Die effiziente Einkaufsorganisation: kleine Stellhebel - große Wirkung: Potenziale in der Einkaufsorganisation wirkungsvoll heben

Optimierung der Einkaufsorganisation

• Prozessabläufe im operativen, strategischen Einkauf und im Warengruppen-/Category Management.
• Umsetzung optimierter Einkaufsprozesse im operativen Einkauf.
• Effizientes Funktionsprinzip, z. B. Sitzordnung, Raumgestaltung.

Aufgabenklärung und Prozesse im Einkauf

• Einordnung der Einkaufsabteilung in die Organisation.
• Abgrenzung der Aufgaben des Fachbereichs, der Leitung und des Einkaufs.
• Aufgabenklärung, Leistungsauftrag, Prozessdefinition.
• Standardprozesse, die die Arbeit erleichtern.

Durchlauf- und Bearbeitungszeiten senken - Prozesskosten optimieren

• Durchlauf-/Bearbeitungszeiten messen.
• Prozesskosten analysieren.
• Berechnungsgrößen für die Anzahl der Einkäufer:innen im operativen/strategischen Einkauf.

Workflows im Einkauf erkennen und optimieren

• Prozessgestaltung von Workflows.
• Kosten, Aufwand und Nutzen, Prozessoptimierungen aufzeigen und berichten.

Dienstleistungseinkauf, Lasten- und Pflichtenhefte, effiziente Genehmigungswege

• Anforderungscheckliste für die Bedarfsträger:innen.
• Lasten-/Pflichtenhefte: Bedeutung und Vorgehensweise.
• Systemgeführte Genehmigungswege.

Anfragen, Ausschreibungen und Angebotsvergleiche effizienter managen

• Anfragen systematisch gestalten.
• Angebotsvergleich mit Muss-/Kann-Kriterien und Gewichtungsfaktoren.
• Ausschreibungen ergebnisorientiert gestalten.

Abwehr von Preiserhöhungen

• Vorbereiten und Führen von Preisgesprächen.

Mit anderen Fachbereichen effektiv zusammenarbeiten

• Anforderungsanalyse der Fachbereiche.
• Sinnvolle Gestaltung der Schnittstellen.
• Regelkommunikation, Reklamationsmanagement im internen Prozess.
• Die aktive Außenwirkung des Einkaufs.

• Mit überschaubarem Aufwand werden gezielt die Potenziale der Organisation gehoben. Klarheit und Transparenz im Verantwortungsbereich werden geschaffen, Abläufe schlanker gestaltet, Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten gesenkt, und bares Geld durch niedrigere Prozesskosten gespart.
• Schnell - effizient - kundenorientiert mit Lieferanten und Lieferantinnen und internen Fachbereichen zusammenarbeiten.
• Zahlreiche Umsetzungshilfen für die Praxis stehen zur Verfügung
• Die Außenwirkung des Einkaufs im Unternehmen wird geschärft und der Einkauf positiv vermarktet.

Einkaufsleiter:innen, Team-/Gruppenleiter:innen Einkauf, strategische Einkäufer:innen. Weiterhin angesprochen werden Einkaufscontroller:innen, Revisionsmitarbeiter:innen/-leiter:innen sowie Mitarbeiter:innen aus Organisationsabteilungen.