KI-gestützte Prozessautomatisierung strategisch umsetzen : Von der KI-Anwendung zur Automatisierung: Workflows, KI-Agenten und Einführung im Unternehmen

Das Seminar baut auf deinem Grundlagenwissen zum Einsatz von KI im Prozessmanagement auf und fokussiert sich auf die Entwicklung und Bewertung von KI-gestützter Automatisierung sowie deren strukturierter Umsetzung und Integration in deine Unternehmensprozesse.

Tag 1 – Strategie, Use Cases & Toolauswahl

KI-Automatisierung im Unternehmenskontext verstehen

• Rolle von KI in der Prozessautomatisierung.
• Klassische Automatisierung (z. B. RPA) vs. KI-gestützte Ansätze.
• Abgrenzung: Experiment vs. skalierbare Lösung.

Use Cases systematisch identifizieren und bewerten

• Kriterien für geeignete Prozesse.
• Definition eines konkreten eigenen Anwendungsfalls.
• Zielbild, Input/Output und grobe Prozessstruktur festlegen.

Machbarkeit prüfen: Prozesse, Systeme, Daten

• Welche Systeme sind beteiligt?
• Welche Daten liegen vor?
• Welche Schnittstellen existieren?
• Wo entstehen typische Hürden?

Toollandschaft verstehen und fundiert auswählen

• Vergleich zentraler Automatisierungsplattformen (Make, Zapier, N8N, MS Power Automate).
• Entscheidungslogik für Toolauswahl (Kosten, Integration, Skalierung).

Tag 2 – Workflows verstehen & prototypisch umsetzen

Grundlagen von KI-Automatisierungs-Workflows

• Aufbau von Workflows (Trigger, Verarbeitung, Output).
• Rolle von KI innerhalb von Prozessen.
• Vorstellung eines Beispiel-Workflows als Referenz.

Hands-on: Aufbau eines eigenen Workflow-Prototyps

• Gemeinsamer Aufbau eines vollständigen Beispiel-Workflows.
• Übertragung ausgewählter Elemente auf eigene Prozesse.
• Einordnung von Grenzen und nächsten Umsetzungsschritten.

Stabilität und Qualität von Automatisierungen sicherstellen

• Typische Fehlerquellen in Automatisierungs-Workflows erkennen.
• Einfache Maßnahmen zur Verbesserung von Stabilität und Qualität anwenden.
• Verständnis dafür entwickeln, welche Anforderungen im laufenden Betrieb relevant werden.

Tag 3 – Umsetzung im Unternehmen, Governance & Skalierung

KI-Automatisierung im Unternehmen organisieren und steuern

• Rollen, Verantwortlichkeiten und Zusammenarbeit zwischen Fachbereich und IT.
• Zentrale vs. dezentrale Umsetzung von Automatisierungen.
• Integration in bestehende Prozesse und Systeme.

Governance, Datenschutz und Risiken berücksichtigen

• Relevante rechtliche Rahmenbedingungen (z. B. DSGVO, EU AI Act).
• Typische Risiken bei KI-Automatisierung (Daten, Qualität, Bias).
• Maßnahmen zur Risikominimierung im eigenen Projekt.

Automatisierungsprojekte strukturiert bewerten und vorbereiten

• Bewertung von Prozessen, Systemen und Schnittstellen im Vorfeld eines Projekts.
• Einordnung technischer, organisatorischer und rechtlicher Voraussetzungen.
• Ableitung konkreter Anforderungen und nächster Schritte.

Transfer und Skalierung in die Praxis

• Übertragbarkeit auf den eigenen Arbeitskontext.
• Voraussetzungen für die weitere Umsetzung.
• Austausch zu Erfahrungen, offenen Fragen und Herausforderungen.

• Du kannst geeignete Prozesse für KI-Automatisierung systematisch identifizieren und realistisch bewerten.
• Du triffst fundierte Entscheidungen bei der Auswahl von KI-Tools und deren Einsatz im Prozess.
• Du verstehst, wie KI sinnvoll in Automatisierungs-Workflows integriert wird – und wo Grenzen und typische Fallstricke liegen.
• Du bist in der Lage, einen strukturierten Beispiel-Workflow nachzuvollziehen und auf eigene Kontexte zu übertragen.
• Du weißt, wie KI-Automatisierung im Unternehmen organisiert und gesteuert wird.
• Du entwickelst konkrete Ansätze für die Umsetzung und Weiterentwicklung von KI-Automatisierungsvorhaben in deinem Unternehmen.
• Du nimmst mit: einen priorisierten Automatisierungs-Use-Case, eine Workflow-Skizze und eine Umsetzungs-Checkliste für Datenschutz, IT-Abstimmung und nächste Schritte.

Die Inhalte dieses Trainings unterstützen den Nachweis zur Förderung von KI-Kompetenz im Sinne des Art. 4 EU KI-VO.

Prozessmanager:innen und Fachverantwortliche, die bereits erste Erfahrungen mit KI gesammelt haben und Automatisierungsvorhaben im Unternehmen strukturieren und vorantreiben möchten. Besonders geeignet für Prozessexpert:innen an der Schnittstelle von Fachbereich, Digitalisierung und Prozessmanagement.

Teilnahmevoraussetzungen:

Dieses Aufbauseminar richtet sich an Teilnehmende mit ersten praktischen Erfahrungen im Umgang mit KI-Tools (z. B. ChatGPT) sowie Kenntnissen im Prozessmanagement.

Programmierkenntnisse oder Erfahrung mit Automatisierungstools sind nicht erforderlich.

Bitte bringe einen wiederkehrenden Prozess aus deinem Arbeitsalltag mit, der zeitaufwendig, fehleranfällig oder stark manuell ist. Es reicht, wenn du dir Gedanken zu einem Prozess oder auch mehreren machst. Einen dieser Prozesse bearbeitest du detailliert im Kurs.