Die digitale Personalakte erfolgreich einführen

Inhalte

Grundlagen der (digitalen) Personalakte

• Begriffsklärung(en)
• Grundsätze der Personalaktenführung

Rechtlicher Rahmen

• DSGV/BDSG/BetrVG – was muss beachtet werden?
• Aufbewahrungspflichten und Löschfristen
• Rechte der Arbeitnehmenden
• Rechte von Betriebsräten
• Rolle der Datenschutzbeauftragten

Projekt zur Einführung der digitalen Personalakte

• Projektphasen & Projektbeteiligte
• Rollen & Berechtigungskonzept
• Anforderungen definieren ⇨ Lastenheft
• Technik: On-Premise vs. Cloud ⇨ IT-Sicherheit, Backup und Recovery, – Automatisierung & Workflows, Schnittstellen zu Payroll, Zeitwirtschaft, Recruiting usw.
• Auswahl Softwareanbieter
• Aktenbereinigung und Digitalisierung der Papierakten ⇨ Scan-Dienstleister oder Eigenleistung
• Kommunikation & Change-Management
• Best Practices & Fallstricke
• Arbeitshilfen

Ihr Nutzen

• Sie erhalten einen praxisnahen Überblick über die Grundlagen und die rechtlichen Rahmenbedingungen der digitalen Personalakte
• Sie kennen den Projektrahmen von A wie Analyse bis Z wie Zielformulierung zur Einführung einer digitalen Personalakte
• Sie reflektieren Ihre bestehenden Personalverwaltungsprozesse und erhalten praxisnahe Impulse, um Ihre Personalverwaltung effizienter aufzustellen
• Sie erhalten praxisnahe Hinweise zur internen Kommunikation und zum Change-Management – inklusive typischer Fallstricke aus realen Einführungsprojekten

Zielgruppe

• Fach- und Führungskräfte aus dem Personalbereich sowie Personal- und Organisationsentwicklung
• Mitarbeitende, die für die Einführung der digitalen Personalakte verantwortlich und/oder unterstützend beteiligt sind