Einkaufsassistent:in: Fachwissen, Methoden und Tools, um das Einkaufsteam effektiv zu unterstützen

Grundlagen des Einkaufs und der Beschaffung

• Begriffe, Zusammenhänge (u. a. TCO, Materialgruppen, ABC-Analyse, Supply Chain), Bedeutung/Wertbeitrag des Einkaufs.
• Prozesse, Schnittstellen im Einkauf.
• Grundlagen Lieferantenmanagement: Phasen, Ablauf, Aufgaben der Assistenz.

Kennzahlen für die Assistenzarbeit

Das Einkaufsteam unterstützen – bei Marktrecherchen, Verhandlungsvorbereitungen und im Lieferantenmanagement

• Gezielt bei Marktrecherchen/Lieferantensuchen vorgehen.
• Lieferantengespräche und Verhandlungen vor-/nachbereiten.
• Einkaufsrelevante Daten/Informationen aufbereiten.
• Artikel-/Lieferantenstammdaten pflegen.
• Die Einkaufsleitung in der Strategieplanung/-umsetzung unterstützen.
• Einkaufsvorgänge administrativ bearbeiten.

Anfrage, Angebot und Angebotsvergleich

• Anfragen professionell erstellen, was ist rechtlich zu beachten?
• Angebote vergleichen: Inhaltliche, fachliche Bewertung von Angeboten.
• Aufbereitung spezifischer Daten/Informationen.

Von der Bestellung bis zur Terminverfolgung

• Exkurs: Angebot und Annahme (rechtliche Grundlagen, Fallstricke).
• Bestellung: Inhalte.
• Bestellabwicklung: BANF, Freigabe, e-Procurement, ERP.
• Auftragsbestätigung: Prüfen, erfassen, archivieren.
• Terminverfolgung, mit Lieferverzögerungen professionell umgehen.

Materialverwaltung

• Optimale Bestellmenge.
• Abrufaufträge, Rahmenverträge, Einzelbestellungen.
• Bestände kontrollieren.

Professioneller Umgang mit Lieferantinnen und Lieferanten

Mit anderen Abteilungen effektiv zusammenarbeiten

E-Learning: Schlagfertigkeit und Rhetorik – Wie du souverän auftrittst

Du erarbeitest dir einkaufsspezifisches Fachwissen:

• Du unterstützt professionell und systematisch das Einkaufsteam und sorgst für Entlastung und Erleichterung im Team.
• Du verstehst wichtige Zusammenhänge, Prozesse und Auswirkungen im Einkauf.
• Du agierst professionell und trittst kompetent gegenüber internen und externen Partnern sowie Lieferanten auf.
• Durch die Abschlussprüfung dokumentierst du dein Wissen und steigerst deine beruflichen Erfolgschancen.

Assistent:innen/Mitarbeitende aus dem Einkauf und der Beschaffung ohne einkaufsspezifische Ausbildung bzw. ohne Vorkenntnisse im Einkauf. (Quer-)Einsteiger:innen.