Personalakte im öffentlichen Dienst: Personalaktenrecht und digitale Personalakte

• Aktuell (Stand: Oktober 2026): Nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Eine Befreiung ist nur noch bis zum 31.12.2026 möglich. Wir klären, welche Unterlagen betroffen sind und was Sie bis zum Stichtag tun sollten.

  Teil 1: Rechtsrahmen

  •       Personalaktenrecht der Beamtinnen und Beamten in Bund und Ländern

  •       Regelungen für Tarifbeschäftigte nach TVöD und TV-L

  •       Datenschutz im Beschäftigungsverhältnis: DSGVO, BDSG, Landesdatenschutzgesetze

  •       Grundsätze der Personalaktenführung: Vollständigkeit, Wahrheit, Kontinuität

  •       Was gilt bundesweit einheitlich, wo weichen die Länder ab?

  Teil 2: Inhalt und Aufbau der Personalakte

  •       Personalakte, Teilakten, Sachakten und Nebenakten

  •       Was gehört hinein, was nicht?

  •       Gesundheits- und Beihilfedaten, besonders schützenswerte Daten

  •       Aufnahme, Berichtigung und Entfernung von Unterlagen

  •       Fallbeispiele aus der Praxis

  Teil 3: Einsicht, Auskunft und Weitergabe

  •       Einsichtsrecht der Beschäftigten, Form und Ablauf

  •       Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO und Abgrenzung zur Einsicht

  •       Zugriff in der Dienststelle: Wer darf was sehen?

  •       Übermittlung an andere Behörden und Dritte

  •       Aufbewahrung, Löschung, Vernichtung

  •       Übung: Ein Einsichtsverlangen bearbeiten

  Teil 4: Die digitale Personalakte

  •       Rechtliche Möglichkeiten und Grenzen der elektronischen Führung

  •       Entgeltunterlagen nach § 8 BVV: Was gilt ab 2027?

  •       Ersetzendes Scannen, Schutzbedarf und Beweiswert

  •       Berechtigungs- und Löschkonzept, Datenschutz-Folgenabschätzung

  •       Beteiligung von Personalrat und Datenschutzbeauftragten

  •       Ablauf eines Einführungsprojekts und typische Stolpersteine

  Bundesrecht und Landesrecht: Das Seminar behandelt das gemeinsame Recht und zeigt die wichtigsten Abweichungen. Bitte nennen Sie bei der Anmeldung Ihr Bundesland. Eine Vertiefung Ihres Landesrechts ist als Inhouse-Schulung möglich.

Nach dem Seminar können Sie:

•       die Vorschriften für Beamte und Tarifbeschäftigte in Bund und Ländern zuordnen und Abweichungen erkennen,

•       entscheiden, was in die Personalakte gehört und was nicht,

•       Einsichts- und Auskunftsverlangen korrekt bearbeiten,

•       Aufbewahrung und Löschung in Ihrer Dienststelle regeln,

•       die Anforderungen an die elektronische Führung einschätzen, einschließlich der Entgeltunterlagen nach § 8 BVV ab 2027,

•       Personalrat und Datenschutzbeauftragte bei der Einführung einer digitalen Personalakte früh einbinden.

Personalsachbearbeitung und Personalleitung in Verwaltungen, Fachbereichs- und Amtsleitungen, Datenschutzbeauftragte, Personalrätinnen und Personalräte sowie Quereinsteigende in der Personalarbeit.