Die E-Akte in der öffentlichen Verwaltung: Rechtliche Fallstricke und Stolpersteine bei Einführung, Bearbeitung und Archivierung von E-Akten

Die Akte

• Formeller und materieller Aktenbegriff.
• Aktenführungsgrundsätze.
• Pflicht zur (E-)Aktenführung.
• Lebensphase einer Akte.

Einführung und Vorbereitung der E-Akte

• Datensicherheit.
• Datenschutz.
• Dokumentenaufbereitung.
• Scanvorgang: Nachbearbeitung, Integritätssicherung, Prozess- und Verfahrensdokumentation.

Bearbeitung von E-Akten

• Digitale und analoge Post wird E-Akteninhalt, TR-Resiscan.
• Scannen und rechtliche Probleme, Beweiswert des Scans.
• Vernichten von Originalen?!
• Kommunikation und Kommunikationswege mit Bürgern, Gerichten, Rechtsanwälten.

Schließung und Archivierung

• Besonderheiten bei der E-Akte.
• Einhaltung von Archivgesetzen der Länder bzw. des Bundes zur Archivierung.

• Sie erarbeiten sich einen Fahrplan zur Einführung der elektronischen Akte.
• Sie verstehen, welche Schritte auf dem Weg zur E-Akte zu gehen sind.
• Sie lernen den Lebenslauf einer E-Akte kennen.
• Sie erkennen die Fallstricke und Stolpersteine der digitalen Aktenführung und diese zu vermeiden.
• Sie kennen die rechtlichen Grundlagen, die bei der elektronischen Aktenführung zu beachten sind.
• Sie erhalten konkrete Arbeitshilfen, Checklisten und Hinweise zur Umsetzung in der Praxis.

Fach- und Führungskräfte der Bereiche Hauptverwaltung/Zentrale Dienste/Organisation und Informationsverarbeitung in Kommunalverwaltungen sowie aus Sozialämtern und Jobcentern. Außerdem angesprochen sind Digitalisierungsbeauftragte, Justiziare und andere Mitarbeiter:innen aus den Städten, Gemeinden und Landkreisen, die dafür verantwortlich sind, die E-Akte einzuführen bzw. deren Einführung zu unterstützen.