Das professionelle Doppelsekretariat: effizient, strukturiert, kooperativ

Sie möchten in Ihrem Arbeitsalltag im Doppelsekretariat klar definierte Kompetenzen und Aufgaben haben? Sie wollen Prozesse definieren und Arbeitsabläufe standardisieren? Sie wünschen sich einen lückenlosen Informationsfluss und möchten Bescheid wissen, wenn Ihre Kollegin oder Ihr Kollege nicht da ist? Sie möchten Outlook und OneNote effizient nutzen für die Aufgabenverwaltung und die übersichtliche Organisation des E-Mail-Eingangs? Sie wünschen sich ein einheitlich strukturiertes Dokumentenmanagement im Team? Sie wollen mit Checklisten arbeiten und diese gemeinsam im Team nutzen? Sie möchten mit konstruktivem Konfliktmanagement gewappnet sein, wenn es einmal „kracht“?

Das Seminar „Das professionelle Doppelsekretariat: effizient, strukturiert, kooperativ“ vermittelt Ihnen umfangreiches Praxiswissen und enthält zahlreiche Übungselemente, die den Transfer des Gelernten in den beruflichen Alltag vereinfachen. 

Das Seminar deckt sowohl die Arbeitssituation ab, dass zwei Mitarbeiter/innen gemeinsam auf einer Stelle arbeiten, als auch die Arbeitskonstellation, in der ein/e Mitarbeiter/in für mehrere Vorgesetzte tätig ist.

Lerninhalte

Hand in Hand zur perfekten Organisation: So schaffen Sie Transparenz, Struktur und Effizienz

• Kompetenzen und Aufgabenfelder klar definieren
• Definierte Prozesse und standardisierte Abläufe als Grundlage für die gute Zusammenarbeit
• Rücksprachen verringern mit Hilfe eines lückenlosen Informationsflusses
• Bescheid wissen, auch wenn die Kollegin oder der Kollege nicht da ist

Effiziente Organisation des Arbeitsalltags

• Lassen Sie OneNote und Outlook für sich arbeiten
• Aufgabenteilung und -verteilung abstimmen und planen sowie Kolleginnen und Kollegen informieren
• E-Mail-Eingang und Organisation – so behalten Sie im Team den Durchblick
• Dokumentenmanagement im Team – der Ablageplan und einheitliche Ordnungssysteme
• Checklisten einführen und gemeinsam nutzen

Teamplay ist gefragt

• Wege für die gute Zusammenarbeit trotz unterschiedlicher Charaktere
• Konstruktives Konfliktmanagement für den „Ernstfall“

Methode

Seminar mit Workshop-Charakter, Trainerinput, Analyse von Praxissituationen, leicht umsetzbare Transferhilfen für den beruflichen Alltag.

Der Workshop-Charakter sichert Ihnen die Annahme und die Motivation Ihrer Mitarbeiter/innen: Lange Vorträge gibt es nicht. Die Teilnehmer/innen lernen primär durch aktive Mitarbeit und zahlreiche Übungselemente. Für Ihren individuellen Lernerfolg findet unser Seminar in kleinen Gruppen bis max. 6 Personen statt. Somit gehen unsere ReferentInnen auf Ihre persönlichen Bedürfnisse ein und beantworten alle Fragen individuell.

• Sie können Kompetenzen und Aufgabenfelder eindeutig definieren.
• Sie wissen, wie Prozesse definiert und Arbeitsabläufe standardisiert werden.
• Sie beherrschen Methoden, um einen lückenlosen Informationsfluss aufrechtzuerhalten und wie Sie Ihre Kollegin/Ihren Kollegen kompetent vertreten.
• Sie wissen, wie Sie Outlook und OneNote für sich arbeiten lassen.
• Sie sind informiert darüber, wie das Dokumentenmanagement im Team durch einen Ablageplan und einheitliche Ordnungssysteme verbessert werden kann.
• Sie können Checklisten einführen und diese gemeinsam nutzen.
• Sie wissen, wie konstruktives Konfliktmanagement funktioniert, wenn es im Team „kracht“.

Mitarbeiter/innen aus den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Office-Management und Sachbearbeitung.