Lohn- und Gehaltsbuchhaltung: Effizient und rechtssicher

Lohn- und Gehaltsbuchhaltung in der Praxis

Grundlagen der Entgeltabrechnung

• Lohnarten und Lohnartengruppen: laufende Bezüge, Einmalzahlungen, geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Netto-Bezüge und Netto-Abzüge.
• Brutto-/Netto-Abrechnung: Aufbau und Zusammenspiel von steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzügen.
• Beschäftigungsarten: Minijobs, kurzfristige Beschäftigung, Trinkgelder und Bedienungsgelder.
• Lohnsteuer und Sozialversicherung: Einordnung der Lohnbestandteile und Auswirkungen auf die Abrechnung.

Typische Lohn- und Gehaltsbestandteile

• Lohn und Gehalt.
• Vermögenswirksame Leistungen.
• Urlaubsgeld.
• Steuerfreie und pauschal versteuerte Vergütungsbestandteile.
• Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit als kompakter Praxisblock.
• Arbeitgeberdarlehen und Vorschüsse als kurzer Einordnungspunkt.

Reisekosten, Auslagenersatz und Bewirtung

• Dienstreisen aus Sicht von Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen.
• Reisenebenkosten, Fahrtkosten und Auslagenersatz.
• Kosten der Verpflegung, Verpflegungsmehraufwand und Kürzungen.
• Bewirtungskosten auf Dienstreisen / Bewirtungskosten ohne Dienstreise.
• Vorsteuerabzug und Beleganforderungen bei Auslagenersatz.

Geldwerte Vorteile, Sachbezüge, Verpflegung und Unterkunft

• Belegschaftsrabatte und Personalrabatte.
• Sachbezüge und Warengutscheine.
• Essenszuschüsse, Essensmarken und Kantinenmahlzeiten.
• Unterkunft und Verpflegung als Sachbezug.
• Werkswohnung, Wohnung und Unterkunft: Abgrenzung und Behandlung als geldwerter Vorteil.
• Kindergartenzuschuss, Erholungsbeihilfe und weitere steuerfreie Bausteine.

Mobilität und Dienstfahrzeuge

• Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten Wohnung – erste Tätigkeitsstätte.
• Jobticket und BahnCard.
• Firmenwagen, Elektro-/Hybridfahrzeuge und Eigenanteile.
• Job-Bike / Dienstrad mit On-top-Überlassung und Entgeltumwandlung.

Entgeltabrechnung, Lohnjournal und Buchungsliste

• Praktische Umsetzung im Entgeltabrechnungsprogramm: jede im Seminar behandelte Lohnart mit ihren Auswirkungen in Entgeltabrechnung, Lohnjournal, Buchungsliste und Finanzbuchhaltung nachvollziehen.
• Entgeltabrechnung lesen: Brutto, Steuer, Sozialversicherung, Netto-Bezüge, Netto-Abzüge und Auszahlungsbetrag.
• Lohnjournal verstehen: Einzelabrechnung, Monatssummen und Kontrollsummen.
• Buchungsliste verstehen: Buchungsbeleg, Kontierung der Lohnarten und Übergabe an die Finanzbuchhaltung.
• Personalkonten in SKR 03 und SKR 04.
• Anforderungen der E-Bilanz an die korrekte Kontierung.
• Buchungsliste für einzelne Mitarbeitende und für alle Mitarbeitenden in Summe.
• Übergabe und Verbuchung der Lohndaten in der Finanzbuchhaltung: Zeitpunkt, Buchungstexte, Schnittstelle und typische Fehlerquellen.

Abstimmung zwischen Entgeltabrechnung und Finanzbuchhaltung

• Lohnkonten mit der Finanzbuchhaltung abstimmen.
• Verrechnungskonto Lohn und Gehalt.
• Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt.
• Verbindlichkeiten aus Lohnsteuer, Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag.
• Verbindlichkeiten soziale Sicherheit.
• Einbehalte von Arbeitnehmenden, Vermögensbildung, bAV, Pfändungen und sonstige Nettoabzüge.
• Umlage U1/U2: Erstattungen und Zuordnung.
• Vorfälligkeit der Sozialversicherungsbeiträge und Restbeitragsschuld.
• Kontenklärung, Differenzsuche und Best-Practice-Monatsroutine.

