Nach dem Seminar kennen Sie die Grundlagen von Lean Office und können typische Formen von Verschwendung in Büro- und Verwaltungsprozessen erkennen. Sie können einfache Abläufe analysieren, Engpässe beschreiben und geeignete erste Verbesserungsmaßnahmen für Ihren Arbeitsbereich planen und begleiten. Sie verstehen die fünf Schritte der 5S-Methode und können deren Anwendung vorbereiten. Darüber hinaus können Sie Aufgaben mithilfe eines Kanban-Boards visualisieren und Verbesserungen anhand des PDCA-Zyklus strukturieren. Sie kennen die Bedeutung von Mitarbeiterbeteiligung und Führung und können einen ersten Umsetzungsplan mit Maßnahmen, Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen erarbeiten.
Prozessanalyse und Werkzeuge zur Identifizierung von Verschwendung
Wertstromanalyse im Büro
Konzept und Schritte der Wertstromanalyse
Engpässe und Verbesserungspotenziale identifizieren
5S-Prinzipien im Büro
Sortieren, Systematisieren beziehungsweise Setzen in Ordnung, Säubern, Standardisieren und Selbstdisziplin beziehungsweise nachhaltige Einhaltung
Praktische Übungen und Beispiele zur Umsetzung
Nutzen und Integration in Arbeitsalltag und Bürokultur
E-Mail-Flut bewältigen
Eigene E-Mail-Praktiken und Herausforderungen analysieren
Individuelle Strategien, Organisationstechniken und effektives E-Mail-Management
Klare Kommunikation, Abstimmung und Alternativen zu E-Mails
Prozessoptimierung im Büro
Grundlagen und Analyse von Engpässen
PDCA-Zyklus und Fehlervermeidung anwenden
Verbesserungsmaßnahmen umsetzen und Fortschritte überwachen
Visualisierung im Büro
Informationen, Prozesse und Leistungsindikatoren sichtbar machen
Kanban-Boards und visuelle Managementwerkzeuge einsetzen
Mitarbeiterbeteiligung und Kulturwandel
Beschäftigte in Verbesserungsprozesse einbeziehen
Eigenverantwortung und kontinuierliche Verbesserung unterstützen
Herausforderungen und Lösungsansätze einer Lean-Kultur
Lean Leadership im Büro
Rolle des Managements und erforderliche Führungskompetenzen
Unterstützende Rahmenbedingungen schaffen
Coaching und Entwicklung von Beschäftigten
Lean Office in der Praxis
Fallstudien, Best Practices und Lessons Learned
Erfahrungen auf den eigenen Bürokontext übertragen
Herausforderungen und Lösungsansätze diskutieren
Kanban-Board einsetzen
Grundlagen des Kanban-Systems im Büro
Ein Board gestalten und einführen
Stand-up-Meetings zur Zusammenarbeit und Priorisierung
Das Kanban-System kontinuierlich verbessern
Umsetzungsplan und nächste Schritte
Erste Maßnahmen für den eigenen Arbeitsbereich planen
Verantwortlichkeiten und Zeitrahmen festlegen
Langfristige Integration und weiteren Unterstützungsbedarf betrachten
Dauer/zeitlicher Ablauf:
3 Tage
Zielgruppe:
Das Seminar richtet sich an Sie, wenn Sie als Führungskraft, Teamleitung oder Beschäftigte beziehungsweise Beschäftigter in Büro und Verwaltung Arbeitsabläufe verbessern möchten. Ebenso eignet es sich für Mitglieder von Projektteams und Verbesserungsgruppen sowie für Personen, die an der Gestaltung und Organisation von Büroprozessen mitwirken. Unterschiedliche Perspektiven aus verschiedenen Abteilungen und Hierarchieebenen können den Erfahrungsaustausch bereichern.
Teilnahmevoraussetzungen
Sie benötigen keine Vorkenntnisse in Lean Management oder Lean Office. Erfahrungen mit Büro- oder Verwaltungsabläufen sind hilfreich, um die Beispiele und Methoden auf Ihren Arbeitsbereich zu übertragen. Das Seminar vermittelt Grundlagen auf Einstiegsniveau.
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