Ihre Fragen & unsere Antworten zu Löschfristen & Löschkonzept

Mögliche Diskussions- oder Programmfragen zur Datenlöschung und Archivierung in der Personalabteilung:

• Welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelten für Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge (bAV)?
• Wie ist mit Papierakten umzugehen, wenn parallele digitale Akten geführt werden und eine automatisierte Löschung nur digital möglich ist?
• Sind bei der elektronischen Entgeltabreitstellung im ESS-Bereich (Employee Self Service) ebenfalls gesetzliche Löschfristen zu beachten?
• Müssen begleitende E-Mails zu Personalvorgängen ebenfalls fristgerecht gelöscht werden?
• Wenn innerhalb eines Prozesses unterschiedliche Löschfristen gelten: Ist eine feinere Clusterung der Datenverarbeitung sinnvoll oder sogar erforderlich?
• Welche datenschutzrechtlichen Pflichten bestehen gegenüber externen Dienstleistern, z. B. im Rahmen der Entgeltabrechnung? Muss ein Löschkonzept vorgelegt oder geprüft werden?
• Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Arbeitsplatzbeschreibungen?
• Ist es datenschutzrechtlich zulässig, im Abrechnungssystem ausschließlich komplette Personalstammsätze zu löschen, statt selektiver Einzeldatenlöschungen?
• Wie sind Antragsunterlagen zum Aufenthaltstitel datenschutzrechtlich einzuordnen und wie lange dürfen diese gespeichert werden?
• Welche Fristen gelten für die Löschung von Arbeitszeitdaten im aktiven Arbeitsverhältnis?
• Wie ist mit Vorsorgebescheinigungen und der Speicherung von Termindaten ohne Untersuchungsergebnisse umzugehen?
• Wie lange dürfen Arbeitnehmerdaten gespeichert werden, wenn potenziell erst in Jahrzehnten Ansprüche auf Versorgungsleistungen geltend gemacht werden könnten?