Die Teilnehmer erhalten einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten der KI-gestützten Assistenz. Sie lernen verschiedene Tools und Anwendungsbereiche kennen und können deren Nutzen für ihren spezifischen Arbeitskontext bewerten. Das Seminar vermittelt zudem ein Verständnis für die Veränderungen des Berufsbildes und die notwendigen Kompetenzen für die digitale Assistenz der Zukunft.
Grundlegende KI-Konzepte und Anwendungsbereiche: Überblick über relevante Technologien wie NLP, Machine Learning und RPA für administrative Aufgaben.
Veränderung des Assistenz-Profils: Wie sich Aufgaben und Verantwortlichkeiten durch KI verändern. Neue Kompetenzanforderungen und Karrierechancen im digitalen Arbeitsumfeld.
Datenschutz und Compliance: Wichtige rechtliche Rahmenbedingungen bei der Nutzung von KI-Tools. Sicherer Umgang mit sensiblen Daten in der Management-Kommunikation.
Intelligente Termin- und Reisemanagement
Automatisierte Kalenderoptimierung: KI-gestützte Priorisierung und Planung von Terminen unter Berücksichtigung von Präferenzen und Arbeitsrhythmen. Integration mit E-Mail-Systemen.
Smartes Reise-Management: Automatisierte Buchungssysteme mit Berücksichtigung von Präferenzen und Echtzeit-Störungsmanagement.
Proaktive Erinnerungssysteme: KI-basierte Vorhersage von wichtigen Ereignissen und automatische Vorbereitung von benötigten Unterlagen.
Kommunikationsmanagement mit KI
Intelligente E-Mail-Assistenz: Automatische Priorisierung, Kategorisierung und Entwurf von Antworten. Integration mit CRM- und Projektsystemen.
Meeting-Protokollierung und Follow-up: KI-gestützte Transkription, Zusammenfassung und Aufgabenableitung. Automatisierte Erinnerungen an offene Punkte.
Sprachassistenten für die Büroorganisation: Steuerung von administrativen Prozessen per Sprachbefehl.
Dokumentenmanagement und Wissensorganisation
Automatisierte Dokumentenerstellung: KI-gestützte Generierung von Standarddokumenten, Präsentationen und Berichten. Sicherstellung konsistenter Formate.
Intelligente Ablagesysteme: Automatische Kategorisierung und Verschlagwortung von Dokumenten. Natürliche Sprachsuche in großen Dokumentenbeständen.
Wissensmanagement 2.0: KI-gestützte Erstellung von FAQs und Wissensdatenbanken. Automatische Aktualisierung bei neuen Informationen.
Datenanalyse und Entscheidungsunterstützung
Automatisierte Report-Generierung: KI-gestützte Zusammenstellung und Visualisierung von Geschäftsdaten. Erkennung von Auffälligkeiten und Trends.
Meeting-Vorbereitung mit KI: Automatische Recherche zu Agenda-Punkten und Erstellung von Hintergrundinformationen.
Entscheidungsvorlagen und Szenarien: KI-generierte Handlungsoptionen mit Vor- und Nachteilen. Unterstützung bei der Priorisierung von Aufgaben.
Prozessautomatisierung im Assistenzbereich
Workflow-Optimierung: Identifikation und Automatisierung wiederkehrender Prozesse. Integration verschiedener Office-Systeme.
Intelligente Stellvertretung: KI-gestützte Vertretungsassistenten für Urlaubs- und Krankheitsphasen. Wissensweitergabe und Eskalationsmanagement.
Qualitätskontrolle und Fehlermanagement: Automatisierte Prüfung von Dokumenten auf Fehler und Konsistenz. Lernende Systeme zur kontinuierlichen Verbesserung.
Zusammenarbeit mit digitalen Assistenz-Teams
Mensch-KI-Kollaboration: Optimale Arbeitsteilung zwischen menschlicher Assistenz und KI-Tools. Best Practices aus der Praxis.
Remote-Assistenz-Systeme: Virtuelle Unterstützung für mobile Führungskräfte. Sicherer Zugriff von unterwegs auf alle notwendigen Funktionen.
Teamassistenz-Systeme: Koordinierung mehrerer Führungskräfte durch intelligente Priorisierungsalgorithmen.
Praxisübung: KI-gestützte Geschäftsreise planen
Teilnehmer erstellen eine komplette Dienstreise mit Hotelbuchung, Terminkoordination und Dokumentenvorbereitung unter Nutzung verschiedener KI-Tools.
Dauer/zeitlicher Ablauf:
3 Tage
Zielgruppe:
Erfahrene Assistenzkräfte, Office Manager und Sekretariatsmitarbeiter mit Grundkenntnissen in digitalen Büroanwendungen. Besonders geeignet für Teilnehmer, die ihre Prozesse optimieren und ihr Aufgabenspektrum erweitern möchten.
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