Lean Administration

Inhalte

1. Tag

Lean Administration verstehen – Arbeitsplatz und Bereich stabilisieren

Einstieg und Zielklärung

• Seminarziele, Erwartungen und typische Büroprobleme
• Überblick über Lean Administration

Überblick Lean Management Grundlagen

• Toyota-Produktionssystem und Lean Thinking
• Wertschöpfung und Verschwendung
• Kundenorientierung und Durchlaufzeit
• 7+1 Arten der Verschwendung
• 3M: Verschwendung, Schwankung, Überlastung
• Kaizen und kontinuierliche Verbesserung

Von Lean Production zu Lean Administration

• Besonderheiten administrativer Arbeit
• Administrative Produkte und Anforderungen
• Typische Probleme wie Suchzeiten, Doppelarbeit und Medienbrüche

Verschwendung in administrativen Prozessen erkennen

• Zeitfresser im Büroalltag
• Wertschöpfende vs. nicht wertschöpfende Tätigkeiten
• Praxisübung: Verschwendungen im eigenen Arbeitsumfeld identifizieren

Arbeitsplatzebene: 5S und Selbstorganisation

• 5S im Büro und strukturierte Ablage
• Aufgaben-, E-Mail- und Zeitmanagement / Eisenhower Prinzip
• Praxisübung: 5S-Ansatz oder Selbstorganisations-Quick-Win ableiten

Teamorganisation und Kommunikation

• Teamstandards und Regelkommunikation
• Meeting- und E-Mail-Regeln
• Aufgaben-Kanban und Team Boards
• Praxisübung: Entwurf eines Aufgaben-Kanbans in der Administration

Prozessebene

• Prozessdenken statt Abteilungsdenken
• Wie sieht eine Prozesslandkarte aus?
• Welche Kernprozesse und Stützprozesse gibt es?
• Aufzeigen administrativer Beispielprozesse
• Auswahl eines geeigneten Beispielprozesses für den nächsten Tag

2. Tag

Prozesse analysieren, Ursachen verstehen und Verbesserungen umsetzen

Lean-Prozesse effizient gestalten

• Entwicklung kundenorientierter Soll-Prozesse
• Arbeitsorganisation entlang des Wertstroms ausrichten
• Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar definieren

Standards und stabile Abläufe schaffen

• Standardisierung von Formularen und Prozessen
• Erstellung klarer Arbeits- und Prozessbeschreibungen
• Vermeidung von Störungen und Reibungsverlusten im Arbeitsalltag

Kontinuierliche Verbesserung im Unternehmen etablieren

• Grundlagen und Nutzen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
• Mitarbeitende aktiv in Verbesserungsprozesse einbinden
• Erfolgsfaktoren für die nachhaltige Umsetzung von Lean Administration

Kennzahlen und Erfolgsmessung

• Einsatz sinnvoller KPIs zur Bewertung von Veränderungen
• Messung von Prozessqualität und Mitarbeiterzufriedenheit
• Verbesserungen sichtbar machen und nachhaltig sichern

SIPOC: Prozessgrenzen und Kundenanforderungen klären

• Supplier, Input, Process, Output, Customer
• SIPOC zur Klärung von Kunden, Lieferanten und Prozessgrenzen
• Erfassung von Bearbeitungs-, Durchlauf- und Wartezeiten

Prozessmapping: IST-Prozess sichtbar machen

• Prozessmapping in 12 Schritten
• Bearbeitungszeit, Durchlaufzeit und Übergangszeit erfassen
• Kaizen-Blitze setzen
• Übung: IST-Prozess aufnehmen

Analyse, Problemlösung und Verbesserungsplanung

• Verschwendung, Engpässe und Optimierungspotenziale erkennen
• Analyse von Liegezeiten, Medienbrüchen, Doppelarbeit sowie Informationsflüssen
• Einsatz von Wertstromanalyse, TSA und RACI-Matrix
• Anwendung von A3-Problemlösung und 5-Why-Analyse
• Entwicklung und Priorisierung nachhaltiger Verbesserungsmaßnahmen und Quick Wins

Umsetzung und Nachhaltigkeit

• Einführung von Lean Administration im Unternehmen
• Rollen, Erfolgsfaktoren und kontinuierliche Verbesserung
• Standards, Regelkommunikation und nachhaltige Verankerung im Arbeitsalltag

Zielgruppe

• Ideal für Lean-Einsteiger und Teilnehmende mit ersten Lean-Kenntnissen
• Für Personen, die Lean Administration einführen oder weiterentwickeln möchten
• Fach- und Führungskräfte aus administrativen Unternehmensbereichen
• Beschäftigte aus produktionsnahen Bereichen mit administrativen Aufgaben, z. B. Arbeitsvorbereitung oder Fertigungsplanung
• Prozessmanager und Mitarbeitende, die administrative Prozesse im Unternehmen optimieren und digitale Prozessoptimierung gezielt vorantreiben möchten