen Geräten sowie die Anbindung an zahlreiche Online-Dienste aus. Die Anschaffung alleine ist aber noch keine Garantie für die Verbesserung der Kundenbeziehungen. Dreh- und Angelpunkt bleibt die unternehmenseigene Servicekultur. Schließlich sind es die Mitarbeiter, die jede Veränderung im Unternehmen tragen. Erst der professionelle, geschulte Umgang mit der Software ermöglicht es dann, die Arbeitsabläufe optimal auf den Kunden und die Zielvorgaben des Unternehmens gleichermaßen abzustimmen.

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