Zusatzinformationen und Nachschlageblöcke

• AAG-Erstattungen U1/U2.
• Betriebsveranstaltungen und Dienstjubiläum.
• Kundenveranstaltungen mit Arbeitnehmerbezug.
• BG-Pflicht einzelner Lohnarten und Meldelogik zur Berufsgenossenschaft.
• Künstlersozialabgabe als kurzer Hinweis im Entgeltbereich.
• GoBD und DSGVO nur, soweit sie Dokumentation und Aufbewahrung der Entgeltunterlagen betreffen.

Anlagen, Checklisten und Transfer

• SFN-Zuschläge kompakt; vertiefte Erläuterung in den Anlagen.
• Pfändung eines Arbeitnehmers in der Entgeltabrechnung.
• Kündigung / Austritt eines Arbeitnehmenden als abrechnungs- und buchungsbezogener Praxisfall.
• Personal- und Pensionsrückstellungen als Zusatz- und Nachschlagebereich.
• Checklisten, Arbeitsabläufe und Mini-Fälle zur Nacharbeit.
• Transferfragen für Lohn, Personal, Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen.

Du lernst die Entgeltabrechnung nicht isoliert, sondern als durchgehenden Ablauf von der Lohnart über Entgeltabrechnung, Lohnjournal und Buchungsliste bis zur Finanzbuchhaltung.

Wenn du in der Finanzbuchhaltung arbeitest:

• Du verstehst, was du aus der Entgeltabrechnung bekommst und welche Zahlen in der Buchhaltung ankommen.
• Du erkennst, wie Lohnarten auf Konten wirken und welche Buchungen aus der Buchungsliste entstehen.
• Du weißt, welche Konten, Verbindlichkeiten, Zahlungen und Salden monatlich abzustimmen sind und kannst systematisch vorgehen, wenn Differenzen, Rückläufer oder ungeklärte Salden auftreten.

Wenn du in der Entgeltabrechnung / Lohnabrechnung arbeitest:

• Du verstehst, wie die Kolleg:innen aus der Finanzbuchhaltung auf Lohnkonten, Verrechnungskonten und Verbindlichkeiten schauen.
• Du erkennst, dass jede Lohnart mit ihrer zugewiesenen Kontierung eine konkrete Wirkung in der Finanzbuchhaltung auslöst und weißt, warum die richtige Kontierung der Lohnarten bereits in der Entgeltabrechnung mitentschieden wird.
• Du kannst die Informationen bereitstellen, die Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen für eine saubere Abstimmung brauchen.

Wenn du in einem Team aus Entgeltabrechnung, Finanzbuchhaltung, HR und Rechnungswesen arbeitest:

• Du entwickelst eine gemeinsame Sprache für Lohnabrechnung, Buchungsliste, Konten und Abstimmung.
• Du erkennst schneller, was die jeweils andere Seite meint, wenn Fragen zu Buchungen, Salden oder Differenzen entstehen.
• Du vermeidest Schuldzuweisungen zwischen Entgeltabrechnung und Buchhaltung und arbeitest zielgerichtet an der Ursache.
• Teamleitungen, HR-Leitungen und Abteilungsleitungen sehen, wo Informationsflüsse, Kontrollen und Abstimmungen sauber organisiert werden müssen.
• Du lernst Best-Practice-Routinen kennen, mit denen systematische Fehler und Einzelfehler vermieden oder frühzeitig aufgedeckt werden.

• Mitarbeitende aus Lohn- und Gehaltsbuchhaltung sowie Entgeltabrechnung, die Lohnarten, Abrechnungsfälle und deren Verbuchung sicherer beherrschen möchten.
• Mitarbeitende aus der Finanzbuchhaltung, die verstehen möchten, welche Daten, Buchungslisten und Kontierungen sie aus der Entgeltabrechnung erhalten, wie die Zahlen gebucht werden und was abzustimmen ist.
• Fach- und Führungskräfte aus Rechnungswesen / Finanzbuchhaltung, die die Schnittstelle zwischen Entgeltabrechnung, Buchhaltung, Kontenabstimmung und Monatsabschluss koordinieren.
• Teamleiter:innen, HR-Leitungen und Abteilungsleiter:innen, die wissen möchten, was in Entgeltabrechnung, Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung passiert, wo Informationsflüsse sauber organisiert werden müssen und wie Fehler vermieden oder aufgedeckt werden.
• Mitarbeitende aus Steuerbüros, die ihre Kenntnisse über Lohnabrechnung, Buchungsliste, Kontierung und Finanzbuchhaltung vertiefen möchten.
• Alle Interessierten, die einen fundierten Einstieg in relevante Lohnarten, Entgeltabrechnungen und deren buchhalterische Behandlung suchen.