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Office Management: Seminarmarkt.de
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Office Management: Seminarmarkt.de

Im Unternehmen überblickt das Office Management alle Ebenen und Bereiche des Büros. Gerade diese Position erfordert echtes Allroundtalent mit umfassenden Fähigkeiten und Know-how. Weiterbildungen in den verschiedenen Bereichen des Office Managements schaffen Sicherheit und sorgen für reibungslose Abläufe im Büro.

Was ist Office Management?

Oft wird der Begriff Office Management synonym mit der Sekretariatsarbeit verwendet. Allerdings kann das Office Managemet eher als Weiterentwicklung des Berufs der klassischen Bürokraft gesehen werden. Menschen, die in diesem Feld arbeiten, sollten vielseitig sein und neben Fachkompetenz auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Die Führungskraft wird entlastet, damit sie sich auf Managementaufgaben fokussieren kann. Generell ist der Aufgabenbereich serviceorientiert und variiert je nach Größe, Struktur und Art des Unternehmens.

Welche Aufgaben hat das Office Management?

Die Aufgaben des Office Managements erstrecken sich über mehrere Bereiche. Im Allgemeinen sind das neben der Unterstützung der Führungskraft auch Serviceaufgaben. Dazu zählen der Kontakt mit Kunden und die Sicherstellung reibungsloser Abläufe von Terminen. Konkreter fallen Aufgaben wie Telefonieren, Empfang, Korrespondenz und Archivierung in den Tätigkeitsbereich. Im Vordergrund stehen die Unterstützung des Managements und die Leitung des Büros.

Besondere Anforderungen an das Office Management

In der Funktion als Büroleitung sollte das Office Management eine Vordenkerrolle einnehmen. Neben einem gelassenen Umgang mit stressigen Situationen, ist in diesem Job auch Kreativität gefragt, insbesondere wenn Projektarbeiten unterstützt werden. Häufig gibt es konkrete Anweisungen, allerdings ist auch Eigenständigkeit bei der Arbeit sowie ein Talent für organisatorische Angelegenheiten gefordert. Auch betriebswirtschaftliche Fachkenntnisse sind von Vorteil, wie sie in einer vorangehenden kaufmännischen Ausbildung oder durch Weiterbildungen in Betriebswirtschaftslehre erworben werden können. Außerdem werden PC-Kenntnisse und das Beherrschen von mindestens einer Fremdsprache wie beispielsweise Englisch erwartet.

Neben Knowhow im jeweiligen Fachbereich sollte Mitarbeiter des Office Managements auch über bestimmte Soft Skills verfügen. Dazu zählen Teamfähigkeit, Loyalität und Kommunikationsstärke. Oft erfordert dieser Job auch ein hohes Maß an Flexibilität und Souveränität.

Nutzen für Unternehmen

Der Unternehmenserfolg liegt zu einem großen Teil in den Händen der Unternehmensführung. Dabei kommen der Unternehmensführung zahlreiche wichtige, oft zeitintensive Aufgaben zu, vor allem dann, wenn sich das Unternehmen in einer Entwicklungs- oder Veränderungsphase befindet. Je nach Größe und Art des Unternehmens kann das Office Management hier durch Assistenz sinnvolle Unterstützung zum Beispiel auch in der Projektarbeit leisten.

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Führung

> Welche Anforderungen sind heute zu erfüllen?

> Änderung von Führung und Motivation (Wertewandel)

> Eine Führungs - Konzeption erarbeiten

> Führungssituationen ausprobieren, erfahren, diskutieren (mit Videokamera)

> Das Personal – Know - how

> Führung u. a.: mit Zielen führen, Delegation von Verantwortung, Moderatorenrolle

> Einkaufen im Team mit funktionsübergreifender Struktur

> Erlernen der Kreativitätstechnik und praktische Anwendung




2. Organisation

> Die verschiedenen Möglichkeiten der Aufbauorganisation und deren individuelle

Anpassung und Gestaltung

> Die moderne Gestaltung der Ablauforganisation

> Schnittstellenprobleme und deren Beseitigung

> Innovationsmanagement und die organisatorischen Voraussetzungen

> Die lernende Organisation und weitere Elemente des Erfolgs

> Steigerung der Wettbewerbskraft durch schlanke Geschäftsprozesse

> Ganzheitliches Denken und Handeln, die Konsequenzen für die Organisation,

Methoden und Verfahren zur Veränderung




3. Rhetorik

> Rhetorische Grundregeln, die sich bewährt haben

> Ausbau der eigenen Sprache als Instrument

> Die Bedürfnisse der Angesprochenen erkennen und berücksichtigen

> Transaktionsanalyse (TA)

> Wirkungsvoll Feedback erhalten (z.B. Körpersprache u.v.m.)

> Inhalts- und Beziehungsebene berücksichtigen

> Fragearten

> Technik (z.B. Pausen als Waffe, nonverbale Elemente)

> Erfolgreiche Taktiken

> Einwandbehandlung

> Selbstsicherheit weiter vergrößern – aber wie?

> Mit Freude gekonnt überzeugen

> Praktische Übungen mit Videokamera




4. Gestaltung

> Erarbeitung einer Visoin – aber wie?

