Meetily: KI-gestützte Meetings effizient dokumentieren und optimieren

• Grundlagen der Meetily-Plattform
  • Überblick der Meetily-Funktionalitäten als moderne Meeting-Management-Lösung: Kernfeatures für effiziente Besprechungsvorbereitung, -durchführung und -nachbereitung. Vergleich mit traditionellen Meeting-Tools und Abgrenzung der spezifischen Vorteile.
  • Technische Architektur und Integration: Systemanforderungen, Cloud-Infrastruktur und Anbindungsmöglichkeiten an gängige Kalendersysteme (Outlook, Google Calendar) sowie Collaboration-Tools.
  • Typische Anwendungsfälle: Praxisbeispiele aus verschiedenen Unternehmensgrößen zeigen konkrete Effizienzsteigerungen in Meeting-Kultur und Entscheidungsprozessen.
  
  
• Meeting-Vorbereitung mit Meetily
  • Intelligente Agenda-Erstellung: KI-gestützte Vorschläge für Tagesordnungspunkte basierend auf Meeting-Typ und historischen Verläufen. Automatische Priorisierung von Themen.
  • Dokumentenmanagement: Zentrale Ablage und Versionierung aller relevanten Unterlagen mit automatischer Verknüpfung zum Meeting-Kontext.
  • Teilnehmer-Management: Optimale Besetzungsempfehlungen basierend auf Expertise, Verfügbarkeit und Entscheidungsbefugnissen.
  
  
• Meeting-Durchführung
  • Echtzeit-Kollaboration: Interaktive Tools für gemeinsame Notizen, Abstimmungen und Entscheidungsdokumentation während des Meetings.
  • Zeitmanagement: Automatisierte Zeitüberwachung pro Agenda-Punkt mit visuellen Warnungen bei Überschreitungen.
  • Aktionspunkte-Erfassung: Live-Dokumentation von Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit direkter Übertragung in Projektmanagement-Tools.
  
  
• Nachbereitung und Follow-up
  • Automatisierte Protokollgenerierung: KI-gestützte Zusammenfassung der Diskussionspunkte, Entscheidungen und offenen Punkte. Anpassbare Vorlagen für verschiedene Meeting-Typen.
  • Aufgabenverfolgung: Integration von Action Items in persönliche To-Do-Listen und Team-Projektpläne mit automatischen Erinnerungen.
  • Effektivitätsanalyse: Meeting-Scorecards mit Kennzahlen zu Zeitnutzung, Entscheidungsquote und Umsetzungsgrad historischer Beschlüsse.
  
  
• Integration in Arbeitsumgebungen
  • Kalender-Synchronisation: Bidirektionale Anbindung an gängige Kalendersysteme mit automatischer Aktualisierung von Terminänderungen.
  • Dokumenten-Ökosystem: Nahtlose Verbindung zu Cloud-Speichern (SharePoint, Google Drive, Dropbox) und Office-Tools.
  • API-Schnittstellen: Möglichkeiten zur Anbindung an unternehmensspezifische Systeme und Custom-Entwicklungen.
  
  
• Datenschutz und Compliance bei KI-unterstützten Meetings
  • Grundlegende DSGVO-Anforderungen an Meeting-Transkription und Speicherung
  • Optionen für lokale Verarbeitung versus Cloud-Anbindung
  • Strategien zur Minimierung von Datenschutzrisiken bei sensiblen Meetings
  
  
• Benutzerverwaltung und Berechtigungen
  • Rollenkonzept: Differenzierte Rechtevergabe für Meeting-Initiator, Moderatoren, Teilnehmer und Gastzugänge.
  • Team-Strukturen: Abbildung von Organisationshierarchien für automatische Besetzungskaskaden und Vertretungsregelungen.
  • Sicherheit und Compliance: Datenschutzkonforme Konfiguration gemäß DSGVO und unternehmensspezifischen Richtlinien.
  
  
• Analytics und kontinuierliche Verbesserung
  • Meeting-Statistiken: Auswertungen zu Teilnahmequoten, Zeitinvestition und Entscheidungsgeschwindigkeit über Teams und Zeiträume hinweg.
  • Effizienz-Benchmarking: Vergleich von Meeting-Kennzahlen mit Branchenstandards und Best Practices.
  • Feedback-Mechanismen: Systematische Erhebung von Teilnehmerbewertungen zur kontinuierlichen Optimierung der Meeting-Kultur.
  
  

Praxisübung: Meetily-Projektmeeting

• Teilnehmer planen, durchführen und nachbereiten ein komplettes Projektmeeting mit Meetily, inklusive Agenda-Erstellung, Live-Dokumentation und Follow-up-Aufgaben.