Die E-Rechnung: E-Rechnungen rechtskonform empfangen – aktuelle Entwicklungen im Blick behalten – vorbereitet in die nächste Projektphase

Von der Papier-Rechnung zur elektronischen Rechnung

• Rechtsgrundlage der E-Rechnung
• Pflicht zur E-Rechnung: Definition, Bedeutung und Vorteile der elektronischen Rechnung.
• Strukturierte Formate gemäß EN 16931: XRechnung, ZUGFeRD und andere EU-Standards.
• Rechtliche Anforderungen: Vorsteuerabzug gemäß § 14 und § 15 UStG, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Betriebliche Ziele und Vorteile der E-Rechnung: Effizienzsteigerung, Automatisierung und Transparenz.
• Ziele und Vorteile der E-Rechnung aus Sicht der Finanzverwaltung: Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs, Erleichterung der Prüfverfahren, effektivere Kontrolle und frühzeitige Erkennung von Umsatzsteuerbetrug.
• Typische Fehlerquellen: z.B. Inhaltsfelder, Code-Types, Pflichtfelder...

Anforderungen an GoBD-konforme Buchungsbelege und Archivierung

• Verantwortlichkeit: Einhaltung der GoBD-Anforderungen, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit.
• Technische Maßnahmen: Protokollierung von Änderungen, Verfahrensdokumentation, Datensicherheit und Schutz vor Manipulation.
• Aufbewahrungspflichten: GoBD-konforme Archivierung von Buchungsbelegen und elektronischem Schriftverkehr.

Praktische Umsetzung der E-Rechnung

• IT-Systeme und Prozesse: Integration in bestehende Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme.
• Übertragungswege: Nutzung von E-Mail, Peppol, Portalen wie OZG-RE und ZRE.
• Schulungen und Anpassungen: Mitarbeitende schulen, interne Prozesse optimieren und rechtskonforme Systeme nutzen.

Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes und der Abgabenordnung

• Anforderungen an Rechnungen: § 14 UStG, § 15 UStG und § 33 USt-DV
• Archivierung:E-Rechnungen, elektronische Buchungsbelege und elektronische Handels- und Geschäftsbriefe gesetzeskonform speichern.

Herausforderungen und Sicherheitsaspekte

• Betrugsprävention: Sicherstellung der Integrität und Authentizität von E-Rechnungen.
• Empfängerprüfung bei Übeweisungen
• Automatisierte Prüfungen: Validierung von Rechnungsdaten und Vorsteuerabzugskriterien gemäß § 15 UStG.
• Offener StandardEN16931:  Was tun, wenn die Eingangs-E-Rechnungen bei der betrieblichen Validierung durchfällt?

Zukunftsperspektiven

• Digitalisierung vorantreiben: Automatisierung durch Einsatz von KI und RPA.
• EU-Initiativen ViDA: Auswirkungen auf die grenzüberschreitende Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung.

Erfahrungsaustausch und praktische Beispiele

• Häufige Fehler kennen und vermeiden.
• XRechnung und ZUGFeRD: Formate und ihre Besonderheiten kennenlernen.
• Öffnen und Prüfen von E-Rechnungen mit gängigen Viewern.
• Praktische Übungen zur Erstellung und zum Versand von E-Rechnungen.
• E-Rechnung empfangen und verarbeiten (Simulation).

• Du kannst sicherstellen, dass deine Rechnungsprozesse rechtskonform sind.
• Du setzt die GoBD-Archivierung und Verfahrensdokumentation pragmatisch um, inkl. elektronischer Handels-/Geschäftsbriefe.
• Du kannst E-Rechnungen korrekt validieren, nämlich nach formaler bzw. formatbezogener Prüfung, nach EN 16931, nach GoBD/§ 14 und nach rechnerischer Korrektheit.
• Du lernst X-Rechnung und ZUGFeRD sicher einzuordnen, zu lesen und zu validieren.
• Du erkennst typische Fehler, verstehst Codelisten bzw. Regeln und behebst Fehler strukturiert.
• Du nutzt die Schnittstellen sicher, du verstehst Peppol-BIS/AS4 und kannst ein ERP-/FiBu-Mapping sauber aufsetzen (Steuerschlüssel, Stammdaten, Kontierung).

• Fach- und Führungskräfte aus Finanz- bzw. Rechnungswesen, Controlling und Steuerabteilung.
• ERP-/FiBu-Administrator:innen, IT-Architekt:innen, System- und Applikationsverantwortliche (DMS/Archiv/Workflow), EDI-/Peppol-Schnittstellenverantwortliche.
• Projektleiter:innen E-Rechnung/Peppol, ERP-/FiBu-Key-User, Prozessverantwortliche für P2P/O2C (Einkauf, Rechnungsprüfung, Faktura, Vertrieb, Auftragsabwicklung, Shared Service Center).
• Unternehmer:innen.
• Governance & Prüfung: Compliance, Interne Revision, Datenschutzbeauftragte, mit Fokus auf prüfungssichere Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation.