KI-unterstützte Teamassistenz: Intelligente Assistenz für moderne Büroorganisation
Webinar - GFU Cyrus AG
Nach dem Seminar verstehen die Teilnehmenden die Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten von KI-Tools im Assistenzbereich. Sie können diese gezielt auswählen, anwenden und damit typische Büroprozesse spürbar optimieren.
Veränderung klassischer Aufgaben durch Automatisierung und Digitalisierung
Neue Anforderungen an Flexibilität, IT-Kompetenz und Eigenverantwortung
Chancen für Assistenzkräfte durch KI-gestützte Tools und Prozesse
Grundlagen künstlicher Intelligenz im Assistenzbereich
Was ist KI, und wie funktioniert sie in typischen Assistenzanwendungen?
Abgrenzung zu Makros, Regeln und RPA (Robotic Process Automation)
Überblick über aktuelle KI-Anwendungen für Büro- und Verwaltungsprozesse
Termin- und Aufgabenmanagement mit KI-Unterstützung
Automatisierte Kalendersynchronisation und Terminvorschläge
KI-gestützte Priorisierung von Aufgaben und Wiedervorlagen
Delegations- und Erinnerungsfunktionen über smarte Assistenten
Kommunikation und E-Mail-Management
E-Mail-Zusammenfassungen, Sortierung und automatische Antwortvorschläge
KI-basierte Tonalitätsprüfung und Texthilfe für Geschäftskorrespondenz
Integration von Sprachmodellen in Outlook, Gmail und andere Tools
Organisation von Meetings und hybriden Veranstaltungen
Unterstützung bei Agendaerstellung, Protokollierung und Nachverfolgung
Automatisierte Transkription und Highlight-Zusammenfassung von Besprechungen
KI-Tools zur optimalen Zeitfindung und Teilnehmerkoordination
Dokumentenmanagement und Recherche
Automatische Strukturierung, Kategorisierung und Versionierung von Dateien
KI-gestützte Zusammenfassungen und Auswertungen von Dokumenten
Unterstützung bei interner und externer Recherche (z. B. Anbietersuche, Wissensdatenbanken)
Assistenz bei Reiseplanung und Spesenabrechnung
Intelligente Buchungsvorschläge auf Basis von Nutzerpräferenzen
Automatisierte Erstellung von Reiseunterlagen und Checklisten
Vereinfachte Spesenabrechnung durch Belegerkennung und Datenerfassung
Grenzen, Datenschutz und ethische Aspekte
Datenschutzkonforme Nutzung von KI im Assistenzalltag
Verantwortungsbewusster Umgang mit Automatisierung und sensiblen Daten
Rolle der Assistenz als Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine
Übung:
Entwicklung eines optimierten Tagesablaufs mit Unterstützung KI-gestützter Tools: Auswahl, Konfiguration und Bewertung von Anwendungen für die typische Aufgabenvielfalt in der Teamassistenz.
Dauer/zeitlicher Ablauf:
3 Tage
Zielgruppe:
Das Seminar richtet sich an Team- und Direktionsassistenzen, Office Manager:innen, Verwaltungsfachkräfte sowie digitale Koordinator:innen mit Grundkenntnissen in Büroorganisation und IT, die ihre Effizienz mit Hilfe von KI steigern möchten.
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