Digitale Gremienarbeit organisieren - ChatGPT, KI, Tools und Technik

Digitale Tools und ChatGPT

• Vergleich gängiger Plattformen (MS Teams, Zoom, BigBlueButton, etc.)
• Dateiablage und Dokumentenmanagement (z.  Nextcloud, OneDrive)
• Aufgabenverwaltung und Kanban-Boards (z.  Trello, Planner)
• ChatGPT: Prompttechnik mit „ROMANE
• Von der Frage zur qualitativ hochwertigen KI-Antwort
• Kritischer Umgang mit Ergebnissen: Kontrolle und Bewertung

Abstimmen und Entscheiden im Digitalformat

• Technische und rechtliche Voraussetzungen für Abstimmungen
• Tools für Entscheidungsprozesse im Gremium
• Umgang mit technischen Ausfällen und Sitzungsabbrüchen

Gemeinsames Arbeiten in Dokumenten und online-Sitzungen

• Echtzeitbearbeitung von Anträgen, Beschlüssen und Protokollen
• Gemeinsame Vorlagen nutzen und weiterentwickeln
• Versionskontrolle und Kommentarfunktionen sinnvoll einsetzen
• Rollen- und Zugriffsrechte in digitalen Arbeitsräumen
• Digitale Moderation und Beteiligung: Interaktive Formate: Umfragen, Whiteboards, Breakouts

Technikstress und Vorbehalte gegenüber KI abbauen

• Vorbereitung und Technik-Checks vor digitalen Sitzungen
• Unterstützung bei Barrieren: Schulung, Anleitung, Hilfe
• Klare Zuständigkeiten im Team für digitale Abläufe

Einführung digitaler Arbeitsplattformen im Gremium

• Bedarfsanalyse und Toolauswahl
• Implementierungsschritte und Schulungsbedarf
• Pilotprojekte und schrittweise Einführung

Sichere digitale Archivierung

• Ablagestrukturen für Beschlüsse, Protokolle und Korrespondenz
• Backup-Lösungen und Zugriffskonzepte
• Aufbewahrungsfristen und datenschutzkonforme Ablage

• Rechtssicherer und effizienter Einsatz von geeigneten Tools für Zusammenarbeit, Abstimmungen und Dokumentation
• Datenschutz und IT-Sicherheit bei der digitalen Gremienarbeit
• Moderation und Beteiligung im digitalen Raum durch interaktive Methoden und klare Rollenverteilung
• Strukturierte Planung und Umsetzung von technischen Abläufen, Archivierung und Tooleinführung

• Betriebsratsmitglieder
• Vertrauensperson der Schwerbehinderten und ihre Stellvertreter
• Personalratsmitglieder