E-Rechnung umstellen: bis Januar 2027 ausstellfähig werden

• Tag 1 - Betroffenheit und Bestandsaufnahme
• 1. Wer wann muss
  
  • Empfangspflicht seit Januar 2025 und was sie vom Ausstellen unterscheidet
  • Die beiden Stufen: ab Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab Januar 2028 für alle; die Übergangsregel für kleinere Unternehmen im Jahr 2027 und die Fortführung eingeführter EDI-Verfahren
  • Die Dauerausnahmen und warum sie den Umstellungsumfang deutlich verkleinern: Kleinbeträge bis 250 Euro brutto, Fahrausweise, Kleinunternehmer als Aussteller, Rechnungen an Endkunden, bestimmte steuerfreie Umsätze
  
  
• 2. Bestandsaufnahme des eigenen Rechnungsausgangs
  
  • Rechnungsarten erfassen: Standardrechnung, Anzahlung, Teilrechnung, Schlussrechnung, Gutschrift, Dauerrechnung, Storno
  • Welche Systeme Rechnungen erzeugen - ERP, Fakturierungsmodul, Branchenlösung, Tabellenkalkulation, Einzelfälle von Hand
  • Empfängerkreise trennen: inländisches B2B, öffentliche Auftraggeber, Ausland, Endkunden
  • Die Liste der Rechnungsarten in umzustellend und ausgenommen aufteilen
  
  
• 3. Format wählen
  
  • XRechnung oder ZUGFeRD: wann welches, und was der Empfänger davon merkt
  • Versionen und ihre Folgen: XRechnung 3.0.x ist produktiv, 4.0 ist in Vorbereitung und Rechnungen nach 3.x fallen in der 4.0-Validierung durch; ZUGFeRD 2.4 ist mit Factur-X 1.08 harmonisiert
  
  
• 4. Die schwierigen Rechnungsarten abbilden
  
  • Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnungen kodieren und die Verrechnung bereits gezahlter Beträge darstellen - der häufigste Stolperstein der Umstellung
  • Mengeneinheiten und Codelisten korrekt setzen, einschließlich der aus dem EDIFACT-Umfeld stammenden Einheitenschlüssel
  • Rabatte und Zuschläge auf Positions- und Dokumentebene, Frachtkosten, gemischte Steuersätze
  • Kontierung im Hintergrund: SKR03 und SKR04, maschinelle Vorkontierung und ihre Grenzen
  
  
• Praxis-Übung 1: Jeder Teilnehmer bestimmt anhand des Vorjahresumsatzes den eigenen Pflichtzeitpunkt und legt die Liste seiner Rechnungsarten an, getrennt in umzustellende und dauerhaft ausgenommene. Anschließend wird für eine der schwierigen Arten - Anzahlung oder Schlussrechnung mit Verrechnung - der Datensatz feldweise von Hand aufgebaut. Im Plenum werden die Zuordnungen verglichen; abweichende Lösungen werden auf ihre Ursache zurückgeführt.
• Tag 2 - Erzeugen, prüfen, übertragen
• 5. Erzeugen und validieren
  
  • Rechnungen aus dem eigenen System heraus erzeugen: interne Felder den Pflichtangaben zuordnen, Lücken erkennen
  • Syntaktisch prüfen gegen das Schema und fachlich prüfen gegen die Geschäftsregeln - zwei Prüfungen, zwei Fehlerarten
  • Mit dem KOSIT-Validator arbeiten und einen Prüfbericht lesen
  • Die häufigsten Ablehnungsgründe und wie man sie vor dem Versand findet statt beim Empfänger
  
  
• 6. Übertragen
  
  • Die Wege: E-Mail, Peppol, Kundenportale, bestehende EDI-Verbindungen
  • Leitweg-ID und was beim öffentlichen Auftraggeber zusätzlich gilt
  • Was geschieht, wenn der Empfänger nicht annehmen kann, und wer dann das Problem hat
  
  
• 7. Eingangsseite, Altbestand und Nachweis
  
  • Die Eingangsseite mitziehen: die Empfangspflicht gilt bereits für alle, auch für Kleinunternehmer
  • Eingeführte EDI-Verfahren: bis wann sie mit Zustimmung weiterlaufen dürfen und was danach kommt
  • Revisionssichere Ablage und Verfahrensdokumentation - was bei einer Prüfung vorgelegt wird
  • Der Ausblick, der in die Planung gehört: ab 2028 innergemeinschaftliches B2B und digitale Meldepflichten nach ViDA, Echtzeitmeldung geplant für 2030
  
  
• Praxis-Übung 2: Die in Übung 1 entworfene Rechnung wird erzeugt, durch den KOSIT-Validator geschickt und so lange nachgebessert, bis der Prüfbericht ohne Fehler bleibt. Wer eine Datei aus dem eigenen System mitgebracht hat, prüft diese zusätzlich. Zum Abschluss entsteht der Umstellungsplan: je Rechnungsart System, Format, Zieltermin und Verantwortlicher, mit dem eigenen Pflichtzeitpunkt aus Übung 1 als Stichtag.
  
  
  
  

• Mitarbeitende in Buchhaltung und Rechnungswesen, die den Rechnungsausgang umstellen müssen
• IT- und ERP-Verantwortliche, die Formate, Schnittstellen und Übertragungswege einrichten
• Kaufmännische Leitungen, die den Umstellungstermin und die Zuständigkeiten festlegen
• Mitarbeitende in Steuerberatungskanzleien, die Mandanten durch die Umstellung begleiten

Voraussetzungen: Sie kennen den Rechnungsausgang Ihres Unternehmens aus der Praxis und wissen, aus welchem System Ihre Rechnungen heute kommen. Grundkenntnisse im Rechnungswesen werden vorausgesetzt, Programmierkenntnisse nicht. Gearbeitet wird mit dem KOSIT-Validator als amtlichem Prüfwerkzeug sowie einem im Seminar bereitgestellten Werkzeug zur Erzeugung von XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien; wer eine Ausgabedatei aus dem eigenen System mitbringt, prüft diese. Hilfreich für die erste Übung: der Gesamtumsatz des Vorjahres und eine Liste der eigenen Rechnungsarten.

Abgrenzung


Dieses Seminar führt die Umstellung als Projekt durch. S6836 behandelt die rechtliche und organisatorische Seite laufender Rechnungsprozesse - Empfang, Prüfung, Verbuchung, Archivierung, Verfahrensdokumentation - und ist der passende Kurs für Häuser, die bereits ausstellfähig sind. S6435 geht technisch in die Tiefe des ZUGFeRD-Formats mit PDF/A-3-Container, Profilen und Schematron-Prüfung; dieser Kurs nutzt beide Formate, ohne eines davon auszureizen. S6094 behandelt die KI-gestützte Dokumentenerfassung nach GoBD und liegt auf der Eingangsseite. Für die Arbeit in der Buchhaltungssoftware selbst stehen die DATEV-Kurse S4600 und S4820 bereit.