Die E-Rechnung: Alles, was du zum rechtskonformen Umgang mit elektronischen Rechnungen wissen musst

Von der Papier-Rechnung zur elektronischen Rechnung

• Pflicht zur E-Rechnung: Definition, Bedeutung und Vorteile der elektronischen Rechnung.
• Strukturierte Formate gemäß EN 16931: XRechnung, ZUGFeRD und andere EU-Standards.
• Rechtliche Anforderungen: Vorsteuerabzug gemäß § 14 und § 15 UStG, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).
• Betriebliche Ziele und Vorteile der E-Rechnung: Effizienzsteigerung, Automatisierung und Transparenz.
• Ziele und Vorteile der E-Rechnung aus Sicht der Finanzverwaltung: Eindämmung des Umsatzsteuerbetrugs, Erleichterung der Prüfverfahren, effektivere Kontrolle und frühzeitige Erkennung von Umsatzsteuerbetrug.

Anforderungen an GoBD-konforme Buchungsbelege und Archivierung

• Verantwortlichkeit: Einhaltung der GoBD-Anforderungen, Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit.
• Technische Maßnahmen: Protokollierung von Änderungen, Verfahrensdokumentation, Datensicherheit und Schutz vor Manipulation.
• Aufbewahrungspflichten: GoBD-konforme Archivierung von Buchungsbelegen und elektronischem Schriftverkehr.

Praktische Umsetzung der E-Rechnung

• IT-Systeme und Prozesse: Integration in bestehende Buchhaltungsprogramme und ERP-Systeme.
• Übertragungswege: Nutzung von E-Mail, Peppol, Portalen wie OZG-RE und ZRE.
• Schulungen und Anpassungen: Mitarbeitende schulen, interne Prozesse optimieren und rechtskonforme Systeme nutzen.

Herausforderungen und Sicherheitsaspekte

• Betrugsprävention: Sicherstellung der Integrität und Authentizität von E-Rechnungen.
• Automatisierte Prüfungen: Validierung von Rechnungsdaten und Vorsteuerabzugskriterien gemäß § 15 UStG.

Zukunftsperspektiven

• Digitalisierung vorantreiben: Automatisierung durch Einatz von AI, KI und RPA.
• EU-Initiativen ViDA: Auswirkungen auf die grenzüberschreitende Rechnungsstellung und digitale Berichterstattung.

Erfahrungsaustausch und praktische Beispiele

• Häufige Fehler kennen und vermeiden.
• XRechnung und ZUGFeRD: Formate und ihre Besonderheiten kennenlernen.
• Öffnen und Prüfen von E-Rechnungen mit gängigen Viewern.
• Praktische Übungen zur Erstellung und zum Versand von E-Rechnungen.
• E-Rechnung empfangen und verarbeiten (Simulation).

• Rechtskonformität sicherstellen: Kenntnis und Verständnis der gesetzlichen Anforderungen nach § 14 UStG, EU-Norm EN 16931 sowie GoBD-Vorgaben zur elektronischen Archivierung digitaler Belege.
• Betriebliche Abläufe erkennen und optimieren: Fähigkeit, eigenbetriebliche Prozesse zu analysieren, gezielt anzupassen und rechtssicher auf elektronische Rechnungen umzustellen.
• Fundiertes Formatwissen aufbauen: Kenntnis und praktische Anwendung relevanter Formate wie XRechnung und ZUGFeRD.
• Effizienz und Sicherheit erhöhen: Optimierung interner Abläufe durch digitale Rechnungen und moderne Software – Zeitersparnis und Kostensenkung durch automatisierte Prozesse.
• Digitalisierung konsequent umsetzen: Wissen über digitale Archivierungspflichten sowie den Einsatz moderner Technologien (KI, RPA), um Abläufe effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten.

• Fach- und Führungskräfte aus Finanz- und Rechnungswesen, Controlling und Steuerabteilung.
• Mitarbeiter:innen der Unternehmens-IT, Buchhaltung und Hauptbuchhaltung, die direkt mit Empfang, Verarbeitung und Erstellung von E-Rechnungen betraut sind.
• Unternehmer:innen und Geschäftsführer:innen, die sich über gesetzliche Vorgaben und Potenziale der Digitalisierung informieren wollen.
• Interessierte aus Finanzbuchhaltung und Geschäftsleitung, die wissen möchten, wie künftige Prüfungen der Finanzverwaltung aussehen und wie E-Rechnungen ordnungsgemäß archiviert werden.