Zeit-und Selbstmanagement

08:30–09:00 Uhr – Einstieg und Aktivierung

Technikcheck, Chat-Blitzlicht und persönliche Lernziele. Leitfrage: „Wofür hätte ich gern mehr Zeit?“ Erwartungen auf einem digitalen Whiteboard sammeln; Austausch in Tandems über einen typischen Arbeitstag.

09:00–10:00 Uhr – Zeit früher und heute: Warum fehlt sie uns?

Roberto Capone führt in Zeitmanagement als Gestaltung von Aufgaben, Prioritäten und Aufmerksamkeit ein. Messbare Zeit und erlebte Zeit unterscheiden. Trainer und Teilnehmende vergleichen Erinnerungen an Eltern und Großeltern: Arbeit, Haushalt, Fürsorge, Freizeit und Erreichbarkeit. „Auch sie erledigten vieles – warum fühlen wir uns heute zeitarm?“ Digitale Reize, Erwartungen, Wahlmöglichkeiten und Arbeitsverdichtung als mögliche Erklärungen diskutieren; Erinnerung und belegbare Aussagen trennen, Vergangenheit nicht idealisieren. 10:00–10:15 Uhr: Bildschirmpause.

10:15–11:30 Uhr – Ist-Analyse: Wohin fließt meine Zeit?

Eine typische Woche aus eigenen Angaben rekonstruieren; Arbeit, Abstimmung, Routine, Familie, Erholung und persönliche Entwicklung erfassen. Zeitaufwand mit Nutzen für Ergebnisse, Beziehungen und eigene Ziele vergleichen. In Tandems Abweichungen zwischen tatsächlicher Zeitallokation und gewünschten Prioritäten herausarbeiten; Schätzungen kennzeichnen und ein Zeitprotokoll zur Überprüfung vorbereiten.

11:30–12:30 Uhr – Zeitdiebe und Handlungsspielräume

Unterbrechungen, Nachrichtenflut, unklare Aufträge, unnötige Meetings, Aufschieben und Perfektionismus an Praxisfällen untersuchen. Notwendige Zusammenarbeit von vermeidbaren Störungen unterscheiden. Kleingruppen entwickeln Gegenmaßnahmen und klären: selbst ändern, gemeinsam vereinbaren oder organisatorisch ansprechen. 12:30–13:15 Uhr: Mittagspause.

13:15–14:15 Uhr – Gruppenpuzzle: Sechs Werkzeuge erarbeiten

Eisenhower, Alpem, Pomodoro, Timeboxing, Eat the frog, Pareto, u.a. 

14:30–15:15 Uhr – Gruppenpuzzle: Wissen verbinden

In gemischten Lerngruppen die sechs Werkzeuge gegenseitig erklären, am eigenen Fall ausprobieren und passende Kombinationen diskutieren. Jede Methode wird vertreten; bei kleiner Teilnehmerzahl mehrere Werkzeuge nacheinander bearbeiten und die Gruppenfolge anpassen. 

15:15–15:30 Uhr – Reflexion und Ausblick

Persönlichen Zeitdieb, geeignetes Werkzeug und offene Frage benennen. Eine kleine Beobachtungsaufgabe bis Tag 2 wählen: tatsächliche Zeitnutzung und Unterbrechungen notieren, soweit möglich. Seminarende: 15:30 Uhr.

Zeit-und Selbstmanagement – Tag 2

08:30–09:00 Uhr – Stand-up und Aktivierung

Learning Nuggets, Beobachtungen und offene Fragen aus Tag 1 austauschen. Kurze Umfrage zur eigenen Zeitnutzung; Roberto Capone bündelt Herausforderungen und greift Fragen zur Anwendung der sechs Werkzeuge auf.

09:00–10:00 Uhr – 80/20-Regel: Nutzen statt Beschäftigung

Welche Tätigkeiten leisten den größten Beitrag zu meinen Zielen? Das Pareto-Prinzip als Prüffrage, nicht als starres Zahlenversprechen anwenden. Aufwand und Nutzen aus der Ist-Analyse vergleichen; wirkungsvolle Aufgaben, unnötige Detailarbeit und notwendige Qualitätsstandards unterscheiden. Kleingruppen entwickeln Vorschläge zum Beibehalten, Reduzieren, Delegieren oder Beenden von Tätigkeiten; Kurz-Pitches und Feedback. 10:00–10:15 Uhr: Bildschirmpause.

10:15–11:30 Uhr – Deep Work und Umgang mit Zeitdieben

Deep Work nach Cal Newport: ablenkungsfreie Konzentration auf anspruchsvolle Aufgaben. Eigene Fokusaufgabe und Ergebnisziel wählen, Störquellen reduzieren und eine stille Arbeitsphase erproben. 

11:30–12:30 Uhr – Selbststeuerung, Aufschieben und Grenzen

Eigene Gewohnheiten, Perfektionismus und Aufschieben reflektieren; Aufgaben in überschaubare erste Schritte zerlegen. In freiwilligen Rollenspielen Prioritätenkonflikte klären, realistische Zusagen treffen und wertschätzend Nein sagen. Kollegiale Beratung zu Belastungen: 

13:15–14:15 Uhr – Zukunftsplanung: Ist-Zeit und Wunsch-Zeit

Berufliche und private Zukunftspläne mit der aktuellen Zeitallokation abgleichen: Was soll mehr, weniger oder bewusst gleich viel Zeit erhalten? Einen realistischen Wochenplan mit Prioritäten, Fokuszeiten, Routinen, Puffer und Erholung entwickeln. Aus den sechs Werkzeugen einen passenden persönlichen Methoden. 

14:30–15:15 Uhr – Transferwerkstatt und persönliches Experiment

Einen konkreten Umsetzungsschritt für die nächste Arbeitswoche festlegen: geschützter Fokusblock, neue Priorisierungsroutine oder vereinbarte Kommunikationszeiten. In Kleingruppen

15:15–15:30 Uhr – Abschluss und Verbindlichkeit