> Neugestaltung der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden

> Outsourcing von Teileistungen

> Benchmarking-Vorgehen, Vorteil-Nachteil, Nutzen und Risiken

> Service steigern, Kosten begrenzen – aber wie?

5. Verfahren

> Technische Verfahren wie Checklisten, Standardformulare, Standardbriefe

> Gemeinsame Entscheidungen (Wertanalyse und make or buy)

> Verschiedene Arten des Sourcing und Lieferantenbeurteilung

> Moderne Arbeitsmittel – betriebswirtschaftliche Kennzahlen

> Der erfolgreiche Projekteinkauf – Projektmanagement – aber wie?

> Praktische Maßnahmen – aber wie? (techn. Verfahren, Komplexitätsreduktion,

Prozesskostenrechnung, Gruppenarbeit etc.)

> Moderne Bürokommunikation, Dokumenten - Management

> Software – Lösung




6. Planung / Controlling

> Ergebnisplanung und –messung durch Einkaufscontrolling

> Die Auswahl der Einkaufskennzahlen und -einzelgrößen

> Wie wird der Vergleichsmaßstab gefunden und ermittelt?

> Wie können mit wenig laufendem Aufwand die Ergebnisse und

Nutzen berechnet werden?

> Wie lassen sich rechtzeitig Risiken erkennen und abwehren

> Planungsverfahren


Webinar

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Entdecken Sie, wie Sie mithilfe moderner KI-Tools Ihren Vertriebsalltag effizienter gestalten und mehr Raum für wertvolle Gespräche mit Ihren Kundinnen und Kunden gewinnen. Freuen Sie sich auf praxisbewährte Strategien und anschauliche Beispiele aus dem Vertriebsalltag.

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Angesprochener Teilnehmerkreis: Erfahrene Linux- und Netzadministratoren, LPIC-2-Kandidaten. In diesem Kurs lernen Sie, wie Sie auf der Basis von Linux und Postfix sichere und effiziente ...

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Auf diesem Seminar erläutern Praxisexpertenalle Kniffe, die für die Gestaltung der notwendigen Verträge wichtig sind und Ihnen mehr Sicherheit im Umgang mit der Technikbieten.

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Die digitale Personalakte ist unverzichtbar für eine papierlose Personalabteilung. Aber welche Dokumente und Urkunden sind an Aufbewahrungsfristen gebunden? Welche darf man digital signieren? Welche Zugriffsrechte gibt es für welche Dokumente und wer hat alles mitzuentscheiden? Und für welche Dokumente ändert sich die Schriftformerfordernis durch das neue Bürokratieentlastungsgesetz?

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Manche Menschen können einfach nicht auf den Punkt kommen. Das erschwert eine reibunslose Kommunikation erheblich. Das Seminar geht auf Techniken der Strukturierung von Gesprächsbeiträgen ein und trainiert eine effiziente Sprechweise.

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Wertvolle Ergebnisse verdienen es adäquat dargestellt zu werden. Sei es als Führungskraft oder Projektmitarbeiter: sie sind im Beruf gefordert ihre Ergebnisse und Entscheidungen zu präsentieren, Sitzungen vorzubereiten und zu leiten. Dabei ist der geschickte Einsatz von Medien und Moderationsmethoden essenziell, um komplexe Sachverhalte auf den Punkt zu bringen, sie adressatengerecht zu präsentieren und in der Moderation Zustimmung zu erwirken.

Dieses Intensivtraining gibt Ihnen Impulse in Ihren Präsentationen und Moderationen Ihre Stärken souverän einzusetzen und damit Ihr Publikum auf Ihre Seite zu ziehen. Sie werden zielorientiert auf Ihre Aufgabe als Präsentator / Moderator vorbereitet. Dazu bekommen Sie Feedback zu Ihrem Präsentationsstil (inkl. Videoanalyse Ihres Auftritts), und erhalten Anregungen Ihre authentische Wirkung zu stärken und überzeugend zu argumentieren. Neben den rhetorischen Skills gehört auch der angemessene Medieneinsatz über Beamer und Power Point hinaus zum erfolgreichen Moderieren. Des Weiteren werden verbale und non-verbale Anteile in der Kommunikation betrachtet.  Abgerundet wird das Seminar durch eine Vorstellung zweier Kreativtechniken für die Moderations-Situation.

Durch die bewusst begrenzte Teilnehmerzahl ermöglichen wir allen Teilnehmenden, die neu erlernten Tools und Skills live auszuprobieren, und mit Hilfe der Video-Analysen ein direktes Anwendungs-Feedback zu erhalten.

Mitarbeiter:innen, Fach- und Führungskr...

Webinar

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Das Seminar hat das Ziel, die Präsentationsfähigkeiten der Mitarbeiter  zu verbessern und somit die professionelle Kommunikation und  Repräsentation des Unternehmens zu stärken. Durch die Vermittlung von  spezifischen Techniken, Strategien und Best Practices sollen die  Teilnehmer in der Lage sein, überzeugende Präsentationen zu halten, die  ihre Botschaften klar und wirkungsvoll vermitteln. Dies trägt zur  Stärkung des Unternehmensimages, der Kundenkommunikation, des  Vertriebsprozesses und der internen Zusammenarbeit bei.

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