Prozesse analysieren und wirksam verbessern

Seminar - GFU Cyrus AG

Nach dem Seminar können Sie komplexe Prozess- und Problemsituationen strukturiert erfassen. Sie machen tatsächliche Abläufe, Schnittstellen und Anforderungen sichtbar, wählen geeignete Methoden zur Ursachenanalyse aus und prüfen Annahmen anhand relevanter Informationen und Kennzahlen. Sie können unterschiedliche Perspektiven in Prozessworkshops zusammenführen, Verbesserungsmöglichkeiten bewerten und konkrete Maßnahmen mit geklärten Verantwortlichkeiten vorbereiten. Dabei beziehen Sie die betroffenen Menschen ein und überprüfen, ob Veränderungen im Arbeitsalltag die gewünschte Wirkung erzielen.

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Detaillierte Informationen zum Seminar

Inhalte:

Ziele und Praxisfälle klären
- Persönliche Lernziele und Erwartungen
- Konkrete Prozesse, Problemsituationen und Veränderungsvorhaben einordnen
- Geeignete Fälle für die gemeinsame Arbeit auswählen
Organisation und Prozesse verstehen
- Führungs-, Wertschöpfungs- und Unterstützungsprozesse
- Interne und externe Kunden und Lieferanten
- Stakeholder, Verantwortlichkeiten und bereichsübergreifende Abhängigkeiten
- Prozessgrenzen, Inputs und Outputs; Grundlagen des SIPOC-Diagramms
- Risiken und Chancen im Prozess
Anforderungen konkretisieren
- Bedürfnisse und Erwartungen unterschiedlicher Stakeholder
- Voice of Customer (VOC), Grundgedanke des Kano-Modells und Critical to Quality (CTQ)
- Allgemeine Erwartungen in konkrete Prozessanforderungen übersetzen
- Nutzen, Ziele und geeignete Messgrößen einer Veränderung bestimmen
IST-Prozesse sichtbar machen
- Prozesse aufnehmen und mit Process Mapping und Swimlanes darstellen
- Verantwortlichkeiten, Übergaben und Rückkopplungen untersuchen
- Medienbrüche, Wartezeiten, Nacharbeit und Informationsverluste erkennen
- Dokumentierte und tatsächlich gelebte Abläufe vergleichen
- Unterschiedliche Prozessperspektiven und Verbesserungspotenziale herausarbeiten
Ursachen und Einflussgrößen analysieren
- Symptome und Ursachen unterscheiden
- Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge mit Cause & Effect Matrix, Ishikawa-Diagramm und 5-Why-Methode untersuchen
- Einflussgrößen erkennen und priorisieren
- Hypothesen von belegbaren Erkenntnissen unterscheiden
- Unterschiedliche Bewertungen für die Analyse nutzen
Entscheidungen mit Daten vorbereiten
- Geeignete Prozessinformationen und Kennzahlen identifizieren
- Durchlaufzeiten, Rückfragen, Häufigkeiten, Nacharbeit und manuelle Eingriffe betrachten
- Daten mit Augenmaß sammeln und das Pareto-Prinzip zur Priorisierung nutzen
- Wahrnehmungen und Erfahrungen durch Fakten ergänzen
Verbesserungen entwickeln und priorisieren
- Handlungsalternativen erarbeiten
- Nutzen, Aufwand, Risiken und Chancen abwägen
- Prozesse vereinfachen, verändern oder digitalisieren
- Digitalisierung und Automatisierung am tatsächlichen Problem ausrichten
- Maßnahmen mithilfe des PDCA-Zyklus umsetzen und ihre Wirksamkeit prüfen
Menschen und Perspektiven einbinden
- Rollen von Moderation, Prozesseigentümern und Fachexperten unterscheiden
- Wissensträger einbeziehen und Prozessworkshops vorbereiten und durchführen
- Mit offenen Fragen, aktivem Zuhören und Paraphrasieren arbeiten
- Fachliche Differenzen auf der Sachebene besprechen
- Kommunikations- und Konfliktdynamiken sowie unterschiedliche Motive erkennen
Veränderungen verankern und den Transfer planen
- Betroffene frühzeitig beteiligen und Veränderungen verständlich kommunizieren
- Widerstände als zusätzliche Information betrachten
- Maßnahmen, Termine und Verantwortlichkeiten festlegen
- Ergebnisse überprüfen, Erkenntnisse standardisieren und weiterentwickeln
- Methoden auf eigene Praxisfälle anwenden und einen persönlichen Transferplan erstellen

Zielgruppe:

Das Seminar richtet sich an Geschäftsführer, Führungskräfte sowie Prozess-, Projekt- und Digitalisierungsverantwortliche. Angesprochen sind außerdem Fach- und Führungskräfte aus HR, People & Culture und Organisationsentwicklung, Verantwortliche für bereichsübergreifende Prozesse und Verbesserungsprojekte sowie Fachkräfte aus Qualitäts-, Risiko-, Compliance- und Managementsystemfunktionen. Auch interne Berater und Mitarbeitende, die Optimierungs- oder Veränderungsvorhaben begleiten, profitieren von der Schulung. Sie ist branchenunabhängig und behandelt Produktions-, Dienstleistungs- und administrative Prozesse.

Teilnahmevoraussetzungen

Sie benötigen keine besonderen methodischen Vorkenntnisse. Hilfreich sind Interesse an bereichsübergreifender Zusammenarbeit und die Bereitschaft, bestehende Abläufe kritisch zu hinterfragen. Wenn Sie eine eigene Fragestellung, einen Prozess oder eine Veränderungssituation mitbringen, können Sie diese im Praxistraining bearbeiten. Grundkenntnisse in Prozessmanagement, KVP, Qualitätsmanagement oder Change Management sind hilfreich, aber nicht erforderlich.

Seminarkennung:

S7369

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