Budgetplanung und -kontrolle für die Assistenz: Mit Fachwissen und Struktur gezielt unterstützen

Die Funktion des Controllings bei der Planung

• Controlling als Service- und Querschnittsfunktion.
• Wichtigste Aufgaben des Controllings.
• Controlling als Manager der Planung.

Überblick über das Rechnungswesen als Grundlage der Planung

• Zusammenhang Gewinn- & Verlustrechnung und Bilanz.
• Gegenüberstellung Finanzbuchhaltung vs. Kostenrechnung.
• Budgetierung erfolgt in der Kostenrechnung.

Planung im Unternehmen

• Planungsbegriff.
• Nutzen von Planung.
• Planungstypen und Planungsverfahren.
• KI und Business Analytics in der Planung.

Exkurs: Kostenstellenrechnung (unabdingbare Grundlage des Budgetierungsprozesses)

Bedeutung der Gemeinkosten in der Planung

• Ausgewählte Kostenarten und wie man sie plant.
• Planung von Umlagekosten.
• Problem und Lösung der zeitlichen Abgrenzung.

Einzelne Schritte der Gemeinkosten-Budgetierung im administrativen Bereich

• Vorgehensweise.
• Organisation und Planungsschritte.
• Budgetierungsverfahren.
• Planungskalender (Rückwärtsterminierung).
• Checkliste für einzelne Planungstätigkeiten mit Erlediger:innen und Termin.
• Welche Kostenarten in welchem Detaillierungsgrad?
• Aufzeigen von Einsparpotenzialen (nur abteilungsintern und Vorgesetzten).
• Abstimmung der geplanten Budgets mit den Vorgesetzten und Controlling.

Budgetkontrolle

• Abweichungsanalyse (Plan-/Istabweichung).
• Rolle der Planungsprämissen bei der Abweichungsanalyse.
• Abweichungsanalyse und Buchhaltung.
• Welche Rolle spielt das Obligo?

Praxistransfer für die qualifizierte Assistenz

• Welche Information benötigst du?
• Aufarbeitung von Informationen.
• Möglichkeiten der Eigeninitiative.
• Kompetente Beratung und Unterstützung von Vorgesetzten.

• Der Zusammenhang zwischen Unternehmensplanung und der Planung des Gemeinkostenbudgets wird deutlich.
• Der Budgetierungsprozess wird strukturiert und systematisch vorbereitet und durchgeführt.
• Abweichungsanalysen werden sicherer festgestellt und interpretiert.
• Vorgesetzte werden im Budgetierungsprozess und in der Budgetkontrolle entlastet.
• Planungsstress wird durch frühzeitigen Planungsbeginn und eine klar strukturierte Vorgehensweise reduziert.
• Die Planungsqualität verbessert sich durch die Einbeziehung gesicherter Daten (z. B. laufende Verträge).
• Die Aussagekraft der Abweichungsanalyse steigt durch die Dokumentation der Planungsprämissen (Budgetkontrolle).

Die inhaltlichen Wünsche und Erwartungen werden im Vorfeld abgefragt, um sicherzustellen, dass das Seminar den speziellen Bedürfnissen entspricht.

Mitarbeiter:innen aus Assistenz, Sekretariat und Sachbearbeitung mit wenig oder keinen Controllingvorkenntnissen.