Grundlagen & Kernprozesse in der Automatisierung des Rechnungswesens
1. Einführung & Architektur
- Warum ist Automatisierung im Rechnungswesen nützlich? Welche Vorteile, Risiken und regulatorischen Anforderungen gibt es?
- Überblick über das Tool Make: Wie funktionieren Trigger (Auslöser), Nodes (Verarbeitungsschritte), Fehlerbehandlung und Wiederholungslogik?
- Verknüpfung von Systeme wie E-Mail (z. B. IMAP/SMTP), Cloud-Speicher (z. B. Google Drive, SharePoint), ERP-Systeme (z. B. DATEV, SAP, Lexware), Zahlungsanbieter (z. B. Stripe, Adyen), Webhooks und APIs (Programmierschnittstellen).
2. Datenaufnahme & Vorverarbeitung
- Nutzung von geeigneten Quellen: E-Mails, Upload-Ordner, Scanner oder Portale für deine Workflows.
- Automatische Auslesung von Rechnungsdaten wie Lieferant, IBAN, USt-ID und Positionen mithilfe von OCR (Optical Character Recognition).
- Integration von Validierungen, z.B. um Pflichtfelder zu prüfen, Summen abzugleichen, IBANs zu checken und Duplikate zu vermeiden.
Workshop 1 «Automatisiertes Erfassen von Eingangsrechnungen» mit Make
Ziel: PDF-Dateien in strukturierte Daten umwandeln und protokollieren.
3. Klassifizierung & Kontierungsvorschlag
- Definieren von Regeln, um Lieferanten automatisch den richtigen Konten (z. B. Konto 3120) zuzuordnen und Logiken basierend auf Stichwörtern anzuwenden.
- Nutzung von KI-Assistenz (optional): Claude/GPT für Heuristiken.
Workshop 2 «Automatische Buchungsvorschläge erstellen»
Ziel:Überführung von Daten in ein ERP-kompatibles Format (z. B. DATEV oder SAP).
4. Datenqualität, Audit & Fehlerbehandlung
- Revisionssichere Protokollierung durch die Dokumentation jeder Transformation mit Zeitstempel und Hash.
- Beheben von Fehlern über Quarantäne-Prozesse und automatische Rückfragen an Lieferanten.
- Überblick durch tägliche Berichte und Warnmeldungen bei Abweichungen.
Automatisierung von Zahlungen, Berichten & regulatorischen Updates
5. Automatisierter Zahlungsabgleich (Payment Matching)
- Eingabe von Kontoauszügen, Zahlungsdienstleister-Exporte.
- Anwendung verschiedener Matching-Strategien: Exakte Übereinstimmung (Betrag und Verwendungszweck), unscharfe Suche (z. B. ähnliche Namen, ±3 Tage) und KI-gestützte Heuristiken.
- Erstellung von Abgleichsvorschlägen, Differenzenlisten und automatischen Mahnprozess-Triggern.
Workshop 3 «Automatisiertes Payment Matching»
Ziel: Automatisierung des Abgleichs von Zahlungseingängen mit offenen Posten.
6. Monatsberichte & tägliche E-Mail-Zusammenfassung
- Automatisierung wichtiger Kennzahlen (KPIs) wie Umsatz, Kosten, Marge und Cashflow.
- Erstellung automatischer HTML- und PDF-Berichte.
- Plane den Versand zeitgesteuert oder auf Abruf, mit Versionierung und Zielgruppensteuerung.
7. Automatisierte Regulatorik- & Börsen-Updates
- Tagesaktuelle Berichte zu rechtlichen und marktrelevanten Entwicklungen als Report verteilen.
- Quellen: Aufsichtsbehörden, Gesetzesportale, Börsen- und Marktnews.
Workshop 4 „Morning Compliance Briefing“
Ziel:Bauen eines End-to-End-Workflow für tägliche Compliance-Updates.
8. Sicherheit, Compliance & Revisionssicherheit
- Wie erstellt man DSGVO-konforme Workflows? Daten minimieren, sicher speichern und Löschkonzepte umsetzen.
- Nutzung von Secrets-Management für API-Schlüssel, Rechteverwaltung und Protokollierung.
- Revisionssichere Dokumentation aller Änderungen mit unveränderlichen Logs und Versionierung.
In unseren Seminaren behandeln wir explizit die datenschutzrechtlichen Anforderungen beim KI-Einsatz im Rechnungswesen. Wir erläutern DSGVO-konforme Deployment-Optionen (EU-Hosting via Azure, AWS Bedrock, etc.), weisen auf Risiken wie Halluzinationen hin und geben konkrete Handlungsempfehlungen für die betriebliche Umsetzung.
- Du automatisierst die Rechnungsaufnahme, Prüfung, Kontierung und Übergabe an dein ERP-System.
- Du sparst Zeit beim Zahlungsabgleich und Mahnwesen.
- Du wirst befähigt, Monatsberichte und tägliche Compliance-/Börsen-Updates auf Knopfdruck zu erstellen.
- Du sorgst mit selbst erstellten, automatisierten Prozessen für revisionssichere Protokolle, bessere Datenqualität und schnellere Entscheidungen.
- Mit den mitgelieferten Vorlagen und Prompts passt du die Workflows schnell an deine individuellen Anforderungen an.
Wichtiger Hinweis:
Für die praktische Mitarbeit im Seminar empfehlen wir sehr dringend folgende, kostenpflichtige Accounts/Abonnements:
- Make: Pro (oder höher)
- Open AI: ChatGPT Plus
- Anthropic: Claude Pro
Nur so können die Übungsaufgaben während des Seminars gespeichert und nach dem Seminar erneut aufgerufen werden, sowie die erweiterten Funktionen dieser KI-Tools genutzt und auch größere Datensätze effizient verarbeitet werden. Diese Abos/Accounts können direkt nach dem Seminar wieder gekündigt werden
Grundsätzlich kann an der Veranstaltung auch ohne eigene Accounts teilgenommen werden. Wenn du dich dazu entscheidest, Accounts zu erstellen, um während der Veranstaltung selbst praktisch mitzuarbeiten, melde dich bitte eigenverantwortlich an. Dabei musst du die Nutzungsbedingungen der Dienste akzeptieren.
Wenn geschäftliche E-Mail-Adressen verwendet werden, spreche dies bitte vorab mit deinen Datenschutzverantwortlichen ab. Wir empfehlen zudem, keine Personendaten in die KI-Tools einzugeben.
Fach- und Führungskräfte aus Rechnungswesen, Controlling, Finanzbuchhaltung & Compliance, die Prozesse automatisieren und regulatorisch up to date bleiben wollen.
Keine Programmierkenntnisse erforderlich.
