KI-Tools im Projektmanagement: Planung bis Reporting

KI-Einsatz im Projektalltag

• Geeignete Einsatzfelder im Projektmanagement
• Grenzen automatisierter KI-Unterstützung
• Tool-Überblick mit Copilot und ChatGPT
• Prompting-Regeln für Unternehmenskontexte
• Datenschutz und Vertraulichkeit

Projektauftrag, Scope und Stakeholder

• Projektauftrag aus Rohinformationen
• Scope und Nicht-Scope
• Annahmen und Abhängigkeiten
• Risiken in der Initiierung
• Stakeholder-Map und Kommunikationsbedarf

Planung mit Arbeitspaketen und Terminen

• WBS aus Zielen und Anforderungen
• Backlog-Items für agile Umfelder
• Aufgaben schneiden und strukturieren
• Aufwandsannahmen plausibilisieren
• Terminplan-Entwürfe kritisch prüfen

Risiken, Entscheidungen und Changes

• Risikoregister mit Ursachen
• Frühindikatoren und Gegenmaßnahmen
• Entscheidungsvorlagen mit Alternativen
• Change-Impact auf Zeit und Kosten
• Auswirkungen auf Qualität und Ressourcen

Meetings und Stakeholder-Kommunikation

• Agenda und Moderationsleitfaden
• Entscheidungsfragen für Workshops
• Protokolle aus Meeting-Notizen
• Action Items und Follow-ups
• Zielgruppengerechte Stakeholder-Updates

Reporting und Projektsteuerung

• Statusberichte aus Rohdaten
• Konsistente Ampel-Logik
• Abweichungsnarrative statt Zahlenfriedhof
• Lessons Learned aus Projektdaten
• Retrospektiven mit KI-Unterstützung

• Grundverständnis von klassischem oder agilem Projektmanagement
• Sicherer Umgang mit typischen Projektartefakten wie Auftrag, Plan, Risikoübersicht oder Statusbericht
• Bereitschaft, Beispiele aus dem eigenen Projektkontext anonymisiert zu formulieren
• Keine Vorkenntnisse in generativer KI oder Prompting erforderlich

• Projektleiterinnen und Projektleiter, die KI für Planung, Steuerung, Reporting und Entscheidungsunterlagen einsetzen wollen
• PMO-Mitarbeiterinnen und PMO-Mitarbeiter, die Vorlagen, Statusberichte, Risikoregister und Governance-Dokumente effizienter erstellen
• Product Ownerinnen und Product Owner sowie Scrum Masterinnen und Scrum Master, die Backlogs, Reviews und Retrospektiven mit KI vorbereiten
• Teamleiterinnen und Teamleiter mit Projektverantwortung in klassischen, agilen oder hybriden Projektumfeldern