Prioritäten setzen im Projekt: Klarheit schaffen und halten – für dich als Projektmanager:in, im Projektteam und mit Stakeholder:innen

Warum im Projekt alles gleichzeitig dringend wird

• Prio-1-Inflation: warum es nur eine Eins geben kann.
• Laute und leise Aufgaben unterscheiden.
• Warum das am System liegt und nicht an deiner Disziplin.

Ebene 1: Deine eigene Klarheit

• Eisenhower und Pareto mit eigenen Maßstäben statt nach Gefühl.
• KI als Helfer beim Priorisieren im Projektmanagement und wo die Entscheidung bei dir bleibt.

Ebene 2: Im Projektteam gemeinsam Aufgaben priorisieren und entscheiden

• Das 35-Game: aus vielen Optionen ein Ranking machen.
• Ecocycle Planning: Zombie-Aufgaben loswerden.
• Prioritäten setzen, sichtbar machen und Commitment sichern.

Ebene 3: Mit Auftraggebern und Stakeholdern aushandeln

• Wenn zwei Führungskräfte unterschiedlich priorisieren: Position beziehen.
• Wer entscheidet eigentlich? Entscheidungswege mit dem Decision-Canvas klären.
• Typ 1 oder Typ 2: was gründlich abgewogen gehört und was man einfach ausprobieren kann.

Rahmen, Grenze, Alternative: die Formel fürs professionelle Nein

• Fertige Formulierungen für die eilige Zusatzaufgabe am Donnerstagnachmittag

Fokus halten und dranbleiben

• Energie steuern: Chronotyp, Microbreaks, Singletasking.
• Die Top-3-Regel und weitere Routinen.
• Dein erster Schritt nach dem Training.

• Du erkennst, warum im Projekt ständig alles gleichzeitig dringend wird, und behandelst es als Systemfrage.
• Du priorisierst auf drei Ebenen: für dich, im Team und mit allen, die von außen etwas wollen.
• Du moderierst Priorisierungsentscheidungen im Team, statt sie allein zu treffen.
• Du klärst, wer entscheidet, beziehst Position bei widersprüchlichen Prioritäten und verhandelst ein professionelles Nein.
• Du weißt, was KI beim Priorisieren im Projektmanagement übernimmt und wo die Entscheidung bei dir bleibt.
• Du nimmst Routinen mit, die deinen Fokus und deine Energie im Alltag schützen.

Projektleiter:innen, Teilprojektleiter:innen und Projektmitarbeiter:innen, die zwischen den Anforderungen mehrerer Auftraggeber stehen. Der Schwerpunkt liegt auf der Priorisierung sowie den gemeinsamen Entscheidungen im Team mit Stakeholder:innen. Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.