Mit dem Führen eines Patentsekretariats bzw. einer Patentabteilung übernehmen Sie zahlreiche administrative, fachliche, personelle und persönliche Herausforderungen, die es zu meistern gilt. In der Lehrgangswoche eignen Sie sich Techniken des Sekretariats-, Personal- und IT-Managements an und werden mit den umfangreichen Anforderungen und Aufgaben eines Büroleiters vertraut gemacht. Dabei profitieren Sie von unterschiedlichen Vorgehensweisen und Erfahrungen unserer Experten aus der Praxis.
Diese zertifizierte Weiterbildung bereitet Sie auf Ihre vielfältigen Führungsaufgaben vor, so dass Sie gut aufgestellt in der Führungsarbeit überzeugen. Sie lernen u.a. Techniken und Methoden kennen, um Ihr Sekretariat / Ihre Patentabteilung und Ihre Mitarbeiter / innen ergebnisorientiert und kooperativ zu führen.
Der Lehrgang wurde speziell für (Nachwuchs-)Führungskräfte im Gewerblichen Rechtsschutz konzipiert.
Tag 1: Führung und Kommunikation
Analyse der eigenen Führungspersönlichkeit
- Abgleich Selbst- / Fremdbild
- Erkennen der eigenen Stärken / Schwächen
Reflektion des eigenen Führungsverhaltens
- Umgang mit Erwartungen
- Entscheidungen treffen
Führungsinstrumente und deren situativer Einsatz
- Motivation durch Authentizität
- Das Achtsamkeitsprinzip
Verschiedene Persönlichkeiten im Team erkennen und deren Stärken nutzen
- Fordern und Fördern
- Delegation
Professionelle Kommunikation als Grundlage erfolgreicher Führung
- Mitarbeitergespräche / Konfliktgespräche
- Stellenbeschreibung / Stellenausschreibung
- Mitwirkung bei der Auswahl des Personals
Bewerbungsgespräche
Tag 2: IT-Tools effizient nutzen
IT als Grundlage für moderne Büroprozesse
- Machen Sie sich die IT Untertan: Vereinfachen Sie Ihre Arbeitsprozesse durch einen effektiven IT Einsatz
- Werden Sie zum Bindeglied zwischen Ihrem Team und externen Dienstleistern
- Lernen Sie, einfache Problemstellung selbst zu lösen
IT-Infrastruktur
- Telefonie / Fax / E-Mail / Internet verbinden
- Multifunktionsgeräte einbinden
- Sicherungskonzepte anwenden und kennenlernen
Software
- Schneller Arbeiten mt Windows / Office-Programmen
- Automatisierungsmöglichkeiten (Quicksteps, Makros)
- Sichere Kennwörter erstellen / austauschen
- Komprimierung und Verschlüsselung gezielt nutzen
- Umgang mit (verschlüsselten) E-Mails
- Patentverwaltung / Datenbanken
- Dokumenten-Management / E-Akte / PDF-A-Format
- Schnittstellen (z.B. FIBU, Ämter...)
Tag 3: Personalmanagement & Arbeitsrecht
Personalmanagement
Das Einstellungsgespräch - zulässige und unzulässige Fragestellungen
- Ausbildung
- Ausbildungsverhältnis
Zeugnisse
- Erteilung von Zeugnissen (Form, Inhalt)
- Einfaches vs. Qualifiziertes Zeugnis
Kündigung und Abmahnung
- Allgemeiner und besonderer Kündigungsschutz
- Personenbedingte / betriebsbedingte /
verhaltensbedingte Kündigung - Abmahnung - Gründe und Fallstricke beim Verfassen
Befristung, Gestaltung von Arbeitsverträgen
- Voraussetzungen für eine und Besonderheiten bei der Befristung des Arbeitsverhältnisses
- Verlängerung von befristeten Arbeitsverträgen
- Ausschlussfristen, Urlaubsregelung, etc.
Aktuelle Rechtsprechung im Arbeitsrecht
- Übersicht über aktuelle Urteile und Entscheidungen und ihre Relevanz für die Praxis
Tag 4: Ausbildung einer/eines Pafa
Vorbereitung auf die Ausbildung zur / zum Pafa
- Anforderungen an den Ausbildungsbetrieb /
Ausbilder - Anforderungen an die / den Auszubildende/n, Jugendarbeitsschutzgesetz
- Formalitäten mit der Patentanwaltskammer
- Ausbildungsrahmenplan der Patentanwaltskammer
- Interner / individueller Ausbildungsplan
- Berufsschule
Durchführung der Ausbildung
- Theoretische Kenntnisse: Interne Schulungen
- Praktische Tätigkeiten der / des Auszubildenden
- Lernerfolgskontrollen
- Ausbildungsnachweis / Berichtsheft
- Lernschwierigkeiten / Lernhilfen
- Konflikte und Lösungsmöglichkeiten während der Ausbildung
Zwischen- und Abschlussprüfung
- Prüfungsfächer der Zwischenprüfung
- Prüfungsfächer der Abschlussprüfung
- Mündliches Fachgespräch
- Ablauf der Prüfung
- Prüfungsergebnisse
Nach der Prüfung
- Beendigung des Ausbildungsverhältnisses
- Übernahme in das Angestelltenverhältnis
Tag 5: Office Management
Das Office
- Arbeitsabläufe, Checklisten
- Personelle Aufteilung, Aufgaben delegieren
- Kanzleibesprechungen
Die Fachkraft
- Fachkraft werden
- Fachlich aktuell bleiben
- Einarbeitungspläne für neues Personal
Prozess-Management
- Abläufe erkennen / Anforderungen aufnehmen
- Verbesserungen erarbeiten
- Dokumentation - Wer, Wann, Was, Wie, Warum?
- Fristen zur Prozess- / Terminüberwachung
Office-ManagementPersonal-ManagementIT- und Prozess-ManagementAusbildung einer / eines PAFAPrüfungsvorbereitung und Abschlussprüfung
Für alle, die in einer Patentanwaltskanzlei oder einer Patentabteilung die administrative Führung bereits übernommen haben oder sie übernehmen werden bzw. sollen und sich diesbezüglich fachlich qualifizieren möchten.
